Desde sentar las bases organizativas hasta la planificación a largo plazo, los expertos en TI ofrecen información sobre cómo hacer que esta desafiante transformación empresarial sea fluida y exitosa.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son la columna vertebral de las empresas modernas. La agilidad que ofrece un sistema ERP moderno respaldado por procesos comerciales perfeccionados puede ayudar a cualquier empresa a competir en el entorno empresarial actual, que se ha visto gravemente afectado por las interrupciones de la cadena de suministro, así como las interrupciones de las operaciones comerciales tradicionales debido a que los empleados trabajan desde casa debido al COVID.

Si su organización ha improvisado soluciones puntuales o ha cojeado junto con una plataforma ERP heredada en las instalaciones, puede ser el momento de invertir en la revisión del funcionamiento de su empresa.

La implementación o migración de un ERP puede ser una perspectiva desalentadora, especialmente para organizaciones con procesos comerciales anticuados personalizados para adaptarse a la funcionalidad limitada de su pila empresarial actual. Sin embargo, los siguientes consejos pueden ayudar a las organizaciones a seleccionar el proveedor de ERP adecuado e implementar el nuevo sistema con un mínimo de molestias y un máximo de éxito.

1. Sentar las bases organizativas

Antes de iniciar el proceso de selección de proveedores, las organizaciones deben sentar las bases al abordar los problemas políticos, organizativos, de gestión del cambio y de gobernanza necesarios desde el principio.

Cada organización experimenta luchas de poder y problemas políticos derivados de los diferentes mandatos y presiones bajo las que trabajan sus diversos grupos. ¿Un ejemplo clásico? La lucha entre los profesionales de la seguridad de TI y la “TI en la sombra”, en la que las líneas de negocio implementan tecnología sin una aprobación explícita de TI. Luego está la naturaleza humana básica en torno al cambio, con algunas personas que intentan impulsar cambios evolutivos en el negocio, mientras que otras se muestran más resistentes al cambio, preocupadas de que las nuevas tecnologías interrumpan sus rutinas laborales diarias o incluso les quiten el trabajo.

Debido a que la implementación de un ERP es tan profunda e impacta en todos los aspectos del negocio, las empresas deben resolver problemas políticos antes de seguir adelante. Necesitan poner en marcha procesos de gestión del cambio, abordar las preocupaciones de los empleados mediante la transparencia y la formación, y resolver cuestiones de gobernanza. ¿Quién es el propietario del ERP? Si se cambia a un modelo SaaS, ¿qué sucede con la TI interna? Esas preguntas deben responderse antes de que se incorporen los posibles proveedores.

2. Revise sus procesos

La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar y optimizar el funcionamiento de su organización. Simplemente compilar una lista de procesos comerciales actuales e intentar replicarlos en un nuevo sistema ERP es el camino equivocado.

En cambio, las empresas deben utilizar una implementación o migración de ERP como una parte fundamental de sus esfuerzos de transformación digital. La analista de Forrester, Liz Herbert, dice que las empresas deberían considerar ejercicios como el pensamiento de diseño o el mapeo de viajes para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos comerciales. Las organizaciones también deben abrir el proceso de lluvia de ideas para incluir no solo a los líderes de departamento, sino también a los usuarios finales de rango y archivo, incluso a clientes y socios.

3. Consiga sus datos seguidos

Las empresas que se mueven para consolidar una variedad de productos puntuales, aplicaciones propias o un sistema ERP heredado en una plataforma ERP moderna y completa deben considerar si sus capacidades de recopilación de datos están al día.

Como dice el analista de ABI Research, Michael Larner, “Cuán robusta es la fuente de información de la que la solución puede obtener información, para proporcionar una única versión de la verdad”. Esto es particularmente importante ya que las empresas luchan con problemas de la cadena de suministro y necesitan tener una visión en tiempo real de los sistemas de un extremo a otro que pueden abarcar múltiples funciones, como sitios de comercio electrónico, ventas, facturación, fabricación, administración de inventario, entrega, soporte o Servicio al Cliente.

4. Centrarse en los requisitos empresariales críticos 

Las organizaciones ciertamente quieren moverse rápidamente para comenzar a cosechar los beneficios del nuevo sistema ERP lo antes posible, pero Lisa Anderson, presidenta de LMA Consulting Group, advierte que es mejor tomarse el tiempo para lograr que el proceso de selección de proveedores sea correcto que apresurarse. algo de lo que quizás te arrepientas en el futuro.

Al realizar la selección de proveedores, las grandes organizaciones suelen presentar una lista de docenas y docenas de requisitos comerciales. Y la mayoría de los proveedores le dirán que pueden satisfacerlos a todos. Anderson recomienda tomarse el tiempo para reducir esa lista a unos pocos procesos comerciales críticos que tienen una funcionalidad única o proporcionan un diferenciador comercial significativo. Agrega que las empresas deben precisar a los proveedores específicamente qué se necesitaría para mejorar esas funciones comerciales críticas en términos de costo, tiempo, complejidad y capacitación.

5. Planifique para el futuro

Larner enfatiza que seleccionar un proveedor que proporcione la misma funcionalidad que tiene ahora nunca es suficiente, especialmente cuando se migra a la nube. La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para hacer uso de análisis y simulaciones de datos avanzados, como hilos digitales o tecnología de gemelos digitales, por ejemplo, para anticipar necesidades e inquietudes futuras, dice Larner.

Asegúrese de preguntar a los proveedores qué ofrecen sus plataformas para garantizar que su negocio prospere más allá de la implementación. “¿Me ayuda a entender lo que está sucediendo hoy y lo que sucederá mañana? ¿Puede anticipar escaseces o cuellos de botella? Eso lleva la actualización del sistema ERP de una simple herramienta de adquisición a una herramienta estratégica ”, dice Larner.

6. Realice una demostración al comienzo del proceso

Muchas organizaciones pasan por todo el proceso de selección de proveedores y luego traen al licitador ganador para realizar una demostración que muestra a los empleados cómo se verá el nuevo sistema. Un mejor enfoque, dice Herbert, es traer uno o dos proveedores para realizar una demostración al comienzo del proceso, de modo que los empleados puedan visualizar las posibilidades del nuevo sistema cuando todavía hay una oportunidad de retroalimentación y, desde una perspectiva política , no parece un hecho consumado que se imponga a los empleados sin notificación previa.

7. Socio a largo plazo

Para la mayoría de las organizaciones, la transición a un nuevo sistema ERP requerirá ayuda externa, ya sea debido a limitaciones de personal de TI interno, presiones de tiempo o falta de habilidades. Según Anderson, esto significa tomar una decisión difícil con un impacto significativo: ¿se asocia con el proveedor de ERP, con un revendedor o integrador de sistemas afiliado al proveedor de ERP, o con un consultor o proveedor de tecnología independiente?

Busque un socio que tenga una amplia experiencia en la industria, que comprenda sus procesos comerciales por dentro y por fuera y que tenga un historial de experiencia en procesos. También es importante asegurarse de que el proveedor de ERP y / o el socio externo tengan el alcance global para cumplir con sus requisitos. Recuerde, una vez que tome una decisión de ERP, estará comprometido a largo plazo.

8.Haga de la experiencia del usuario una prioridad

Es fundamental considerar no solo el software en sí, sino lo fácil que es para los usuarios finales aprender los nuevos sistemas y operarlos. Lo último que desea es implementar software que apague a las personas y se convierta en algo que eviten hasta que se vean absolutamente obligados a usarlo.

Verifique lo que ofrece el proveedor en términos de plantillas, guías en línea, materiales de capacitación, comunidades y foros. ¿Qué aspecto tiene la incorporación? ¿Existe una opción de autoservicio para que los usuarios finales puedan comenzar a trabajar sin la intervención de TI?

9.Asegúrese que el nuevo ERP se integre con otras aplicaciones

El sistema ERP no funciona en el vacío. El departamento de TI sigue siendo responsable del buen funcionamiento de los procesos comerciales completos. Las aplicaciones ERP interactúan con bases de datos, aplicaciones heredadas, otras aplicaciones SaaS como CRM y aplicaciones específicas de la industria, como la gestión de la calidad en la fabricación. Las empresas deben comprender qué tan bien el nuevo sistema ERP podrá integrarse con el resto de la infraestructura de TI. Descubra qué tipos de API se ofrecen.

10. Resolver el debate entre personalización y estandarización.

En el mundo de los ERP, existe un tira y afloja constante entre la personalización y la estandarización. A menudo, las organizaciones se ven tentadas a crear sus propias aplicaciones ERP para mejorar los procesos comerciales o las experiencias de los usuarios. Sin embargo, con el tiempo, la proliferación de aplicaciones personalizadas puede crear problemas en términos de coherencia y capacidad de actualización. La estandarización permite a las empresas mantenerse en el camino del proveedor y aprovechar las innovaciones desarrolladas por el proveedor de SaaS, dice Herbert.

La tendencia en estos días es más hacia la estandarización, por lo que las organizaciones deben tener políticas y procedimientos establecidos para asegurarse de que las empresas no se alejen demasiado del camino del proveedor, al tiempo que permiten cierta personalización cuando tiene sentido comercial. Herbert dice que una división 80/20 es un buen punto de referencia a seguir.

11. Aproveche el código ágil y bajo

Los sistemas ERP heredados a menudo se describen como monolitos inflexibles que no se pueden actualizar a la velocidad del negocio simplemente por la forma en que han sido diseñados. Con el reciente cambio hacia el desarrollo de software ágil y la democratización general de la TI gracias a avances como los entornos de desarrollo de código bajo o sin código, las empresas pueden cambiar eso.

Herbert dice que, en el pasado, los desarrolladores estaban nerviosos acerca de implementar una nueva actualización de ERP porque podría ser perjudicial para el negocio y la gente tenía “miedo de tocar cualquier cosa que pudiera derribar el sistema”. Pero a medida que las organizaciones se sienten cómodas con las aplicaciones SaaS que se actualizan con frecuencia, existe la oportunidad de aplicar principios de desarrollo ágil al sistema ERP. “Agile es un gran cambio en la implementación de ERP”, afirma Herbert. “No es necesario planificar cada caso de uso, cada pieza funcional desde el principio. Puede ser iterativo en lo que construye y lo que consume”.

Y con opciones de código bajo y sin código, las empresas pueden desarrollar de manera segura mejoras en los procesos comerciales en los bordes sin afectar el sistema ERP central. Por supuesto, Herbert agrega que las organizaciones que siguen este camino también necesitan tener la gobernanza adecuada en su lugar.

Neal Weinberg, CIO.com