En toda empresa siempre existirán diferentes tipos de archivos que se deben conservar para aprovechar y proteger los datos que contienen, ya sea para temas de investigación, innovación y desarrollo de nuevos negocios o por contener información delicada y confidencia, por lo que la digitalización de estos documentos es importante.

La gestión de papel a través de la digitalización debe recibir prioridad en las organizaciones ¿Por qué? Estas son las razones:

1. Negocios más seguros:

Una de las principales vulnerabilidades de las compañías, es la violación de datos con el fin de crear daños a la reputación, a pesar de los especialistas en TI, invertir en personal destinado a la seguridad de la información no es suficiente, la gestión de documentos a través de escáneres de última generación proporciona una mayor mitigación de riesgo, considerando que las empresas tienen un 50% más de probabilidades de sufrir pérdidas materiales como resultado de una administración inadecuada de la información que por una violación de datos.

2. Aumento de la productividad:

El buen manejo de archivos hace que el personal pase menos tiempo buscando en los archivos y sea más productivo, tanto los ejecutivos de alto nivel como el personal administrativo. Por lo tanto, la inversión en las mejores prácticas de digitalización ayuda a enfrentar los desafíos del capital humano hacia la transformación digital.

3. Mejora de la atención y experiencia del cliente:

La experiencia del cliente en la era digital va más allá de los centros de contacto. Se trata de lo que sucede detrás de bastidores para que todos tengan la información que necesitan y de esta forma se puedan brindar a los clientes las respuestas correctas en el momento adecuado. El acceso a información precisa, completa y oportuna, mientras se protege la privacidad es esencial para brindar tales experiencias.

4. Reducción de errores:

Las mejores prácticas en gestión documental reducen sustancialmente todo el espectro de problemas relacionados con los documentos que entorpecen el desempeño y operatividad de los negocios.

Un negocio nunca será digital si los controles de documentos y flujos de trabajo no lo son, el éxito de otras iniciativas de la transformación digital como IoT, Inteligencia artificial y blockchain depende de la capacidad de sus principales tomadores de decisiones y expertos en la materia para compartir contenido de forma rápida y segura.

Por Marco Hernández, especialista en mercadotecnia para soluciones y escáneres en Xerox Mexicana.