¿Trabaja usted durante el almuerzo todos los días, llega tarde a las juntas y no cumple con los plazos? ¿Sus responsabilidades profesionales interfieren con su vida personal? Si respondió que sí, tal vez necesita perfeccionar sus habilidades para administrar su tiempo.
La mayoría de la gente aprende técnicas para administrar su tiempo conforme ganan experiencia, pues se dan cuenta de que es algo necesario para realizar su trabajo. Sin embargo, como siempre ocurre, cuanto más invierte en ello, mayor será la recompensa.
Para cumplir con sus objetivos a corto y largo plazo, la administración del tiempo es crítica para dar prioridad a las tareas, programar citas, correos electrónicos, proyectos y mucho más, sin mencionar las responsabilidades familiares. ¿Qué pasos puede dar usted para recuperar algo de su tiempo? Como muchas habilidades, puede perfeccionar sus prácticas para la administración del tiempo con un poco de diligencia y práctica.
Para ayudarle en su búsqueda de hacer más, CIO ha reunido esta útil lista para ayudarle a aprovechar al máximo su ocupado día.
1. Planear es la clave: Haga listas y utilice las herramientas a su disposición
El ritmo al que la mayoría de nosotros trabajamos es impresionante y documentar las ideas y las tareas es una forma de asegurarse de que las cosas se vayan al limbo. Cuando haga listas, recuerde registrar tanto como pueda – esto le ayudará a retomar el rumbo más rápido cuando revise su tarea más tarde. La mayoría de nosotros tiene una table, un smartphone o una laptop con nosotros durante el día y la noche. Cada uno de éstos tiene alguna herramienta de administración del tiempo integrada o preinstalada, y existe la posibilidad de que las herramientas estén siendo subutilizadas.
Por ejemplo, Outlook, tiene tareas, una forma de conservar, rastrear y mantener listas y notas junto con un calendario, una gran herramienta para la planeación de proyectos, citas y recordatorios. El iPad y Android tienen notas y calendarios integrados, así como miles de aplicaciones de administración del tiempo disponibles en sus tiendas de aplicaciones.
Si usted es de la vieja escuela, llevar una notebook y un pequeño pad siempre es una buena idea. Cualquiera que sea el medio, organice sus tareas y sus ideas.
¿Cuándo debe usted organizar y hacer su lista? Una opción es organizar su lista de pendientes al final del día laboral. Piense en los eventos del día y planee cuidadosamente su estrategia para el día siguiente. Esto puede ahorrarle muchas noches sin dormir.
Otra opción es crear una lista que incluya todas sus tareas, personales y de trabajo. Una vez que su lista esté completa, revísela y hágase estas preguntas: ¿Necesita programar citas? ¿Puede delegar estas tareas a alguien más? ¿Es necesaria esa junta?
No permita que sus listas sean demasiado largas o se salgan de control; éstas deben ser categorizadas o reducidas antes de ejecutarlas, si es posible. Aquí lo importante es documentar sus pendientes en algún lugar de modo que usted los saque de su cabeza y se enfoque en la tarea que realiza.
2. La multitarea no funciona
En un reciente artículo publicado en el Huffington Post, Zheng Wangs, un investigador y profesor de comunicación de la Universidad Estatal de Ohio, plasmó sus ideas sobre la multitarea:
“Existe el mito entre algunas personas que la multitarea los hace más productivos. Pero parece que tienen una percepción errónea de los sentimientos positivos que reciben de la multitarea. No están siendo productivos – sólo se sienten más satisfechos emocionalmente con su trabajo”.
La gente es más efectiva cuando se concentran en una cosa a la vez. Se dice menudo que es mejor terminar un trabajo que comenzar cinco.
3. Establezca prioridades siempre
Vea sus listas e identifique sus principales prioridades. Aborde sus tareas más importantes o que requieran mucho trabajo mental en un momento de su día en el que esté más alerta mentalmente.
Para muchos, ese momento es por la mañana, pero para otros podría ser cuando todos ya se han ido de la oficina.
4. Establezca metas y plazos
Las tareas y los proyectos necesitan plazos y metas – con éstos usted puede medir su progreso y éxito.
Los plazos son críticos para el resultado de cualquier proyecto o tarea. Si no se establece un plazo realista y se administra bien, habrá más razones para estar estresado. No darse usted o a su equipo el tiempo suficiente, puede derivarse en una presión extrema para todas las partes involucradas.
Siempre dese un poco más de tiempo del que cree necesita para evitar contratiempos innecesarios. Apegarse a sus plazos le ayudará a hacer más rápidamente.
Establezca objetivos que se sean Específicos, Puedan Medirse, se Enfoquen en la Acción, Realistas y con un Plazo Específico.
Establezca metas a largo y corto plazo. Es fácil perderse en el microcosmos del día – las metas ayudan a mantener las cosas en contexto y ayudan a tener un panorama más completo. Considérelas el mapa de caminos de su carrera y una parte necesaria de su trabajo diario. Si usted quiere tener éxito, necesita establecer y esforzarse por alcanzar sus objetivos. Le da dirección y le permite enfocarse en lo que es importante.
En resumen: siempre tenga metas, objetivos y plazos claramente definidos.
5. Aproveche al máximo su tiempo
Todos tenemos algo de tiempo durante el día que podemos usar mejor; por ejemplo, cuando nos trasladamos a la oficina, cuando nos ejercitamos y estamos en la regadera. También es un excelente momento para dar prioridad a algunos de los puntos de su lista.
6. Lleve el control de cuánto tiempo invierte
Un paso importante hacia la administración del tiempo es saber cuándo tiempo se invierte. Tome uno o dos días de su semana y documente cada actividad y tarea que realiza. Esto parece más difícil de lo que es. Existen muchas aplicaciones de productividad que lo harán para muchas de las plataformas. Hemos listado algunas para que usted comience:
Usuarios de iPhone
Usuarios de Android
PC o Mac
Una vez que tenga toda la información frente a usted, tendrá claro dónde puede ahorrarse tiempo. A menudo la gente se sorprende por lo que puede revelar este sencillo experimento.
7. No deje las cosas para después
Posponer las cosas para después literalmente lo lleva a ninguna parte, así que no postergue las tareas importantes o espere hasta el último minuto para preparar su presentación. Es parte de nuestra naturaleza humana evitar las tareas que no nos son placenteras; para evitar esto, pruebe usar el sistema de recompensas. Planee algo divertido o relajante después de una tarea difícil, como tomarse un descanso de diez minutos o ir a caminar o trabajar en algo que realmente le sea atractivo.
8. Recargue sus baterías
Coma bien, haga ejercicio regularmente y duerma lo suficiente. Cuando está saludable y todo está bien esto a menudo se toma por hecho; parece algo sencillo pero para muchos de nosotros es algo difícil de hacer.
9. Elimine las distracciones
No importa dónde trabaje, las distracciones vienen en la forma de correo electrónico, medios sociales, juntas y colegas que quieren hablar sobre el último episodio de su serie favorita, de los eventos de actualidad o de sus hijos.
¿Qué puede hacer para limitar estas distracciones y concentrarse en las tareas inmediatas? Si se ha tomado el tiempo para monitorear cómo invierte su día, sabrá dónde comenzar, pero algunas otras cosas que usted puede hacer incluyen poner en silencio su teléfono durante sus horas de trabajo, o establecer intervalos específicos para consultar su correo electrónico. Algunas personas utilizan audífonos con cancelación de ruido o escuchan música para opacar los sonidos de la oficina, mientras otros usan un letrero de “no molestar” en su oficina o cubículo.
¿Tiene colegas o un jefe que les gusta interrumpir mientras usted trata de ser productivo? Una excelente forma de evitar esto es pasar a su oficina o cubículo justo antes de comenzar a trabajar en algo. Dígales que está por entrar a una junta o que se pondrá a trabajar en una tarea que requiere de su completa atención, y pregunte si hay algo que necesitan discutir antes de que usted se ponga a trabajar. Requiere un pequeño esfuerzo extra de su parte pero la recompensa es que no lo interrumpirán cuando intenta ser productivo.
10. Delegue responsabilidades
¿Siempre está corriendo o retrasado? ¿No come o lo hace en su escritorio mientras trabaja? Existe la posibilidad de delegar. No poder delegar adecuadamente puede ser un factor que limite su carrera. Un día tiene 24 horas y cada nosotros somos sólo una persona. El fundador de Virgin group y billonario Richard Branson dijo esto, “Aprendí a delegar desde muy joven. De hecho, salirme de la oficina me ha ayudado a buscar la siguiente gran empresa”.
Sin importar si usted piensa que puede hacerlo mejor o no, algunas cosas deben delegarse para que usted pueda enfocarse en las prioridades y tomar nuevas responsabilidades. Delegar no es un proceso sencillo, requiere pensarse y dar seguimiento.
A continuación, seis pasos para delegar tareas y proyectos:
- Sepa quién es la gente a la que puede recurrir. ¿Cuáles son sus puntos más fuertes/débiles?
- Establezca objetivos y dé a conocer sus expectativas
- Establezca revisions y plazos
- Infórmeles qué recursos están a su disposición
- Esté disponible para responder a las preguntas. Visite los puntos de revisión y vea cómo está avanzando la tarea.
- Permita un poco más de tiempo del necesario. La cantidad de tiempo que usted requiere para realizar una tarea a menudo es diferente para alguien que no realiza la misma tarea regularmente.
Delegar es parte de la administración de TI y vital para la administración del tiempo, y que ofrece un importante avance en productividad.
