¿En qué gasta su compañía? ¿sabe, exactamente, para qué se destina? ¿quién autoriza las compras? ¿Son redituables? Todas estas consideraciones, aunque parezcan obvias, muchas veces no se tienen claras y esto es porque se carece de un método efectivo, rápido y práctico que dé visibilidad de los montos que una empresa destina durante un periodo determinado.

Esta situación, hasta hace algunos años, era común debido a lo complicado que resultaba llevar registros oportunos y claros de la contabilidad de las organizaciones y lo que contemplaba, como por ejemplo: las compras, adquisición de suministros, el cumplimiento de pagos y el control de gastos. Sin embargo, con el avance de la Transformación Digital y la implementación de más y mejor tecnología, esto ha cambiado notablemente. 

Y es que, a partir de la última década, surgieron en el mercado no sólo prácticas, sino también herramientas tecnológicas capaces de cubrir este trabajo de una forma efectiva. Tal es el caso del segmento Business Spend Management (BSM), perteneciente al ámbito del procurement organizacional, conformado por soluciones –casi en su mayoría en la nube- que unifican y potencializan todas las aplicaciones necesarias para la gestión de los gastos de negocio.

De manera general, el funcionamiento de este recurso digital (implementado a través de un software) se basa en gestionar –de forma eficiente– todos las adquisiciones de bienes y servicios clave para la organización de acuerdo a los objetivos planteados. Su utilidad es tanta que cada vez es más empleado en las estrategias corporativas de cada empresa; no sólo en las etapas de planeación sino también en la operación diaria. 

Esto no es raro si recordamos los cambios que trajo la pandemia. Luego de que ésta iniciara, con el subsecuente paro laboral, se hizo evidente un desfase en la operación de las organizaciones y, por consiguiente, en su situación financiera.

Por ello, el BSM ha tomado importancia como un recurso que permite tener control y visibilidad total del gasto. Y ésta es una tendencia que va a la alza.

Por ello, toca revisar cuáles son algunos puntos que harán, a esta tecnología, un elemento cada vez más frecuente en más organizaciones durante el próximo año:

• Adaptación al teletrabajo: La dinámica laboral, luego de la pandemia, cambió radicalmente. Y es que después de que la mayor parte de las organizaciones lograron continuar su operación, a través de la conexión remota de sus colaboradores, se demostró que era posible que una empresa trabajara a distancia. En este sentido, el software en BSM ayuda a las empresas a seguir operando desde cualquier lugar y momento. Esto significa que cada miembro de la organización puede administrar las tareas contables relacionadas con los gastos de la empresa sin importar su ubicación, lo que favorece a un flujo de trabajo continuo.

• Sin necesidad de espacio físico: Con la digitalización es cada vez menor la necesidad de instalaciones para el almacenamiento. La mayor parte de los software BSM, al guardar la información que recaban en la Nube, ya no hacen necesaria la inversión en servidores ni espacios para ubicarlos. 

• Ahorro de tiempo: la modernización de la gestión de gastos también trae consigo un recorte de las horas que –anteriormente– usaban los colaboradores llenando formularios para después pasarlos a la contabilidad de la compañía.

Hoy queda demostrado que, cualquier empresa que use software para esta tarea, tendrá mayor agilidad y dinámica, en sus procesos, ante las necesidades y exigencias que se puedan presentar.

• Optimización del presupuesto: La situación macroeconómica se anticipa complicada para 2022; fenómenos como el colapso de las cadenas de suministro globales condicionarán (al menos en los primeros meses) el aumento de la inflación. Con ello, se hace indispensable recurrir a opciones tecnológicas capaces de brindar ahorros en la operación sin condicionar su alcance y beneficios.

El BSM resulta muy útil en este punto ya que, incorporar tecnología digital para la gestión de gastos permite reducir, de forma evidente, no sólo costes administrativos, sino también, errores que se presentaban en el cálculo manual. 

• Automatización: Al usar una gestión de gastos digitalizada, muchas actividades de su compañía pueden pasar a un estado estandarizado y automático para que el tiempo y trabajo de los colaboradores de una organización puedan dedicarse a operaciones y actividades que realmente aporten valor.

Afortunadamente, en México, existen distintas opciones en el mercado que entienden y atienden el proceso BSM. Busque cuál es el mejor software para su empresa (en cuanto a capacidad y precio) y comience 2022 con el pie derecho para obtener una adecuada gestión de gastos. Sus finanzas, se lo van a agradecer.

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El autor de este artículo, Gilberto Garza, es RVP of Sales LATAM, Coupa Software.