La tercerización de la gestión de las empresas siempre ha sido un tema controvertido. Sin embargo, las exigencias que plantea hoy la gestión de servicios TI pueden ser excesivas para algunos departamentos clásicos. ¿Ha llegado el momento del outsourcing en estas prácticas?

La evolución de las TI está complicando esta función para muchas organizaciones: ahora es necesario supervisar muchos nuevos servicios tecnológicos, que ofrecen empresas muy diferentes y que deben asumirse, al tiempo que deben cumplirse expectativas de rendimiento más altas sin incrementar mucho los costos o, incluso, lograr reducirlos. Todo un reto.

Para empezar, la administración de proveedores es cada vez más compleja, ya que actualmente se subcontratan más servicios y proveedores, y a menudo es difícil conseguir que todos ellos trabajen alineados con la estrategia general de la empresa.

Hoy constituye un punto muy importante porque, al final, las organizaciones están confiando en el rendimiento colectivo de todo el portafolio de proveedores con los que trabajan y es esencial que cumplan sus expectativas.

No todas las compañías están preparadas para esta mayor complejidad, y una solución es subcontratar la gestión de todos los proveedores. Dan McMahon, director de la consultora de outsourcing Pace Harmon, cree que hay pros y contras para externalizar las TI.

Cuándo es viable y cuándo no

Para McMahon, la externalización está demostrando ser una opción viable y práctica. Hay ocasiones en las que se plantea una subcontratación de estas tareas a corto plazo. Esto se da, por ejemplo, cuando un recurso interno clave deja una compañía o es promocionado, y no hay un reemplazo apropiado. Entonces se recurre al outsourcing hasta que el personal interno esté preparado para asumir esa labor.

En un plan a largo plazo, la externalización puede formar parte de un esfuerzo de transformación más amplio.

Externalizar la gestión de los distintos proveedores de una empresa puede ser una buena opción si el entorno de empresas subcontratadas está evolucionando más rápido que la capacidad de gobernarlo. En general, según McMahon, cualquier empresa debería cuestionarse una serie de preguntas para valorar si la alternativa es viable en su caso.

• ¿La complejidad del ambiente de outsourcing es superior y aumenta a mayor ritmo que los recursos para gestionarlos?
• ¿Está la empresa preparada para compartir el control, o cederlo, para conseguir más rendimiento?
• ¿Sería mejor para la compañía si los recursos de gestión de proveedores (todos o en parte) estuvieran fuera?
• ¿Han sobrepasado las necesidades del negocio las capacidades de gestión de proveedores?
• ¿Se requiere un soporte selectivo o un cambio total para hacer frente a todas las necesidades de la empresa?

Si la mayoría de las respuestas son afirmativas, y se llega a la conclusión de que los requisitos corporativos estarían mejor cubiertos mediante la alternativa del outsourcing, hay que definir la clase de soporte que se necesita.

Según el experto, esta fase pasa por desarrollar una aproximación inicial para dilucidar si es necesario un modelo de soporte basado aumentar la plantilla a corto plazo para favorecer la transición o si se quiere un apoyo transformacional a largo plazo; identificar los resultados que se persiguen, y hacer una prospección del mercado para localizar a aquellos proveedores que garantizan las competencias y capacidades que se requieren para conseguir los objetivos que se han fijado.