“¿Dónde he puesto el contrato con la firma del cliente? ¿Sabes dónde está el recibo?, tengo pendiente dar la aprobación de una factura y no hay manera de localizarla”… Estas son algunas de las situaciones que se dan entre los empleados a la hora de gestionar los documentos en papel. A priori, parecen comunes y sin importancia, y, sin embargo, tal y como se destaca desde TBS, expertos en Cloud Paperless, pueden acarrear serias consecuencias. Los empleados pierden de media hasta un 35% de su jornada laboral gestionando procesos basados en papel, con la pérdida de productividad y eficiencia que esto supone.

Y es que la pérdida de tiempo es uno de los grandes perjuicios de la gestión manual de esos procesos basados en el papel. Se estima que en una empresa el total de horas laborales que se desperdician al año es de 600. “A día de hoy son todavía muchas las empresas que gestionan sus procesos de negocio más estratégicos de forma totalmente manual basándolos 100% en el papel, con lo que se mengua muchísimo la productividad de los trabajadores”, apuntaron desde TBS, a lo que añadieron “las compañías no son conscientes de que una tarea como el “papeleo”, a primera vista, común, puede repercutir seriamente en las cuentas de resultados de la empresa”.

En los procesos basados en la gestión documental es importante destacar que los costos anuales relacionados con el papel representan un 8 y un 16% de sus ingresos totales de una compañía. Incluso, existen acciones que, al realizar la gestión documental manualmente, se repiten de forma inconsciente, ya que no existe una automatización de los procesos. Por ejemplo, un documento se copia hasta 20 veces de media, sin ningún tipo de control, con un costo de entre 35 y 420 euros.

Ahorro de hasta un 80% con la automatización de los procesos documentales
Contar con un software de gestión documental que permita la automatización de los procesos de negocio basados en el papel supondría un gran ahorro para las empresas, en todos los niveles. Según estudios realizados por Gartner la reducción de costos que se produciría en una organización que disponga de sus procesos de documentales automatizados asciende entre el 65% y el 80% de ahorro. La digitalización de documentos permitirá ahorrar espacio en el archivo de históricos, reducir las tareas basadas en el papeleo y el costo ambiental correspondiente. Además, cabe destacar como un pilar importante en esta mejora de procesos, el evitar la pérdida de documentos y acceso a la información en tiempo real.

-IDG.es