Seguramente ya escuchó o leyó que en momentos de crisis nacen excelentes oportunidades de negocios y que no se puede dejar de invertir para que cuando venga la recuperación su empresa esté preparada. Aunque sea difícil hacerlo realidad, estas líneas de pensamiento, cada vez más, se muestran verdaderas. Tome como ejemplo el mercado latinoamericano de empresas de proyectos y construcción civil.

El escenario de crisis es el mismo en todos los países de la región, pero las empresas que actúan en este ramo ya perciben que ellas sólo serán competitivas si reducen costos y mejoran sus procesos. Eso significa promover cambios internos profundos, cambiando la gestión manual por la automatización usando un software especializado.

Compañías de proyectos y construcción, independientemente del tamaño, se han apoyado históricamente en hojas de cálculo para llevar el control de los negocios. Sin embargo, ese tipo de práctica presenta diversos problemas, entre las principales están la falta de confianza en los datos, la falta de trazabilidad de los procesos y la falta de interacción para obtener la visión del escenario completo de la empresa.

La buena noticia es que el sistema es amigable con hojas de cálculo, luego toda la metodología y prácticas diarias, previamente controladas en hojas de modo apartado, ahora son controladas con la misma inteligencia y de forma integrada.

Por ser una herramienta gerencial y de proyectos ­­–que atiende a todo el ciclo, desde el presupuesto y planificación hasta la ejecución–, el sistema le da más eficiencia al proceso y una visión general y en tiempo real de lo que está pasando en cada obra. Eso hace que la toma de decisiones sea más ágil, y mejore la utilización de los recursos, desde maquinaria hasta la mano de obra, además de reducir el desvío de costos.

Como todo está integrado en el software, si hay imprevistos –algún retraso en la entrega de materiales, por ejemplo–, todas las áreas impactadas son alertadas y los procesos son reprogramados. Lo que podría llevar dos días en las hojas de cálculo requiere sólo una hora en el sistema de administración integrada.

El ejemplo ilustra como el crecimiento de la empresa está directamente conectado con la productividad de sus recursos. Cuando hay procesos manuales, la empresa no consigue ser altamente eficaz, porque no mira el “todo”. Es por eso que la implementación de un sistema de administración hace que las áreas se organicen mejor. La transición puede ser difícil para los usuarios en un primer momento, pero esta resistencia acaba cuando perciben que el sistema habla su idioma, es decir, tiene las herramientas y procesos dedicados para la ejecución de sus actividades diarias, de manera nativa y que está ahí para ayudarlos.

La tecnología ya está disponible y preparada para proporcionar este cambio. Las empresas precisan invertir, y debe ser ahora. ¡El momento es de oportunidad y de volver a crecer!

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Por Marcelo Cosentino, Head of Professional Services Solutions de TOTVS.