Los eventos híbridos se perfilan como la tendencia dominante (80%) en México, así lo considera IBTM Américas.

Eleonora García, Directora General de IBTM Américas, comenta que la industria de eventos y reuniones ha experimentado una transformación significativa en los últimos años, impulsada por varios factores como la pandemia de Covid-19, los avances tecnológicos y el cambio en las preferencias de los asistentes. Estos cambios han redefinido la manera en que se planifican, organizan y ejecutan los eventos, dando lugar a nuevas tendencias y modelos de negocio.

En la actualidad –agrega García–, las exposiciones al 100% presencial han regresado mientras que los congresos sí han mantenido la modalidad híbrida del 20% ya que es más funcional en ese sector. En temas de asistencia por incentivos, sin duda, son presenciales al 100%, aunque existe la mezcla ya que al momento de llegar a ventas todo mundo quiere asegurar su lugar, generar encuentros cara a cara para cerrar negocios. Las mejores prácticas son cuando preguntas en sitio y hay un intercambio de conocimientos.

La Directora relata que la pandemia ha sido un catalizador crucial en la transformación de la industria de eventos y reuniones. Durante los momentos más críticos de esa época, las restricciones sanitarias y las medidas de distanciamiento social llevaron a la cancelación o posposición de innumerables eventos presenciales. Esto obligó a los organizadores a adaptarse rápidamente y explorar alternativas virtuales para mantener la conexión y el compromiso con sus audiencias.

Según un informe de Allied Market Research, la industria mundial de reuniones, incentivos, convenciones y exposiciones (MICE) estaba valorada en $598,200 millones de dólares en 2022 y se estima que alcanzará los $2,309.400 millones de dólares en 2032. Mientras que datos de The Insight Partners indican que se espera que la cuota de mercado global de la industria de eventos crezca de $958,54 mil millones de dólares en 2021 a 1,965,99 mil millones de dólares en 2028. Se estima que el tamaño del mercado de la industria de eventos crecerá a una tasa compuesta anual del 11,1% de 2022 a 2028.

Los avances tecnológicos han jugado un papel fundamental en la evolución de la industria de eventos. Herramientas de videoconferencia como Google Meet, Zoom, Microsoft Teams y Webex se convirtieron en pilares esenciales para la realización de eventos virtuales. Estas plataformas han mejorado significativamente, ofreciendo funciones avanzadas como la traducción en tiempo real, salas de grupos pequeños y análisis detallados de la participación de los asistentes.

Además, la realidad aumentada (AR) y la realidad virtual (VR) han comenzado a integrarse en los eventos, proporcionando experiencias inmersivas que simulan la interacción presencial. Por ejemplo, empresas como Hopin y Virbela han desarrollado entornos virtuales en 3D donde los asistentes pueden moverse e interactuar como si estuvieran en un evento físico, mejorando la experiencia del usuario y aumentando la participación.

Cambio en las preferencias de los asistentes

Las preferencias de los asistentes también han evolucionado, con una creciente demanda de flexibilidad y accesibilidad. Hoy en día, los eventos se dividen en tres formatos principales: presencial, online e híbrido, cada uno con sus propias ventajas y desventajas.

Eventos Presenciales: Los eventos presenciales siguen siendo populares debido a la oportunidad que ofrecen para la interacción cara a cara y el networking. La experiencia inmersiva y el ambiente propicio para el aprendizaje y la colaboración son características que muchos asistentes valoran. Sin embargo, este formato también presenta desventajas significativas, como los costos elevados de logística, alojamiento y transporte, además de las limitaciones geográficas que impiden a personas de otras regiones o países participar fácilmente.

Eventos Online: Los eventos online han ganado popularidad debido a su accesibilidad y costos reducidos. Estos eventos permiten la participación desde cualquier lugar del mundo y eliminan los gastos de transporte y alojamiento. Además, la flexibilidad de grabar y reproducir sesiones es una ventaja considerable. No obstante, la menor interacción directa y la falta de una experiencia inmersiva son desventajas notables. Los problemas técnicos, como la dependencia de una buena conexión a Internet, también pueden afectar la experiencia de los participantes.

Eventos Híbridos: Los eventos híbridos combinan lo mejor de los formatos presenciales y online, ofreciendo una flexibilidad que atrae a una amplia gama de asistentes. Este formato permite un mayor alcance, al atraer tanto a participantes locales como internacionales, y es adaptable a la situación de los asistentes. Sin embargo, los eventos híbridos son más complejos de organizar, requieren una planificación y coordinación meticulosas y pueden ser más costosos inicialmente debido a la necesidad de tecnologías adicionales. Además, gestionar simultáneamente audiencias presenciales y virtuales presenta desafíos técnicos significativos. Según un informe de Grand View Research, se espera que el tamaño del mercado mundial de venta de entradas para eventos en línea se valoró en $55,400 millones de dólares en 2022 y se espera que crezca a una tasa anual compuesta del 6,0 % entre 2023 y 2030.

El mercado de eventos en México y en todo el mundo está en constante evolución, adaptándose a las nuevas demandas y circunstancias. Los eventos híbridos se perfilan como la tendencia dominante (80%), ofreciendo una combinación de accesibilidad, interacción y flexibilidad. Al enfocarse en la tecnología, la planificación detallada y el contenido de valor, los organizadores pueden garantizar el éxito de sus eventos, satisfaciendo las variadas necesidades de sus audiencias y asegurando que cada evento sea una experiencia memorable y eficaz, concluyó García