Cuando Actinver adquiere Prudential Bank y Prudential Finantial en 2009, suma a sus actividades comerciales un amplio portafolio de servicios bancarios que debe integrar con otros productos provistos a sus clientes a través de sus subsidiarias Grupo Financiero Actinver, Actinver-Lloyd, Actinver Finantial y Actinver Casa de Bolsa.

Esto, sin duda, plantea un desafío importante, pues además de integrar todas sus ramas de negocio, los ejecutivos de la empresa deben tener acceso a información oportuna y precisa para tomar las decisiones estratégicas que impactarán a la empresa y a sus clientes.

“La empresa se ha dedicado en cuerpo y alma a hacer crecer su negocio, y una forma ha sido a través de adquisiciones y fusiones”, señala Odin Yamill Ahuatzin, gerente de Business Intelligence de Actinver. “Lo que a lo largo de 15 años le ha permitido ganar una importante posición en el mercado de valores del país. Y con la adquisición de Prudential, que se convertiría en Banco Actinver, cambiaron radicalmente las necesidades de información de la organización”.

Y ese crecimiento orgánico que le ha permitido afianzarse en el mercado, también le ha representado un desafío: trabajar con distintas bases de datos.

Se volvió preponderante conocer al detalle factores que les permitan tomar decisiones en un breve lapso de tiempo y con herramientas que garanticen la calidad y utilidad de la información. “Y precisamente surge de ahí la necesidad de integrar toda la información de Actinver”, añade.

Hoy en día, suman tres las plataformas que conviven al interior de Actinver: por un lado, el negocio de casa de bolsa utiliza DB2 de IBM; por otro, la operadora de fondos de inversión y el core bancario corren con de Oracle Database 10g y Microsoft SQL Server. “Concluimos que la mejor solución era crear un data warehouse en el que pudieran integrarse estas bases de datos”, apunta Ahuatzin. “Por tanto, nos inclinamos por implantar Oracle Data Integrator 11g para consolidar nuestras plataformas en un solo lugar”.

Mediante este data warehouse, Actinver fue capaz de realizar consultas a las diferentes bases de datos de producción mucho más rápidamente. Redujo el tiempo de lectura entre siete y diez minutos, al tiempo de optimizarlas, además de eliminar la necesidad de hacer consultas en línea a través de un servidor dedicado.

Asimismo, hoy es posible realizar cargas de datos en horas de no producción, cuando no se utiliza el ancho de banda, en especial por las noches, lo que permite tomar snapshots de las tablas de cierre de cada negocio a un costo muy bajo.

A decir del gerente de Business Intelligence, cuando se consulta una base de datos en el momento que se realizan las transacciones, se compite por los recursos. Por ejemplo, si se quiere saber cuántos depósitos se hicieron mientras operan las unidades de negocio, le quita poder de procesamiento y memoria a otras transacciones prioritarias, algo que una casa de bolsa no puede permitirse.

“Nuestros clientes son de alto perfil, así que es imperdonable decirles que no pueden realizar transacciones porque el sistema se cayó”, advierte. “Con esta herramienta se extrae la información alrededor de la medianoche para presentarla al otro día sin que interfiera con otros procesos”.

Otra de las ventajas, agrega, es la posibilidad de programar tareas en función de otros eventos. “Podemos disparar procesos de carga en función de un evento remoto. Por ejemplo, una sucursal en provincia o en el extranjero deposita un archivo en la carpeta, y tener la seguridad de que se dirija a la base de datos y de ahí pase al Data Integrator”, apunta.

Esto, además, ofrece un proceso desatendido que no requiere de operadores. De ahí que no requiera demasiadas horas y su programación sea sencilla, ya que una vez que se han analizado las áreas de negocio, se diseña cómo se presenta esa información en el almacén de datos.

Extraer toda esa información de las diferentes bases de datos y consolidarla en un repositorio central no tendría mucho sentido si no se utiliza a favor del negocio, los usuarios finales y los clientes mismos. Para ello, Actinver contempló agregar una solución de inteligencia de negocios, Oracle Business Intelligence.

A manera de analogía, Ahuatzin describe a la extracción de datos como el motor de un automóvil, mientras que la inteligencia de negocios sería la carrocería que va a atraer al consumidor para adquirirlo. “BI nos permite hacerle llegar a los usuarios la información de manera automática. No es necesario que los usuarios entren a la aplicación y hagan sus reportes. Lo que tenemos que hacer es programarlos para que los reciban directamente a su correo electrónico”, explica el ejecutivo.

Cabe mencionar que anteriormente se producían reportes en archivo planos de Excel, los cuales se imprimían por volumen para enviarse después a las oficinas regionales. “Era como subir una montaña en bicicleta”, asevera. “Logramos despertar el apetito de los directores regionales y de las sucursales de más información. Y si está en nuestras manos entregar esa información, estaremos en una posición privilegiada de convertirnos en una ventaja estratégica para Actinver”.

Hoy, los ejecutivos de finanzas de la red de sucursales de la compañía reciben reportes con información actualizada y fácil de analizar para identificar las tendencias y tomar decisiones inmediatas. También les da acceso vía navegador a herramientas como dashboards, scorecards, reportes ejecutivos, listados y KPIs, entre otras.

“La gente de TI nos debemos a los usuarios finales. No desarrollamos soluciones para nosotros sino para ellos, y que a su vez hagan llegar ese beneficio a los clientes, traduciéndose en estabilidad y crecimiento para la compañía”, señala.

Ahuatzin considera que la experiencia de los ejecutivos es determinante. Si bien en un inicio hubo resistencia por parte del personal contable y de operaciones, pronto descubrieron la conveniencia del portal de BI. De hecho, afirma que les resulta ser una experiencia interesante arrastrar datos y objetos para diseñar una consulta, y a partir de ahí tomar decisiones estratégicas. “El portal de BI se vuelve adictivo”, afirma. “Les pone la información que requieren en charola de plata”.

A esto se suma el hecho de que no se requiere instalar software adicional en las terminales de los usuarios para acceder a dicho portal, pues es posible hacerlo desde prácticamente cualquier navegador, ya sea Internet Explorer, Safari o Firefox, lo cual reduce considerablemente el costo de propiedad del software, y puede llegarse a todos los niveles de la organización.

“Una de las ventajas es tener un modelo de negocios unificado. Hoy podemos enfocarnos y planear nuestros objetivos de negocio, al tiempo de calcular la productividad y las metas de los promotores y sucursales en un mismo lugar”, agrega Ahuatzin.

El proyecto arrancó oficialmente en febrero de 2010, cuando se recopilaron los requerimientos de las filiales de Actinver y el gerente de Business Intelligence se capacitó en el manejo del data warehouse para tenerlo listo en su primera versión en mayo siguiente.

En tanto, el sistema de Business Intelligence se implementó en junio y se comenzó a proveer información a finales del mismo mes. “Fue un proyecto bastante rápido”, reconoce.

Para Ahuatzin la lección más valiosa de un proyecto de esta magnitud es que cada hora y día dedicados al análisis y levantamiento de los requerimientos es una hora y un día que se van a ahorrar en problemas.

“No hay valor más preciado para una empresa que su información. Para Actinver, el activo más valioso, después del capital de sus clientes, es la información. Nosotros buscamos con este proyecto hacerle llegar a nuestros ejecutivos las herramientas necesarias que les permitan tomar las decisiones de manera rápida y precisa”, concluye.