En estos tiempos de trabajar con el conocimiento, la productividad es esencial. Para muchos profesionistas ser productivo significa completar todas las tareas que aparecen en su computadora; contestar el correo electrónico; cubrir las reuniones en videoconferencia que tiene programadas, firmar documentos, crear textos, cerrar las cuentas del día, etc.
La persona competitiva se mide por su productividad. Si no eres suficientemente productivo, entonces no puedes subir de puesto. Esto genera una presión terrible, porque nos obliga a ser multi-tareas, bajar aplicaciones, consultar el correo electrónico en todo momento. Pero, ¿realmente somos más productivos con toda la tecnología?
Es difícil dar una respuesta porque hay pocos estudios al respecto. Sin embargo, le puedo contar mi caso: he usado muchas herramientas para ser más productivo, y aquí le expongo mi análisis de las últimas tres:
- Diario de viñetas, mejor conocido como Bullet Journal tiene la ventaja de que es una libreta física. Lo escogí para regresar a la escritura manual y, aunque funciona muy bien para monitorear los hábitos, en realidad genera más estress duplicar las tareas que hacemos por escrito y que llevamos finalmente a las computadoras.
- Administradores de tareas por computadora como: Things, todoist, Trello, entre muchos otros. He probado varios y le puedo decir dos cosas: 1) Hay que invertir tiempo en aprender a usarlos porque la curva de aprendizaje es importante; una vez que los conocemos, es fácil administrar las tareas. 2) Adquirimos un “esclavizador” digital que nos monitorea en el teléfono, la computadora, en la tableta, y hay que anotar todo, incluso los tiempos de descanso y tiempos muertos para tener un monitoreo real de cómo usamos el tiempo. Esto es sumamente estresante: no sabemos si usamos más tiempo en nuestras tareas laborales que capturando en la aplicación.
- Es una multiplataforma, una de sus virtudes es que puede hacer bases de datos personalizadas en forma sencilla sin conocimiento de programación. Esta función permite tomar notas, monitorear hábitos y tareas, además de convertirse en un centro de control de nuestra vida digital. A diferencia de los dos anteriores, tiene más elementos para ayudarnos en las tareas y su intromisión en el cumplimiento de actividades es menor. Pero también requiere un aprendizaje previo y la captura y actualización de la información diaria es importante.
En conclusión, le puedo decir que si quiere menos stress, use menos tecnología para controlar sus tareas. Las herramientas actuales duplican el tiempo de actualización y no hacen más o menos tareas. Nos ayudan a recordar tareas y ponen cierto orden jerárquico en ellas, pero no reducen el stress que produce no terminarlas.
La solución es un equilibrio entre monitorear las actividades en papel y tener alguna herramienta digital para recordatorios. Pero “medir nuestra productividad”, es decir, las horas trabajadas, nuestro desempeño, etc., lo único que agregará será una tensión mayor en nuestra vida laboral y personal. Usted decida.
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El autor de la columna “Tecnogob”, Rodrigo Sandoval Almazán, es Profesor de Tiempo Completo SNI Nivel 2 de la Universidad Autónoma del Estado de México. Lo puede contactar en tecnogob@pm.me y en la cuenta de Threads @horus72.
