Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) estandarizan, agilizan e integran procesos en una amplia gama de funciones comerciales. Esto es lo que debe saber acerca de estos sistemas críticos de TI.

Definición del ERP

La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un sistema de aplicaciones de software integradas que gestiona los procesos y operaciones comerciales del día a día en finanzas, recursos humanos, adquisiciones, distribución, cadena de suministro y otras funciones. 

Los sistemas ERP son aplicaciones críticas para la mayoría de las organizaciones porque integran todos los procesos necesarios para ejecutar su negocio en un solo sistema que también facilita la planificación de recursos. 

Generalmente operan en una plataforma de software integrada que utiliza definiciones de datos comunes que operan en una sola base de datos.

Los ERP se diseñaron originalmente para empresas de fabricación, pero desde entonces se han expandido para servir a casi todas las industrias, cada una de las cuales puede tener sus propias peculiaridades y ofertas de ERP. Por ejemplo, el ERP del gobierno utiliza la gestión del ciclo de vida del contrato (CLM) en lugar de las compras tradicionales.

Beneficios del ERP

Los sistemas ERP mejoran las operaciones empresariales de varias maneras. Al integrar la información financiera en un solo sistema, los sistemas ERP unifican los informes financieros de una organización. También integran la gestión de pedidos, lo que hace que la toma de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución sean procesos mucho más simples y menos propensos a errores. 

La mayoría de los ERP también incluyen gestión de relaciones con los clientes (CRM), que son herramientas para realizar un seguimiento de las interacciones con los clientes, proporcionando así información más detallada sobre el comportamiento y las necesidades de los clientes. También pueden estandarizar y automatizar los procesos de fabricación y soporte, y unificar las compras en las unidades de negocio de una organización. 

Los sistemas ERP también pueden proporcionar una plataforma de recursos humanos estandarizada para informes de tiempo, seguimiento de gastos, capacitación y coincidencia de habilidades, y mejorar en gran medida la capacidad de una organización para presentar los informes de cumplimiento necesarios en finanzas, recursos humanos y la cadena de suministro.

Características clave de los sistemas ERP

La escala, el alcance y la funcionalidad de los sistemas ERP varían ampliamente, pero la mayoría de los sistemas ERP ofrecen las siguientes características:

1. Integración en toda la empresa. Los procesos comerciales están integrados de extremo a extremo en todos los departamentos y unidades comerciales. Por ejemplo, un nuevo pedido inicia automáticamente una verificación de crédito, consulta la disponibilidad del producto y actualiza el cronograma de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura.
2. Operaciones en tiempo real (o casi en tiempo real). Debido a que los procesos del ejemplo anterior ocurren a los pocos segundos de recibir el pedido, los problemas se identifican rápidamente, lo que le da al vendedor más tiempo para corregir la situación.
3. Una base de datos común. Una base de datos común permite que los datos se definan una vez para la empresa con cada departamento usando la misma definición. Algunos sistemas ERP dividen la base de datos física para mejorar el rendimiento.
4. Aspecto y sensación consistentes. Los sistemas ERP proporcionan una interfaz de usuario consistente, lo que reduce los costos de capacitación. Cuando un proveedor de ERP adquiere otro software, a veces se abandona la apariencia común en favor de la velocidad de comercialización. A medida que las nuevas versiones ingresan al mercado, la mayoría de los proveedores de ERP restauran la interfaz de usuario consistente.

Tipos de soluciones ERP

Los sistemas ERP se clasifican en niveles según el tamaño y la complejidad de las empresas a las que sirven:

• Los ERP de nivel I  brindan soporte a grandes empresas globales y manejan todos los problemas de internacionalización, incluida la moneda, el idioma, el alfabeto, el código postal, las reglas contables, etc. Los proveedores de nivel I incluyen Oracle, SAP, Microsoft e Infor.
• Los ERP gubernamentales de nivel I  admiten agencias gubernamentales grandes, en su mayoría federales. Oracle, SAP y CompuServe PRISM se consideran Tier I con Infor y CGI Momentum muy cerca.
• Los ERP de nivel II son compatibles con grandes empresas que pueden operar en varios países pero que carecen de alcance global. Los clientes de nivel II pueden ser entidades independientes o unidades comerciales de grandes empresas globales. Dependiendo de cómo se clasifiquen los proveedores, hay de 25 a 45 proveedores en este nivel.
• Los ERP gubernamentales de nivel II se centran en los gobiernos estatales y locales con algunas instalaciones federales. Tyler Technologies y UNIT4 entran en esta categoría.
• Los ERP de nivel III son compatibles con empresas medianas y manejan un puñado de idiomas y monedas, pero solo un alfabeto. Dependiendo de cómo se clasifiquen los ERP, existen de 75 a 100 soluciones ERP de nivel III.
• Los ERP de nivel IV están diseñados para pequeñas empresas y, a menudo, se centran en la contabilidad.

Proveedores de ERP

Los principales proveedores de ERP en la actualidad incluyen:

• Oracle
• SAP
• Microsoft
• Workday
• Sage
• Infor
• Epicor
• ServiceNow
• QAD
• Salesforce

Cómo seleccionar una solución ERP

Elegir un sistema ERP es una de las decisiones más desafiantes que enfrentan los líderes de TI. Además de los criterios de nivel anteriores, hay una amplia gama de características y capacidades a considerar. Ante todo, es importante elegir un proveedor de ERP con experiencia en la industria. Educar a un proveedor sobre los matices de una nueva industria lleva mucho tiempo.

Implementación ERP

Las implementaciones de ERP más exitosas están dirigidas por un patrocinador ejecutivo que patrocina el caso de negocios, obtiene la aprobación para continuar, supervisa el progreso, preside el comité directivo, elimina los obstáculos y captura los beneficios. El CIO trabaja en estrecha colaboración con el patrocinador ejecutivo para garantizar que se preste la atención adecuada a la integración con los sistemas existentes, la migración de datos y las actualizaciones de infraestructura. El CIO también asesora al patrocinador ejecutivo sobre los desafíos y ayuda al patrocinador ejecutivo a seleccionar una empresa que se especialice en implementaciones de ERP.

El patrocinador ejecutivo también debe ser asesorado por un ejecutivo de gestión de cambios organizacionales, ya que las implementaciones de ERP dan como resultado nuevos procesos comerciales, roles, interfaces de usuario y responsabilidades laborales. El equipo ejecutivo del programa debe estar subordinado a un gerente de proyectos comerciales y un gerente de proyectos de TI. Si la empresa ha contratado a una empresa de integración de ERP, sus directores de proyecto deben ser parte del equipo central de gestión del programa.

La mayoría de los profesionales de ERP estructuran su implementación de ERP de la siguiente manera:

1. Obtener la aprobación: el patrocinador ejecutivo supervisa la creación de cualquier documentación requerida para la aprobación. Este documento, generalmente llamado caso de negocios, generalmente incluye una descripción de los objetivos y el alcance del programa, los costos y el cronograma de implementación, los riesgos operativos y de desarrollo, y los beneficios proyectados. El patrocinador ejecutivo luego presenta el caso de negocios a los ejecutivos correspondientes para su aprobación formal.
2. Planificar el programa: el cronograma ahora se refina en un plan de trabajo, que debe incluir la finalización de los miembros del equipo, la selección de socios externos (especialistas en implementación, especialistas en gestión de cambios organizacionales, especialistas técnicos), la finalización de contratos, la planificación de actualizaciones de infraestructura y la documentación de tareas, dependencias. , recursos y plazos con la mayor especificidad posible.
3. Configurar el software: esta fase más grande y difícil incluye analizar las brechas en los procesos comerciales actuales y las aplicaciones de soporte, configurar parámetros en el software ERP para reflejar nuevos procesos comerciales, completar cualquier personalización necesaria, migrar datos usando definiciones de datos estandarizados, realizar pruebas del sistema y proporcionar toda la documentación funcional y técnica.
4. Implementar el sistema: antes de la transición final, se deben completar múltiples actividades, incluida la capacitación del personal en el sistema, la planificación del soporte para responder preguntas y resolver problemas después de que el ERP esté operativo, probar el sistema y tomar la decisión de “Puesta en marcha”. en conjunto con el patrocinador ejecutivo.
5. Estabilice el sistema: después de la implementación, la mayoría de las organizaciones experimentan una caída en el rendimiento comercial a medida que el personal aprende nuevas funciones, herramientas, procesos comerciales y métricas. Además, los cuellos de botella de datos e infraestructura mal limpiados causarán interrupciones. Todos imponen una burbuja de carga de trabajo en el equipo de soporte e implementación de ERP.

Costos ocultos del ERP

Cuatro factores son comúnmente subestimados durante la planificación del proyecto:

• Cambio de proceso de negocio. Una vez que los equipos ven los resultados de sus mejoras, la mayoría se sienten empoderados y buscan mejoras adicionales. El éxito engendra éxito, a menudo consumiendo más tiempo del presupuestado originalmente.
• Gestión del cambio organizacional . El cambio crea incertidumbre en todos los niveles de la organización. Dado que muchos ejecutivos no están familiarizados con los matices de la gestión del cambio organizacional, el esfuerzo se subestima fácilmente.
• Migración de datos . Las empresas a menudo tienen bases de datos superpuestas y reglas de edición débiles. La edición más estricta requerida con un sistema ERP aumenta el tiempo de migración de datos. Este tiempo requerido es fácil de subestimar, particularmente si no se pueden identificar todas las fuentes de datos.
• Código personalizado. La personalización aumenta significativamente el costo de implementación y debe evitarse. También anula la garantía y los problemas informados al proveedor deben reproducirse en el software sin modificar. También dificulta las actualizaciones. Finalmente, la mayoría de las empresas subestiman el costo de personalizar sus sistemas.

Por qué fracasan los proyectos ERP

Los proyectos de ERP fallan por muchas de las mismas razones por las que fallan otros proyectos, incluidos los patrocinadores ejecutivos ineficaces , los objetivos del programa mal definidos, la gestión de proyectos débil, los recursos inadecuados y la limpieza deficiente de los datos. Pero hay varias causas de falla que están estrechamente ligadas a los ERP:

• Selección de paquete inadecuado. Muchas empresas creen que un ERP de nivel I es, por definición, “lo mejor” para cada empresa. En realidad, solo las empresas globales muy grandes utilizarán alguna vez más de un pequeño porcentaje de su funcionalidad. Las empresas que no son lo suficientemente complejas como para justificar el Nivel I pueden encontrar que la implementación se retrasa debido a la sobrecarga de funciones. Por el contrario, las grandes empresas globales pueden encontrar que los ERP de Nivel II o Nivel III carecen de características suficientes para operaciones globales complejas.
• Resistencia interna. Si bien cualquier programa nuevo puede generar resistencia, esto es más común con los ERP. Las unidades comerciales remotas con frecuencia ven la estandarización impuesta por un ERP como un esfuerzo de la sede para aumentar el control sobre el campo. Incluso con una campaña activa de gestión del cambio, no es raro encontrar personas en el campo que retrasan la implementación tanto como sea posible. Incluso los grupos que respaldan el ERP pueden desilusionarse si el equipo de implementación brinda un soporte deficiente. Los partidarios desencantados pueden convertirse en críticos viciosos cuando sienten que se les da por sentado y no se les ofrece el apoyo adecuado.

ERP en la nube

En los últimos años, los proveedores de ERP han creado nuevos sistemas diseñados específicamente para la nube, mientras que los proveedores de ERP desde hace mucho tiempo han creado versiones en la nube de su software. ERP en la nube Hay una serie de razones para cambiar a ERP en la nube , que se dividen en dos tipos principales:

• ERP como servicio . Con estos ERP, todos los clientes operan con la misma base de código y no tienen acceso al código fuente. Los usuarios pueden configurar pero no personalizar el código.
• ERP en una nube IaaS. Las empresas que confían en un código personalizado en su ERP no pueden usar el ERP como un servicio. Si desean operar en la nube, la única opción es pasar a un proveedor de IaaS, que cambia sus servidores a una ubicación diferente.

Para la mayoría de las empresas, ERP como servicio ofrece tres ventajas: el costo inicial es más bajo , las actualizaciones a nuevas versiones son más fáciles y los ejecutivos reacios no pueden presionar a la organización para que escriba código personalizado para su organización. Aún así, migrar a un ERP en la nube puede ser complicado y requiere un enfoque algo diferente al de la implementación de una solución local. Consulte “ 13 secretos de una migración exitosa de ERP en la nube ”.

Bart Perkins, CIO.com