En la comercializadora de vinos y licores de marcas premium, Bodegas La Negrita, Germán Vargas Yanes, director de Sistemas de Información, lideró un proyecto integral de digitalización de documentos. Luego de evaluar varias soluciones, se seleccionó a DOCFLOW de DOCSOLUTIONS, por ser una aplicación en la nube. “La implementación comenzó en abril y concluyó en diciembre. Esta solución la ligamos con multifuncionales Toshiba, que tienen múltiples salidas en red. El documento digitalizado se envía a un servidor que lo convierte de un documento óptico a un PDF, que permite búsquedas y apoya flujos de documentos digitales”, dijo.
Vargas Yanes también impulsó el uso de la herramienta de inteligencia de negocios. “Incorporamos tableros de control con información dinámica que generamos de ventas y cruzamos con información de nuestros clientes. Antes, sólo el director de Ventas y el director general podían utilizar la herramienta; hoy, los usuarios pueden hacer estos reportes y/o consultas multidimensionales”, señaló.
Asimismo, se lanzó la versión 2.0 de la aplicación móvil que utilizan los promotores en campo. “Ésta trabaja en plataformas con redes 4G, que permiten la generación y manejo de información multimedia (fotos, ubicación satelital) de una manera más sencilla, rápida y eficiente”.
Por otra parte, se cambió la solución de facturación electrónica a un proveedor más robusto (MASTEREDI) que les permite reaccionar con mayor rapidez. “Con la información electrónica que publican nuestros clientes de autoservicios generamos las órdenes de compra automáticamente en nuestro ERP, donde sólo esperan a ser confirmadas y liberadas. Así, automatizamos el proceso, y el factor humano se enfoca en atender a los clientes, y cubrir otros nichos”, detalló el director de Sistemas de Información.
Otros proyectos importantes son la creación de la base de datos de los centros de consumo –CRM hecho a la medida–; la estandarización y documentación de los procesos del negocio; la planeación del reemplazo del ERP (en la nube); y el cambio de imagen de la compañía, que estuvo acompañado por la transformación del sitio web y la presencia de las marcas en redes sociales.
