En marzo de 2009, el Conaculta inició una transformación, enfocada en la alineación y automatización de procesos, así como en la homologación de herramientas tecnológicas (plataformas, servidores, bases de datos, software).
“Cambiamos el enfoque para que los procesos fueran horizontales y se privilegiara el servicio mediante la herramienta abierta Intalio, un BPM con el cual empezamos a clarificar y mapear los procesos para hacerles una reingeniería, con esto disminuiremos los tiempos, tendremos indicadores de eficiencia, optimizaremos nuestros recursos y mejoraremos los niveles de servicio”, señaló Luis Jauregui Nares, coordinador Nacional de Innovación y Calidad.
Asimismo, en enero de 2010 se terminaron las pruebas finales del BPM y empezó a operar en febrero. Dentro del Conaculta han sido identificados 30 procesos críticos de los cuales el área de TI pretende automatizar 14 este año, empezando con los de Convenios y Contratos y Control de Pagos; para seguir con los procesos Editorial, Apoyos y Donativos, Presupuesto, Control de Viáticos y Pasajes y Recursos Humanos.
“Iniciamos con el de Convenios y Contratos para apoyar a la Dirección General Jurídica (al año se hacen cerca de 4 mil transacciones). El objetivo es disminuir de dos meses a cinco días hábiles el tiempo promedio que se tarda un convenio-contrato”, dijo el Coordinador.
“En el Control de Pagos se definieron ventanillas únicas donde se hace la recepción electrónica y física de los mismos para canalizarlos al área correspondiente y, por otro lado, vía Web la gente sabe si cumple o no con los requisitos para tramitar su pago. Antes el proceso manual arrastraba muchos errores, ahora se tiene mayor control y se sabe quién atendió y dónde va el trámite”.
Actualmente, Luis Jauregui busca la digitalización documental para tener una oficina sin papel. También trabaja en la actualización de la infraestructura tecnológica, con un enfoque “institucional” y de aprovisionamiento de servicios vía Web.
