Una Pyme, una automotriz, una manufacturera, así como prácticamente cualquier empresa que ofrece productos o servicios tienen la necesidad de utilizar los servicios de TI en poca o gran medida, pero ¿Qué pasa cuando el costo de utilizar estos servicios no es analizado como debería de ser?, quizá resulte un tanto fuerte juzgar lo que “debería o no de ser”, sin embargo al saber que hay diversas maneras de realizar los gastos de TI y que estos pueden ayudar y beneficiar al negocio, uno lo piensa dos veces antes de proveerse de estos, ya que sin analizar las diversas opciones es prácticamente imposible no preguntarse cuál será la clave para lograr esto.
A lo que nos referimos anteriormente es a la importancia que tiene la correcta identificación de costos de la provisión de servicios de TI, así como saber identificar los componentes que los constituyen, ya que esta gestión financiera puede definir el correcto camino a seguir y si se podrá obtener o no, una utilidad del uso de servicios de TI.
Primero que nada resulta interesante ahondar más en este tema, antes de llegar a mencionarse algunos puntos clave. Para hacer esto comenzaremos mencionando un ejemplo, como bien dice Jorge Blanco, consultor de Pink Elephant en Iberoamérica, “Al momento de llevar a cabo una Gestión Financiera de los servicios el objetivo principal es, conocer primero que nada, el costo de la provisión de los servicios para posteriormente recuperar ese costo en el caso de una unidad interna de TI o tener utilidad en el caso de ser una unidad externa, hay que poder reconocer las áreas de oportunidad y lograr una mayor eficiencia de éstas” . Con lo anterior, podemos entender que resulta imprescindible saber dónde se encuentran exactamente las áreas de oportunidad para no afectar otras áreas.
Como un primer paso para acercarse un poco más a lo que es la gestión financiera de la provisión de Servicios de TI podemos mencionar que la identificación de los componentes es muy parecida a la misma identificación que se realiza en otras áreas del negocio, por ejemplo, en el caso de una empresa manufacturera, se tienen exactamente identificados todos los costos que conlleva realizar la fabricación de su producto, ya que el hecho de no tener bien identificados dichos costos puede significar pérdida, pues se estará gastando de más en un proceso que podría resultar más económico y con igual o mejor calidad, lo que nos lleva a ver que este gasto que se está efectuando no resulta del todo productivo, ya que se podría estar usando en otro proceso, material o inclusive en otra área del negocio, que quizá este “necesitado” de un mayor presupuesto, respecto a esto, Jorge Blanco menciona lo siguiente: “TI irónicamente ha ayudado a empresas manufactureras y de construcción a tener sistemas y modelos de costos eficientes, pero desgraciadamente dentro de TI no se han visto beneficiados con la aplicación de estos modelos, ya que existe una percepción errónea de que esto no agrega valor al negocio”.
En la medida que se tenga identificado todo gasto que se realiza, cómo se realiza, a quién se paga y diversos aspectos de igual relevancia, es como se podrá ir teniendo un mejor reconocimiento del costo real de la provisión de servicios de TI y del valor que estos agregan; TI entrega valor al negocio mediante una correcta provisión de servicios de TI y a su vez el cliente (la empresa) es quien da valor al servicio, en la medida en que TI la ayuda a lograr sus resultados, por lo que resulta importante entender que el cliente debe de obtener un mayor valor con respecto al costo de la misma provisión de los servicios.
Resulta importante que aquellas personas encargadas o quienes tienen relación con las finanzas del área de TI estén conscientes de los beneficios y valor que se puede obtener de la correcta Gestión Financiera, que a su vez puede llegar a verse reflejada en el eficiente manejo y calidad de los productos o servicios que el negocio brinda.
Jorge Blanco, consultor de Pink Elephant en Iberoamérica.
