Durante décadas, los grandes espacios con oficinas bien equipadas han sido una parte integral de la identidad de una empresa. Un hogar lejos del hogar para los empleados, estos espacios también forman parte de un próspero ecosistema de servicios de construcción, negocios, alimentos y logística.

No es sorprendente que el costo de adquirir, desarrollar y mantener estos espacios sea significativo. Las estimaciones sitúan el costo de los bienes inmuebles entre 1% y 13% como porcentaje de las ventas. A pesar del alto costo, el hecho de desafiar y cuestionar la necesidad tradicional de un espacio base corporativo ha sido casi impensable. Entonces sucedió COVID-19 y como dice el dicho: “La necesidad es la madre de la invención”. 

Hoy los empleados no sólo trabajan de forma remota, sino que es probable que continúen haciéndolo en el futuro previsible.

Hacia finales de 2021, se espera que alrededor del 25% al 30% de la fuerza laboral pueda trabajar desde casa varios días a la semana.

Los empleadores han anunciado cambios permanentes a la fuerza laboral distribuida o han considerado esta posibilidad. TCS anunció recientemente su propia visión de espacios de trabajo sin fronteras de manera segura Secure Borderless Workspaces (SBWS): para 2025, sólo el 25% de la fuerza laboral trabajará fuera de las instalaciones de TCS.

En México, 54% de la población permanece en su vivienda a causa de la pandemia, esto de acuerdo con De las Heras Demotecnia. Esto significa que al menos 68 millones de personas han tenido que adaptarse a un nuevo estilo de vida, convirtiendo sus hogares en su centro de trabajo, estudio, entretenimiento y compras online.

Antes de que fuera declarada la emergencia sanitaria, 27% de las personas trabajaba a distancia de manera recurrente u ocasional en las grandes ciudades del país. A principios de mayo, esta cifra aumentó a 81%, en este momento debe llegar a más de 90% (IDET).  Si bien no regresaremos al 27%, tampoco nos quedaremos en un alto índice de trabajo vía remota, se calcula que podría tener un rango de 40 a 45%.

Más trabajadores distribuidos, menos bienes raíces

Muchas organizaciones también están considerando medidas drásticas en torno a los permisos de trabajadores para compensar la disminución de la demanda en los negocios. Pero reevaluar la situación y costos del mercado de bienes raíces probablemente sea más ventajoso a largo plazo. Las organizaciones podrían obtener ahorros de manera simple, ya sea reduciendo los pies cuadrados de los arrendamientos o dejar de renovar el espacio de la oficina.

Las empresas con grandes espacios corporativos pueden convertirse en arrendadores a medida que se consolidan cada vez más en menos edificios. Algunos incluso pueden decidir vender sus propiedades por completo para opciones de arrendamiento flexibles, dependiendo de los mercados inmobiliarios locales y los requisitos comerciales.

Para la mayoría de las organizaciones, una parte de la fuerza laboral probablemente permanecerá en sus instalaciones.

Rajeev Gupta, Country Head de TCS México, ha señalado que los desafíos económicos ante la pandemia son muy reales y las acciones de contención de costos en la fuerza laboral son inevitables para algunas empresas. Tanto para las compañías como para los gobiernos, la mejor manera de ayudar hoy a la economía es protegiendo el empleo, y qué mejor manera de hacerlo que a través del servicio de trabajo remoto Secure Borderless Workspaces de TCS.

Sin duda, hay ganancias significativas que se lograrán al mudarse a la opción permanente del trabajo remoto para algunos sectores de su fuerza de trabajo. Además de grandes ahorros, es común que se pasen por alto otros beneficios que también contribuyen a una lógica de negocios más convincente.

Estas son las principales razones por las que vale la pena considerar una fuerza laboral distribuida como un enfoque alternativo para obtener reducciones para las empresas.

Ahorros potenciales

TCS estima que una empresa podría tener ahorros importantes anuales en sus gastos generales y administrativos de esta manera:

• Reducir los gastos generales. Un estudio de Global Workplace Analytics señala que un empleador puede ahorrar 11,000 dólares al año por cada persona que trabaja a distancia la mitad del tiempo. Dependiendo del tamaño de la base de empleados, este número puede convertirse en un indicador de costos significativo.
• Incremento de la productividad. En una fuerza de trabajo distribuida, los empleados pasan menos tiempo viajando y más tiempo produciendo. La colaboración se libera desde las paredes y salas de conferencias.
• Espacios de trabajo sin fronteras (Secure Borderless Workspaces). Si usted es una empresa global o tiene un socio global, una fuerza de trabajo distribuida proporciona más flexibilidad geográfica para maximizar las oportunidades de negocio, descubrir el talento y brindar mayor colaboración de equipo.
• Menores costos de atención médica. Las motivaciones para los empleados que trabajan de forma remota generalmente incluyen el deseo de mejorar el bienestar mental y físico, ya sea a partir de un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal o para evitar estrés en desplazamientos o viajes. Más de dos tercios de estos trabajadores encuestados recientemente reportaron beneficios generales de bienestar y más de la mitad comen más sano cuando trabajan en casa.
• Menores costos por viajes. Las capacidades de video y chat mejoradas pueden facilitar la colaboración y capacitación remotas, evitando altos costos por viajes.
• Mayor retención de empleados. Perder a un empleado le cuesta a una compañía un promedio de 10,000 a 30,000 dólares cada uno. El trabajo remoto puede aumentar la satisfacción de los empleados, lo que puede reducir el desgaste y los costos asociados con la contratación y el reclutamiento.

Beneficios potenciales

Además de estos ahorros significativos, hay beneficios que se pueden vislumbrar:

• Agilidad empresarial. Los modelos de trabajo tradicionales muchas veces no son ágiles, adaptables o lo suficientemente escalables. Una fuerza laboral distribuida promueve la agilidad para adaptarse y brindar capacidades empresariales desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier espacio.
• Mayor responsabilidad ambiental. El trabajador promedio pasa casi una hora cada día desplazándose, con impactos negativos tanto en el empleado como en la calidad del aire. Con el poco tráfico de pasajeros en las calles y en carreteras en los últimos meses, muchas ciudades en todo el mundo han visto reducciones importantes en la contaminación del aire.
• Aumento de la diversidad de la fuerza de trabajo. Un ecosistema de talento más amplio que permita acceder y contratar empleados en múltiples geografías puede ampliar su cultura de trabajo y perspectivas. El cambio a una fuerza de trabajo distribuida también aumenta las oportunidades de empleo para las personas de las zonas rurales, lo que les permite vivir y trabajar en las mismas comunidades.

Un nuevo camino

Pasar a una adopción permanente de espacios de trabajo sin fronteras (SBWS) para algunos sectores de su fuerza laboral puede generar ganancias y beneficios significativos. Darse cuenta de esto requerirá una estrategia bien planificada para migrar a un nuevo modelo operativo donde los trabajadores en el lugar coexistan con los trabajadores remotos.

Las medidas de emergencia en los primeros días de la crisis (instalación de plataformas de colaboración digital y proporcionar a los empleados acceso remoto) deberán reforzarse con estrategias para nuevos entornos de trabajo, estructuras y métricas para el éxito.

Los empleados remotos deben tener claro qué se espera de ellos y cómo sus empleadores asignan, supervisan y evalúan el trabajo. Y a medida que evoluciona el cambio hacia el trabajo digital, las organizaciones deben planear reevaluar estrategias para gestionar nuevas demandas. Una fuerza laboral distribuida bien planificada y continuamente perfeccionada, entregará valor mucho más allá de la era posterior a COVID-19.

Por Vikas Gopal, Socio Director Global, Transformación de Finanzas y Servicios Compartidos de TATA Consultancy Services (TCS).