CIO100 2018 Creatividad en TI

PROYECTO: e-docs ITEM.

DESCRIPCIÓN: Ser una empresa paperless fue un reto para ITEM by Tradeco, aunado a un proyecto de digitalización de un acervo de 25 años. Para lograr este propósito se implementó un sistema de control de documentos, manera que fuera posible administrarlo mediante el ERP.

Se generó una firma digital interna para agilizar las autorizaciones. Sin embargo, “lo complicado fue que la gente se adaptara a un entorno sin firmas”, señaló Marissa Díaz Pier, CIO de ITEM by Tradeco.

Otro desafío para el área a su cargo fue la digitalización de una cantidad considerable de planos de gran formato, pues se buscaba que el cliente autorizara en digital, y se imprimiera sólo al entregar el proyecto.

Asimismo, se trabajó en brindar transparencia en el uso de metadatos para consultas y nuevas relaciones entre la documentación de las diversas áreas, pues se manejaban claves diferentes, incluso para un mismo proceso, y se creó un catálogo general que requirió la homologación y el consenso.

RESULTADOS/BENEFICIOS: Finalmente, la transformación hacia el modelo paperless les ha reportado un ahorro total de 32%, que incluye los insumos de oficina, la parte operativa, energía eléctrica, e incluso de personal.

Asimismo, Díaz Pier estima que en impresión de gran formato se obtuvo un ahorro de 40%, “ya que ahora las autorizaciones son más sencillas y transparentes”. Otro beneficio, dijo, es que la gente considera a la iniciativa como algo factible, lo que también generó un tema de confianza.