El Recibo Electrónico de Pago (REP) es un documento fiscal generado por cada pago a una factura que no se liquida el día de su emisión. Cuando los contribuyentes timbran este recibo, reconocen que han obtenido un ingreso por la venta de un producto o servicio, por lo cual generan una obligación fiscal. El mecanismo fue ideado para reducir los errores operativos, evitar duplicidades en ingresos e impedir que las facturas pagadas sean canceladas sin que el cliente se entere.

Sin embargo, como cada vez que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) ha innovado o modificado un proceso de fiscalización, la adaptación no ha sido sencilla para los contribuyentes.

“Los principales problemas mencionados por empresas y personas físicas son los proveedores, quienes no se han adaptado a la nueva norma, así como una plataforma poco intuitiva, conceptos confusos e informes de error crípticos al llenar el REP”, señaló Enrique González del Valle, Director de Operaciones de Avanttia, plataforma en línea de cobranza y responsable de habilitar el timbrado del REP para sus usuarios. Agregó que si bien esta actualización tiene un gran potencial benéfico para las empresas, el proceso de adaptación no ha sido sencillo, y tanto proveedores como contribuyentes deberán actualizarse y ajustarse al nuevo proceso de cobranza.

Algunas de las “dolencias”

De acuerdo con el directivo, los problemas más comunes a los que se han enfrentado tanto empresas como personas físicas alrededor del REP son los siguientes:

1. Ayuda que confunde. Con el objetivo de apoyar al contribuyente en la transición al REP, el SAT emitió un comunicado donde se alteran algunos mecanismos de funcionamiento, y en resumen se permite emitir sólo una factura (o CFDI), con formato de pago una sola exhibición y que no requiere la emisión de un REP, siempre y cuando la factura se pague máximo hasta el día 17 del siguiente mes al que fue emitida. Al tratar de ayudar, esto generó mayor confusión sobre los plazos: hay personas reemitiendo y cancelando facturas y tratando de adaptarse a las modificaciones.
2. Actualización costosa. Las empresas que cuentan con grandes servicios de administración financiera y cobranza, como SAP y Oracle, por mencionar algunos proveedores internacionales, requieren de integradores terceros para poder ajustarse a la nueva normativa local, lo que implica costos adicionales a las plataformas que ya tienen.
3. Falta de organización. El proceso del REP ha implicado grandes confusiones al interior de las empresas, desde la emisión de facturas y sus características dependiendo del momento de pago; hasta el timbrado mismo del REP; incluso se han emitido por error REPs de facturas que no han sido pagadas.
4. Plataforma NO intuitiva y mensajes crípticos. La manera en que el portal del SAT presenta el formato para emitir el REP y los pasos a seguir para su timbrado, no son claros para los usuarios a primera vista. De igual forma, algunos de los requisitos que se piden para la emisión del REP no se describen de forma clara en su sitio o utilizan conceptos desconocidos o confusos, por ejemplo, en el REP el RFC receptor se refiere al banco que recibe la transacción, y no al del contribuyente. Adicional, la plataforma tiene mensajes de error crípticos, los mensajes de error en la plataforma suelen no ser claros sobre cuál es el problema y cómo corregirlo.

Estas son algunas recomendaciones para atender estas situaciones:

1. Tener a la mano el video explicativo del SAT. En su canal oficial de YouTube, el SAT publicó un video explicando cómo llenar el recibo de pagos y aclarando dudas sobre el proceso y las obligaciones correspondientes.
2. Clarificar los conceptos obligatorios. Si no se llenan de forma adecuada los campos para la emisión del REP, se pueden invalidar los recibos y provocar sanciones a los contribuyentes. Algunos campos no son obligatorios para su correcta emisión, por lo que, si existe duda respecto a ciertos conceptos no obligatorios, es preferible no llenarlos (a menos que el cliente así lo exija).
3. Utilizar proveedores de certificación. La forma más sencilla de automatizar la cobranza de una Pyme, e incluso de grandes empresas, es recurrir a los servicios de los Proveedores Autorizados de Certificación (PACs). Cada vez más empresas utilizan a estos proveedores como complemento o soporte para sus sistemas, y desde la implementación del REP en el sistema fiscal, su uso se ha popularizado entre las grandes empresas.

La emisión del REP se volvió obligatoria desde el 1º de septiembre, pero algunas empresas y proveedores siguen sin ajustarse a ésta. De acuerdo con la actual regulación fiscal, esta inacción puede sancionarse con multas de hasta 80 mil pesos, además de provocar que el cliente final no pueda deducir los impuestos correspondientes a estos pagos, afectando el funcionamiento de las empresas y los profesionales independientes.