Llegó el 2021, año que inicia en medio de una pandemia aún pintada de rojo en muchas regiones del país y del mundo, pero con la esperanza del inicio global de la vacunación y sobre todo con la creación e implementación de estrategias innovadoras en todas las disciplinas para adaptar, dar continuidad y hacer crecer los negocios, las economías y las vidas de todos los que habitamos el planeta tierra.
Uno de los grandes cambios en México que ha generado esta “nueva realidad” es la reforma a la Ley Federal del Trabajo[1] para regular y promover el Teletrabajo, recién entrada en vigor, que establece derechos y obligaciones tanto para los empleadores como para los colaboradores.
Actualmente, de acuerdo con estadísticas de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social, citadas por la firma de analistas The CIU[2], 70% de las actividades laborales podrían desarrollarse de manera remota con base en el empleo de las TICs. Por otra parte, de acuerdo con datos de un reciente informe de SAP, solo el 24% de los encuestados indicó que sus colaboradores pueden trabajar de forma remota y en el entorno necesario para hacerlo con efectividad.[3]
En este contexto, la entrada en vigor de estos ajustes será clave para cerrar la brecha que existe entre los colaboradores que cuentan y no con las herramientas necesarias para continuar con sus actividades.
Entre las principales disposiciones de esta nueva ley de Home Office se puede mencionar que las empresas deben de proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento del equipo de cómputo y de mobiliario de oficina, así como el pago de servicios de telecomunicación y la parte proporcional de electricidad; por su parte, los colaboradores deben informar sobre estos costos pactados de luz e internet.
Para las compañías esto significarán nuevos retos administrativos pero en términos de gestión de gastos ¿cómo se deben preparar las organizaciones?
La pandemia ha acelerado la necesidad de que los negocios transformen digitalmente sus operaciones; ante ello y para poder cumplir cabalmente con la legislación y en general para satisfacer las necesidades de esta “nueva normalidad” a continuación comparto una serie de recomendaciones para que las empresas estén preparadas en su gestión de gastos:
- Generar una política de gastos adecuada. Esta debe establecer lineamientos y límites claros respecto al rango de costos que los colaboradores deben reportar. Dicha política debe contar con mecanismos que identifiquen en tiempo real qué colaborador está cumpliendo o no con los lineamientos, lo cual permitirá a las áreas de Finanzas y Compliance asegurarse de que los colaboradores cumplan con lo estipulado en esta política.
- Brindar herramientas digitales. Más allá de las herramientas básicas como computadoras, monitores y teclados, las empresas deben proporcionar soluciones que faciliten la gestión de comprobantes de manera inmediata. Con ello se ayuda a disminuir el número de comprobantes extraviados por lo que el personal corre menos riesgos de no contar con sus reembolsos.
- Mejorar la experiencia de los empleados (EX). Para muchos colaboradores y áreas de finanzas, la creación de reportes de gastos puede llegar a ser complejo, y más en un modelo de trabajo remoto. Esto puede generar una mala experiencia para ellos que impacta en su desempeño. Las nuevas experiencias para los colaboradores deben contemplar mecanismos que permitan facilitar procesos como este y que elimine trabas burocráticas. La suma de estos factores empoderará a los colaboradores para trabajar de forma más fácil en este contexto.
Los retos de la pandemia han acelerado la digitalización de nuestras compañías en diferentes niveles. Aquellas que no estén preparadas para estos nuevos modelos de trabajo están expuestas a enfrentar complicaciones en el cumplimiento de las regulaciones, y sobre todo ponen en riesgo la productividad y bienestar de sus colaboradores. De ahí la urgente necesidad de contar con plataformas digitales para controlar gastos y soportar esta nueva gestión.
-Ángel Morfín, director de SAP Concur en México
[1] http://gaceta.diputados.gob.mx/PDF/64/2020/dic/20201208-XV.pdf
