A lo largo de los años, los departamentos de TI empresariales no han tenido del todo claro los costos de los servicios de TI individuales y de las aplicaciones, pero los nuevos presupuestos y la relativa transparencia de los costos del cloud computing han obligado a los CIO a enfocarse más.

Esta necesidad de obtener detalles precisos sobre los costos de TI ha impulsado un mercado de software de administración financiera TI, que ayuda a los CIO a planear como presupuestar y asignar dinero a servicios que abarcan hardware, software y personal.

Aunque la economía ha demandado el control de los costos, la disponibilidad de capacidad de computación, almacenamiento y aplicaciones en demanda de los proveedores cloud ha intensificado la presión sobre la TI interna para que sea más transparente -y más competitiva- en costos.

“Antes, si no tenías una buena visibilidad de los costos de TI, sería posiblemente algo frustrante para los integrantes de negocios. Pero ¿qué más podían hacer?”, señala Barbara Gomolski, vicepresidente administrativa de Gartner. “Ahora, si no tienes buena visibilidad sobre cuánto cuesta proporcionar almacenamiento o conectividad de red o correo electrónico, los integrantes del negocio pueden fácilmente salir al mercado y decir ‘bueno, más o menos podemos proporcionarlo por cinco dólares al mes por buzón, y creo que lo deberíamos´”.

Con un mejor entendimiento del costo, los equipos de TI pueden comenzar a satisfacer a los gerentes -que cada vez saben más de tecnología- que quieren saber más que solamente cuánto se gasta en, digamos, computadoras de escritorio. Lo gerentes de hoy quieren saber cuánto cuesta proveer movilidad empresarial, por ejemplo, y quieren ver el panorama general. Ellos investigan acerca de los modelos de costos que toman en cuenta el hardware, software, mano de obra y costos de mantenimiento, además de distinguir entre diferentes niveles de servicios y alcance de utilización, señala Gomolski.

En First Horizon National Corp., los líderes empresariales de las entidades bancarias de la empresa tenían muchas ganas de conocer la información sobre costos de forma detallada. “Tuvimos problemas al explicar a nuestros segmentos de negocios porqué sus costos de TI estaban creciendo”, recuerda

Ann Fite, directora de finanzas de la firma. “La tecnología en ocasiones parece un agujero negro para las personas que no tienen que ver con ella”.

First Horizon invirtió en software de administración financiera de TI de Digital Fuel, el cual permite a los usuarios del banco ver el desglose de cuánto cuesta correr una aplicación en particular, de igual forma que un depósito o una solicitud de préstamo, más un desglose de los gastos. Esto ayuda a los líderes empresariales a entender los costos de las solicitudes de nuevas características o cambios regulatorios, por ejemplo, en comparación con el mantenimiento del hardware o software, señala Fite.

First Horizon solo ha estado usando las aplicaciones de Digital Fuel durante un par de meses, pero ya “hemos tenido mucho éxito haciendo que los costos sean más transparentes a las líneas de negocios”, sostuvo Fite. Para el futuro, First Horizon planea usar el software para identificar solicitudes redundantes de desarrollo de aplicaciones, por ejemplo, y para correr análisis de las iniciativas TI que se propongan para determinar su efectividad en costos.

Inversión más inteligente

En general, la tendencia hacia una mayor visibilidad en los costos TI es algo bueno para la industria. Significa que los negocios son más inteligentes con sus inversiones en tecnología, señaló Gomolski.

“Las organizaciones que han realizado la inversión [en administración financiera de TI] tienen la capacidad de reconocer áreas en donde están gastando dinero pero no deberían: servicios que son poco utilizados o costos desproporcionadamente superiores al valor que genera”, afirma Gomolski. “Finalmente estamos aprendiendo como realizar nuestras inversiones de forma un poco más inteligente”.

Sin embargo, llegar a una completa transparencia de los costos TI no es fácil.

Para comenzar, se espera que los gerentes de TI presten más atención al presupuesto y las prácticas de planeación (ajustar presupuestos de acuerdo a los costos reales y a los objetivos operativos revisados, por ejemplo) que usualmente no son una fortaleza tradicional del profesional TI centrado en la tecnología.

“Si te encuentras con un gerente de línea de almacenamiento y le dices que tiene que comenzar a hacer una revisión de sus pronósticos de software todos los meses, él buscará una herramienta que lo haga automáticamente”, señala Yisrael Dancziger, presidente y CEO de Digital Fuel.

Con las herramientas correctas, los presupuestos de TI pueden convertirse en recursos dinámicos que reflejen los costos del uso real y permitan ajustes automáticos (como metas de ingresos y cambios en los gastos generales) y no en documentos estáticos que rápidamente quedan desactualizados. La capacidad para realizar presupuestos basados en hechos, y a la vez en la demanda de las unidades de negocio y las métricas históricas, hace una gran diferencia, sostiene Dancziger.

Digital Fuel hace ese tipo de herramienta -una suite entera de herramientas, entregadas vía un modelo de software como servicio- como también lo hacen otros especialistas en finanzas TI como Apptio y ClearCost. Los grandes proveedores de herramientas de administración TI también ofrecen software de administración financiera, como BMC (que adquirió ITM Software en el 2008), CA y HP.

Las herramientas se encuentran diseñadas para consolidar las métricas de finanzas TI y desempeñar funciones como realización de presupuestos, modelamiento de costos, cobros y administración de proveedores. Ellos han estado en el escenario desde el 2000, pero las primeras opciones no se encontraban maduras y no cubrían toda la gama de funciones TI requeridas, señala Gomolski. Ahora han madurado. “En la actualidad las herramientas pueden proporcionar una opción punto a punto”, señala.

Para First Horizon, el modelo SaaS es una buena alternativa, ya que no es una aplicación core y el modelo de alojamiento permite una implementación rápida, sostiene Fite. “La vía más accesible para nosotros fue permitir a Digital Fuel correr esta aplicación y que nosotros aprovecháramos su conocimiento”, sostiene.

Dancziger de Digital Fuel afirma que los clientes potenciales se encuentran cómodos con el modelo SaaS, aunque insisten en tener los detalles acerca de la infraestructura de seguridad de la compañía. “Tuvimos que invertir mucho en capacidades de seguridad para poder estar en capacidad de convencer a las compañías como el Deutsche Bank, Capital One e IBM de colocar la información de sus gastos generales en una solución como ésta. Pero lo están haciendo”, señaló Dancziger.

Más allá de las hojas de cálculo

Para muchas compañías, el software de administración financiera es un reemplazo de los resultados de las hojas de cálculo. El software hace el trabajo pesado: recolectar datos estructurados y no estructurados de toda la empresa, limpiarlos, y normalizarlos de modo tal que puedan ser analizados. Los reportes estándar facilitan ver métricas más amplias como el gasto de TI como porcentaje de los ingresos de la compañía, así como reportes técnicamente más detallados como la comparación de costos de servidores Windows, Linux y Unix servers, desglosados por hora.

Tener ese tipo de datos permite a los equipos de TI articular de forma más clara cómo es que las inversiones en tecnología se traducen en valor de negocios.

“Tiene que ver más con entender los costos y reportar esos costos”, señala Jeff Day, director de mercadotecnia de Apptio. “Es hacer presupuestos, pronósticos y optimización. Es ayudar a los grupos de finanzas TI y al CIO a llevar el negocio de TI”.

Armado con mejores datos y una visión de negocios más clara, TI se encuentra en mejor posición para obtener la luz verde en los proyectos que se proponen. “Un CIO puede hablar el lenguaje de los negocios y decir ‘aquí’ está cuánto va a valer esta tecnología, aquí cuánto va a costar mantenerla año por año, y aquí está el valor de negocio que nos va a traer en términos de productividad, incremento del valor o lealtad del cliente’”, señala Day. “Cuando un CIO puede hablar en esos términos, cambia el rol de TI de ser solo un centro de costos a transformarse en un asociado estratégico de la empresa”.

El software de administración financiera para TI también puede ayudar a los usuarios de TI a identificar áreas en donde pueden reducir costos: servidores que son buenos candidatos para la consolidación o virtualización; aplicaciones que puede que estén listas para su jubilación; oportunidades para al almacenamiento en capas; y contratos de soporte que no valen la pena mantener.

“Esto no solo se trata de la contabilidad de los costos. Esto tiene que ver con observar el costo y compararlo con el valor y ayudar al negocio a decir ‘esta no es una buena forma de gastar nuestro dinero’”, agrega Gomolski.

Generalmente TI no llega a ningún lado cuando sugiere apagar una aplicación heredada sin proporcionar cifras para respaldar la sugerencia. Dejando en claro cuánto están gastando y la cantidad de recursos que una aplicación consume, TI puede mejorar la situación y presentar la solicitud a la persona de negocios, sostiene el ejecutivo.

“‘Dígame: ¿obtiene suficiente valor para justificar esto?’ Muchas veces le dirán ‘apágalo’”.