Muchas veces los proveedores, con sus estrategias de marketing, dejan ver precios muy atractivos de sus soluciones, pero en ocasiones no dejan ver costos que tienen que ver con el mantenimiento anual o el soporte técnico que se cobra aparte, el entrenamiento para operar la solución, las garantías y demás.

Imagine un iceberg dónde el precio de venta es la parte superior y que está a la vista. Pues bien, a lo largo del ciclo de vida del producto o servicio hay costos que vienen con la adquisición y pueden ser mayores a dicho precio de venta; esa es la parte de abajo del iceberg.

El CIO o CTO es el responsable de analizar el costo y verificar el precio de las adquisiciones y licitaciones para asegurarse que todo estará en presupuesto.

El costo total de propiedad (TCO) se refiere a todos los costos asociados con el uso de hardware y software. Esto incluye los costos administrativos, costos de licencias, actualizaciones de hardware y software, capacitación y desarrollo, mantenimiento, soporte técnico y cualquier otro gasto asociado. Es muy importante siempre hacer un análisis de al menos tres años del costo total de la propiedad y usarlo como herramienta de planificación. La verdad es que hasta que usted no sepa dominar el TCO y el ROI, será difícil que llegue a un plan efectivo para reducir costos o para hacer un mejor uso de los recursos con que dispone.

Todo parte de lo que realmente necesita su empresa o institución, así que además del TCO lo primero que debe hacer es revisar que cumplan técnicamente con lo que se requiere a través de una Solicitud Formal de Propuesta o RFP (Request for propossal), la cual debe contener:

Directrices del proyecto: Aquí se describen con amplitud los productos y servicios que su organización está buscando, así como los objetivos de la contratación. 

Antecedentes: Sirve para presentar un resumen de su organización, es decir, las operaciones, mercados en los que actúa, el perfil de sus clientes y lo que usted considere necesario para que los proponentes tengan una dimensión de su compañía. Es recomendable incluso citar honestamente las fortalezas y debilidades que tiene su compañía. No olvide incluir información sobre las personas que estarán involucradas en el proyecto y los ejecutivos de contacto relacionados con el mismo.

Alcances de la tarea: Enumera las tareas específicas que estarán a cargo del proveedor y las expectativas que su organización tiene en cuanto a los resultados a obtener. Incluye una lista detallada de responsabilidades, en particular cuando se encuentran involucrados subcontratistas.

Expectativas de desempeño: Especifica el mínimo desempeño que su organización espera del proveedor, los métodos que se usarán para monitorear el desempeño y el proceso para implementar acciones correctivas.

Entregables: Proporciona una lista de todos los productos, reportes y planes que deben entregarse a su organización y el cronograma tentativo de entregables.

Términos de contratación: Especifica la duración mínima y máxima de la contratación, y las opciones de renovación.

Pagos, premios y castigos: Sea explícito en cuanto a las condiciones de pago de acuerdo a los entregables y al desempeño de los mismos. Es necesario destacar las bases para obtener un premio por desempeño superior y las multas que el proveedor deberá pagar por un inadecuado desempeño o por no cumplir con los compromisos.

Términos contractuales y condiciones: Es recomendable adjuntar un modelo estándar de su contratación, fianzas, certificados requeridos y pólizas de seguro necesarias. Si no tiene esta documentación estandarizada, solicite al proponente su modelo de contratación.

Requerimientos para preparar las propuestas: Prepare una estructura consistente con contenidos, información y documentos estandarizados para que los proponentes respondan de igual forma y se simplifique el trabajo de evaluación. También puede solicitar una estructura de propuesta particular y especificar los documentos que espera recibir.

Proceso de evaluación y selección: Especifique los procedimientos y criterios que serán usados para evaluar las propuestas, y para seleccionar al contratista.

Cronograma del proceso: Sea claro con la línea de tiempo para cada uno de los pasos del proceso hasta el momento de tomar la decisión. Por ejemplo, especifique la fecha tope para recibir las consultas relacionadas con el RFP y para recibir las propuestas; las fechas en la que se harán las demostraciones, en la que será convocado el proponente para presentar su oferta; la fecha de la primera selección, cuándo se anunciará la terna clasificada, y la fecha estimada de contratación.

Personas de contacto: Incluya una lista de las personas de contacto que podrán dar información adicional o responder consultas.

Es importante que cuando solicite certificaciones de recursos humanos del proveedor, se asegure que sean los mismos que trabajen en su proyecto, ya que en ocasiones hay proveedores o casas de consultoría que usan su experiencia para cumplir con lo que usted les pide, pero no necesariamente es lo que entregan. Es decir, le entregan los certificados o currículum del personal con la experiencia que requiere, pero no necesariamente los asignan a su proyecto, así que siempre especifique que deben ser los de las personas que trabajarán en su proyecto.

Por su parte, la realización de un TCO nos sirve para:

• Identificar todos los componentes de la implementación del hardware, software o contratación del servicio.

• Realizar los cálculos previamente para disponer del presupuesto suficiente en al menos una ventana de tres años, que es más o menos el periodo de vida del hardware o las actualizaciones anuales del software.

• Permitir la ponderación de opciones.

• Ayuda en la gestión de disminución de riesgos.

• Habilita el análisis de toda la perspectiva, porque no hay nada gratis. Cuando le regalen un software, piense en lo que le va a costar el próximo año el mantenimiento; normalmente es entre el 18% y el 20% del precio de compra inicial.

Asimismo, el análisis de costos incluye:

• El proyecto de gasto, que son las cantidades de dinero que costará el producto o servicio a recibir por los próximos tres años, que incluye la puesta en operación, mantenimiento, garantías, capacitación, etc.

• La pre cotización de un par de propuestas para tener un fundamento que justifique el presupuesto o precio. Normalmente el precio que se da en esta etapa es superior al que se conseguirá como consecuencia del concurso o licitación.

• La comparación de las ofertas o alternativas por parte de varios prospectos a proveedores. Poner a competir a por lo menos tres proveedores con las mismas bases permite que se reduzcan los precios por la naturaleza de la competencia.

• Todos los precios deben incluir fecha de vigencia a partir de que recibe la propuesta. Ponga mucha atención al retorno sobre la inversión (ROI o Return of Investement), que es un indicador financiero que mide la rentabilidad y/o utilidad de una inversión, es decir, la relación que existe entre la utilidad neta o la ganancia obtenida, y la inversión.

La fórmula del índice de retorno sobre la inversión es:

ROI = (Utilidad neta o Ganancia / Inversión) x 100

Por ejemplo, si el total de una inversión (capital invertido) es de 4,000 y las utilidades netas obtenidas en el periodo fueron de 1,000, aplicando la fórmula: ROI = (1,000 / 4,000) x 100, nos da un ROI de 25%, con lo cual podemos afirmar que la inversión tuvo una rentabilidad del 25%.

En resumen, el costo total de propiedad, la Solicitud Formal de Propuesta y el retorno sobre la inversión, de manera integral, nos dan los elementos para conocer todo lo relacionado con la adquisición de un bien o servicio de cualquier tipo, sea material, en la nube, consultoría y demás. Mi recomendación –por obsolescencia tecnológica– es que lo realice a tres años.