Cuando eres responsable de un equipo, llegará el momento cuando seguramente tendrás que ejercer una acción disciplinaria a cierto colaborador y es algo que, por lo general, no estamos preparados.
Si alguna vez fuimos objeto de una, la podríamos recordar como una experiencia desagradable y quizá injusta. Se trata, pues, de una situación delicada para ambas partes, tanto para quien la ejerce como para quien la recibe. Sin embargo, no la debemos evadir o postergar, sino al contrario, hay que enfrentarla como es debido y lo más pronto posible.
La mejor manera de evitar una incómoda medida disciplinaria es previendo un comportamiento inesperado y el momento justo es cuando un nuevo integrante se incorpora al equipo.
En este caso, debemos formalizar las expectativas de desempeño y, si es posible, hacerlas medibles y objetivas desde el inicio. Asimismo, se deben establecer normas claras de comportamiento y convivencia, explicar mecanismos de retroalimentación, códigos de vestimenta, horarios, reglas de escritorio limpio, código de ética o conducta, reglamentos interiores, todo esto acompañándolos de una capacitación constante tanto técnica como de las llamadas habilidades blandas. Esto nos ayudará a preparar un ambiente adecuado y a mitigar desvíos que, como jefes, estamos obligados a corregir.
Cuando hablo de una “acción disciplinaria” no me refiero a un regaño, sermón o castigo sino a una conversación seria, formal, profesional y sobre todo objetiva para aclarar las expectativas y marcar las diferencias de comportamiento observado.
Tengamos en mente que nuestro propósito es apoyar para que la brecha de actuación o resultados inconvenientes se cierre de manera definitiva, cuidando en todo momento la dignidad de nuestro colaborador.
Una vez que conocemos el asunto a corregir, debemos pronto investigar los hechos, reunir evidencia y solicitar la reunión presencial lo más pronto posible si fuera imposible esta busquemos la vía telefónica y evitar correos o chats, considerando que dependiendo de la gravedad del tema podría ser necesario escalar con el departamento de recursos humanos o procedimientos de código de conducta sobre cuando se tienen implicaciones legales o hay que realizar una investigación a fondo o cuando es un comportamiento negativo persistente.
La estufa caliente
La “regla de la estufa caliente” es una analogía muy sencilla y fácil de recordar. En este enfoque la acción disciplinaria debe tener las consecuencias semejantes a una estufa caliente, como son:
- Quemar inmediatamente. La acción disciplinaria se debe aplicar casi inmediatamente, de tal forma que el colaborador tenga claros los motivos y pueda evitar repetir este comportamiento.
- Es muy importante que el colaborador tenga claro cuáles comportamientos son inaceptables. En el caso de la estufa, el calor advierte que si la tocan, se quemarán.
- Proporcionar un castigo congruente. La acción disciplinaria es congruente en el sentido de que todos los que cometan la misma falta serán sancionados consecuentemente. Al igual que con una estufa caliente, cada persona que la toque con el mismo grado de presión y durante el mismo periodo de tiempo se quemará en la misma medida.
- Quemar de manera impersonal. La acción disciplinaria es impersonal, no existen favoritismos. En el caso de la estufa, ésta quema a todos por igual, aunque existen paliativos que deberemos tomar en cuenta.
Errores
Los principales errores que se cometen al realizar una acción disciplinaria son:
- Hacerlo en público
- Delegar la responsabilidad
- Comparar personas y situaciones
- Maximizar, minimizar, exagerar
- Gritar
- Ser ambiguo
- Reclamar cosas del pasado
Recomendaciones
- Hacerlo de forma expedita
- Siempre en privado, sin interrupciones
- Hechos objetivos, evidencias, ejemplos
- Nunca levantar la voz y mucho menos frases hirientes o insultos
- Con un trato serio, formal, solemne
- Ser breve
- Identifica emociones tanto propias como de la contraparte
- Confirmar compromisos
Razones por las cuales llamar la atención
- Impuntualidad
- Ausencias sin aviso
- Comportamiento inadecuado
- Bajo desempeño
- Indiscreciones
- Pobre calidad en entregables
Antes de iniciar pensemos si nuestro colaborador conoce lo que se esperaba de él. Explíquele de forma clara cómo el comportamiento observado puede afectar los resultados del equipo o la organización o como éste afecta o puede afectar el ambiente de trabajo, la motivacion del equipo y su relaciòn con los demas. También puede mencionarle qué consecuencias podrían darse si no se corrige. Al final, invítelo a la reflexiòn y acuerde compromisos.
Invitar a la reflexión personal
¿Por qué ha estado sucediendo?
¿Con qué frecuencia?
¿Cómo afecta al equipo y a los resultados?
¿Cómo puede cambiar?
¿Qué puedo yo (el jefe) hacer para apoyarlo?
¿Qué opciones hay para minimizar las consecuencias?
Responder por el equipo que está a nuestro cargo es tarea elemental del jefe, y cuando no se están alcanzando los resultados o existen conductas que afectan la armonía, es necesario tomar acción.
Este apercibimiento deberá hacerse en un tono profesional buscando en lo posible que la persona salga motivada, con un aprendizaje que le ayude a mejorar. Es importante también darle a la persona un reconocimiento cuando se produzca el cambio esperado.
Reconocer este esfuerzo creará una experiencia más cercana y enriquecedora. Recordemos la ley de oro: “Trata a los demás como te gustaría ser tratado”.
