La situación actual obliga a muchas empresas a permitir que sus empleados trabajen desde casa. Pero ¿están realmente convencidos de que es una solución viable para sus empresas, y seguirán dando a sus empleados esta oportunidad después de la crisis? Tal vez ahora sea la oportunidad de desechar para siempre los patrones de pensamiento tradicionales.
El Grupo OTRS, fabricante y proveedor mundial del paquete de gestión de servicios OTRS, recopiló los cinco mitos más comunes del home office y dio respuesta a ellos:
Mito número 1: La infraestructura informática en casa no es buena. No es seguro trabajar allí, y los hackers podrían tener más facilidad para acceder a los datos de la empresa.
No tiene por qué ser así. Hay algunos consejos a considerar: El equipo de TI en la oficina central debe estar siempre actualizado y deben seguirse los procesos que cumplen con la normativa GDPR (Reglamento General de Protección de Datos). Esto también se aplica a todos los proveedores de nubes que se utilizan. Además, el intercambio de datos siempre debe estar encriptado. La protección con contraseña, los escáneres de virus y la encriptación son esenciales en la oficina en casa, incluso si el trabajo se realiza en dispositivos privados.
Mito número 2: Tantos medios digitales de comunicación crean confusión y la gente pierde el foco.
Es cierto que existen numerosos medios de comunicación digitales que aumentan el flujo de información. Pero este problema también existe en la oficina. Aquí es donde la comunicación dirigida ayuda. En otras palabras, el canal de comunicación debe ser cuidadosamente seleccionado de acuerdo con la información, el grupo objetivo y la urgencia. Además, hay soluciones, como OTRS, en las que la comunicación puede tener lugar por correo electrónico, teléfono, SMS, chat o medios sociales; entonces todos los hilos de la comunicación fluyen juntos y se agrupan en un solo lugar para que nada se pierda y todo pueda ser rastreado.
Mito número 3: Los empleados están más distraídos y son menos productivos trabajando desde casa.
Según un estudio de Airtasker de 1004 personas, los que trabajan desde una oficina en casa, en realidad trabajan 1,4 días más al mes que sus compañeros. Otro argumento convincente es que también hay más paz y tranquilidad en la oficina en casa para centrarse en temas difíciles. Además, se ahorra el tiempo que se pierde por los desplazamientos. Sin embargo, la buena gestión del tiempo debe ser siempre una prioridad.
Mito número 4: En casa, en ocasiones los empleados hacen otras cosas rápidamente y no siempre están en la PC. ¿Cómo pueden los empleados saber cuando sus colegas están disponibles?
Hay una serie de herramientas que muestran si un empleado está disponible actualmente. Los calendarios pueden compartirse con otros equipos para tener una mejor visión general y encontrar más rápidamente las horas de una cita común; las herramientas de comunicación con una función de chat suelen mostrar el estado en línea de la persona, lo que ayuda a mostrar cuándo un empleado está disponible actualmente.
Mito número 5: Los empleados no pueden pedir algo a sus colegas rápidamente. La transferencia de conocimientos se pierde.
Muchos sistemas, como OTRS, tienen una base de conocimientos en la que se puede almacenar información valiosa como un artículo clasificado. Los empleados pueden encontrar respuestas a preguntas clave aquí – o incluso publicar una contribución que podría ser útil para sus colegas. Si esta información no es suficiente, la asistencia de los expertos puede, por supuesto, solicitarse digitalmente.
