El papel del CIO ha evolucionado mucho en la última década: de estar relegado a un segundo plano, ha  pasado a ocupar un papel central en la dirección de la estrategia digital de la compañía. 

Esta evolución se ha producido al mismo ritmo en el que el conocimiento tecnológico ha pasado de ser un complemento conveniente a una prioridad empresarial gracias a la evolución de las tecnologías digitales y móviles.

Hasta hace algunos años, el área de TI se consideraba un servicio auxiliar de la empresa; hoy en día el CIO está defendiendo las ventajas que supone la transformación digital. Y a medida que la tecnología juega un papel cada vez más importante en las oficinas de todo el mundo, los departamentos de TI están cambiando su enfoque hacia proyectos que implican beneficios económicos en lugar de ahorro.

Ascenso en el organigrama

Según la encuesta de Harvey Nash CIO 2016, las empresas han cambiado sus prioridades. Ahora se invierte más en proyectos TI que suponen ganancias (63%) que en aquellos que apuestan por el ahorro económico (37%). Este cambio de dirección ha significado un ascenso de los CIO a los puestos de liderazgo en la cúpula directiva.

Tanto es así que la proporción de CIO que ocupan un lugar en el consejo ejecutivo o comité directivo ha alcanzado el nivel más alto de los últimos 11 años, según evidencia esta misma encuesta, lo cual demuestra la evolución del papel del CIO. Se trata de una figura que ha pasado de mantener el funcionamiento de la tecnología a dirigir el crecimiento a través de la innovación.

¿Por qué se invierte más en TI?

Actualmente, la innovación significa cada vez más nuevas tecnologías. De acuerdo con un reciente estudio de Insight Enterprises, el 48% de las empresas tienen previsto incrementar su presupuesto de TI en el próximo año, mientras que solo el 6% prevé invertir en TI menos que el año pasado.

Las compañías medianas son las que están aumentando sus gastos en tecnología de forma más agresiva, pues un 60% de ellas prevé un aumento de su presupuesto en un 17% de media.

Este crecimiento en inversión tecnológica evidencia que las estrategias de TI han cambiado de una fase de mantenimiento a otra de creación de valor de negocio y aprovechamiento del conocimiento tecnológico del departamento IT para sacarle partido a la disrupción tecnológica que les rodea. 

Beneficios más allá del área TI 

La implementación de este enfoque está consiguiendo resultados. Un estudio de investigación de IDG realizado a más de 260 CIO de grandes empresas, indica que la colaboración del área de TI con otros departamentos supone grandes beneficios: incremento de la productividad (87%), toma de decisiones con una mayor información (83%), alineamiento entre los trabajadores (82%), aumento de la satisfacción de los usuarios finales (80%) y reducción de costes (75%).

Todo esto adquiere sentido si pensamos que las prácticas de negocio de hoy en día, ya sea por medio de dispositivos móviles, redes sociales, analítica o CRM, requieren un fuerte liderazgo del área de TI para conseguir mejores resultados.

En un ambiente de rápidos cambios, el departamento de TI ha liderado discretamente una Transformación Digital que ha mejorado la forma de trabajar en las oficinas, optimizando los flujos de trabajo y la eficiencia operativa.

El foco de atención del CIO

Una de las áreas donde el departamento de TI puede tener gran importancia, y que la mayoría de veces se pasa por alto, es la gestión de documentos. Según Harvey Nash, la principal prioridad para el CIO sigue siendo la eficiencia operativa (61.2%). A medida que el contenido digital se expande de manera exponencial, la cantidad total de contenido esperada para 2020 será 44 veces más grande que en 2009, según datos del CSC. Esto supone que un flujo de trabajo eficiente es ahora una cuestión vital.

Actualmente, en muchas oficinas se siguen procesando la mayoría de documentos de forma manual, lo que supone trabajo y tiempo extra.

Según IDC, un trabajador del conocimiento que utiliza el método tradicional pasa alrededor de 2.5 horas al día, que es aproximadamente el 30% de su jornada laboral, buscando información.

Esto supone para las empresas casi un tercio del salario de un trabajador promedio al año. La firma consultora estima que aproximadamente entre el 35% y el 50% de la información de una organización no está indexada, lo que hace difícil encontrarla.

Lógicamente, las empresas de todo el mundo están buscando la forma de reducir estos costos. Con la creciente regulación, las empresas deben registrar aún más archivos, lo que significa que muchos documentos tienen que ser escaneados y archivados.

¿Qué hacer entonces?

Para disminuir los costos de administración, el departamento de TI puede ayudar a las empresas a desarrollar un sistema eficiente de gestión de documentos.

Hay herramientas que permiten que cuando los empleados escanean una página, el software extraiga la información clave de ella, indexe el archivo de forma automática, envíe la información capturada a los destinos predefinidos y haga que esté disponible para cualquier aplicación empresarial. Estas herramientas ahorran tiempo a las empresas y reducen costes innecesarios.

Hoy en día, los departamentos de TI están más cualificados que nunca para identificar qué herramientas pueden ayudar a las empresas a optimizar sus procesos de negocios. Esto se hace especialmente necesario a medida que una organización crece, para que los procesos fluyan con normalidad. Ahora más que nunca el área de TI debe fomentar las prácticas de trabajo del futuro y proporcionar estrategias para que los empleados colaboren y se ayuden entre ellos de forma efectiva.

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El autor de este artículo, Juan Leal Cárdenas, es Director General de Lexmark Ibérica.