En el ambiente laboral existen diversas prácticas que ayudan a mantener una buena comunicación entre los colaboradores. Una de estas es la organización de reuniones, bien para abordar un tema que necesite solución, hacer lluvia de ideas ante nuevos proyectos, realizar algún anuncio o simplemente para actualizar al equipo  en las actividades diarias.

Si bien es cierto que realizar reuniones de trabajo en algunas organizaciones puede ser considerado como una actividad fundamental, de acuerdo con un estudio realizado por Salary.com, los trabajadores pasan alrededor de 16 horas a la semana en reuniones, lo que representa casi 800 horas de tiempo invertido en reuniones al año, pues las personas deben abandonar sus actividades y trasladarse al lugar de la cita. 

Si a esto se agrega que en ocasiones los participantes no están involucrados al 100% en las reuniones por pensar en dar solución a otros pendientes, responder mails a través de smartphones o porque en ocasiones no están directamente involucrados con los temas a tratar y sólo se les cita para que tengan conocimiento de una situación, las juntas se convierten entonces en un factor que, contrario a contribuir con la productividad laboral, la reduce.

Ante esto, existen algunas prácticas que pueden ayudar a que las compañías y sus colaboradores obtengan mayor provecho de las reuniones de trabajo, como es el uso de tecnología que les permita contactarse de manera remota, evitando así que los colaboradores desatiendan por completo otras actividades.

1.- Defina el propósito de la reunión – No importa si será presencial o remota, hágalo antes de generar un meeting request.

2.- Determine quienes serán los participantes – Tome en cuenta si están relacionados directa o indirectamente con los temas a tratar y la información que puedan aportar.

3.- Genere una agenda – Recuerde asignar una orden y delimitar el tiempo de intervención de los participantes según la prioridad de los temas que cada uno deba poner sobre la mesa.

4.- Envíe el meeting request – Incluya información del lugar de la reunión, o en caso de que se recurra a la tecnología, indique la liga o el número a través de la cual los participantes se subirán a la llamada, además comparta la agenda.

5.- Involucre a todos los participantes – Una vez en el sitio de la reunión, procure que todos los convocados se mantengan involucrados, lo puede lograr compartiendo materiales visuales, como presentaciones, imágenes o gráficos.

6.- Registre los acuerdos de la reunión – Procure detallar quienes serán los responsables, tareas asignadas y fechas de entrega.  Cuando las reuniones se realizan de manera remota, existen plataformas como Circuit, que además de ser un punto de reunión remoto, también ayuda a grabar las conferencias de voz y los documentos compartidos para que los interesados los consulten en el momento que deseen.

Si bien estas son sólo algunas estrategias recomendadas, es necesario enfatizar en la necesidad que existe por que las empresas continúen sumándose a la llamada revolución digital 4.0 e innoven en sus operaciones, a través de diversas herramientas que les ayudarán a habilitar nuevos esquemas de colaboración que pueden traducirse en un mayor alcance de mercado y en la mayor satisfacción tanto de sus colaboradores como de sus clientes.

-Aarón Olmedo, Responsable de Desarrollo de Negocio en Unify