Las Secretarías de la Función Pública, la Reforma Agraria y la de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación unieron fuerzas para crear GRP G3, un sistema compartido de planeación de recursos gubernamentales con el que se han logrado agilidad, ahorros y transparencia.
El primer paso fue llevar a cabo el análisis y la homologación de procesos. El reto fue definir la mejor práctica para cada proceso –el menor número de pasos, el menor uso de recursos y realizarlo de la mejor forma–, que sería adoptada por las dependencias. Fueron identificados tres macro procesos, 17 procesos y 62 subprocesos, de los cuales 18 correspondían a Recursos Financieros, 19 a Recursos Humanos y 25 a Recursos Materiales.
Después de seleccionar la mejor práctica de cada uno de esos procesos, se creó el modelo funcional que consta de tres macro procesos, 10 procesos y 40 subprocesos, de los cuales 13 son de Recursos Financieros, 14 de Recursos Materiales y 13 de Recursos Humanos.
Los procesos administrativos homologados en materia de recursos financieros y materiales fueron tomados como base para realizar los Manuales Administrativos de Aplicación General, presentados en agosto del 2010 por el Secretario de la Función Pública.
Para seleccionar la mejor herramienta tecnológica con la cual serían automatizados los procesos fue lanzada una licitación pública en la que participaron varios proveedores. Asimismo, se llevó a cabo el análisis de los distintos sistemas ERP disponibles en el mercado. Entre algunas de las características que debía tener destacaba la trazabilidad, la modularidad, la flexibilidad y la seguridad. La implementación de la solución comenzó en el segundo semestre del 2009; y en la etapa de automatización de los procesos participaron la SFP, SAGARPA y SRA.
Juan Roberto Ávila Ruiz, director general de Tecnologías de la Información de la SFP, dijo: “Uno de los motivos de por qué buscamos una solución ya existente en el mercado fue que si hubiéramos desarrollado una nueva herramienta, habría implicado bastante tiempo y se hubiera necesitado un equipo grande de desarrolladores expertos en la herramienta que se eligiera, o contratar a un grupo de externos que la desarrollara”.
Actualmente han sido automatizados en las tres dependencias todos los subprocesos de Recursos Financieros, la mayoría de los subprocesos de Recursos Materiales (excepto Mantenimiento de Bienes) y el subproceso de planeación de la organización dentro de Recursos Humanos. La solución empezó a operar en enero de 2011.
Jaqueline Inguanzo Olivas, directora general de TI de la SRA, destacó que, además de la comunicación con el personal así como su capacitación, otro factor de éxito del proyecto fue el apoyo desde los niveles directivos.
Algunos de los beneficios alcanzados con la implementación del GRP G3 son los siguientes:
Transparencia y rendición de cuentas.
Mejora en la eficiencia y eficacia operativa de las áreas administrativas.
Mayor control y eficiencia.
Una sola fuente de información en línea, confiable y oportuna para la toma de decisiones, permitiendo un mayor control y seguridad en su manejo.
Procesos automatizados de punta a punta.
Procesos y flujos de trabajo homologados.
Apego a la normatividad vigente.
La implementación del GRP G3 también derivó en la creación de un Centro de Servicios Compartidos, establecido en la Secretaría de la Función Pública, para garantizar la gobernabilidad del sistema.
Cabe señalar que la licitación del GRP fue hecha a nombre del gobierno de México, lo cual lo hace dueño del uso del licenciamiento adquirido así como de las configuraciones que se le hagan ex profeso al sistema. Por estos motivos, se habla de su trascendencia transexenal, ya que existe la posibilidad de que las otras dependencias federales homologuen y automaticen sus procesos con esta misma herramienta y conocimiento, aprovechando las economías de escala.
