¿Cuántas historias podríamos escribir sobre las malas experiencias que han tenido los empresarios mexicanos al intentar implementar un ERP? Sin duda, muchas. Este proceso –que inicia con el “sueño” de tener un control eficaz de la información y de las operaciones clave del negocio– termina en el 80% de los casos, en un desgaste económico y moral para la empresa por fuera de todo pronóstico y, la peor parte es que las organizaciones regresan a la manera en la que trabajaban antes o, en el mejor de los casos, vuelven a intentarlo.

Al implementar un sistema ERP el empresario y su equipo directivo parten de la idea que un sistema como estos va a resolver problemas tales como:

• Ausencia de una sola fuente de información en tiempo real de todo lo importante que sucede en la empresa.

• Errores en los procesos por malas prácticas.

• Personal mal capacitado.

• Baja productividad.

• Disminución de las utilidades.

Si lo vemos desde una visión general, esta expectativa es correcta y puede resolverse mediante un sistema ERP.  Sin embargo, cualquier sistema por más avanzado que sea y por mucho que haya evolucionado hasta el día de hoy, es solo eso, una herramienta.

Cuando el empresario y el personal técnico que participan en la implementación de un sistema ERP piensan que el solo hecho de dejarlo implementado es suficiente para lograr los resultados esperados, en la práctica sucede  un fenómeno que llamo “El culpable perfecto”. Para ilustrarlo, quiero presentarles un ejemplo común en varias empresas:           ¿Por qué razón no se entregó el pedido al cliente?

Las repuestas que podemos encontrar son:

•  El sistema dejó de facturar porque los números de parte no estaban registrados.

• El sistema indicaba que no había producto,  aunque había existencia física en el almacén.

• El sistema falló y no sabemos cuál fue la causa.

Aquí, es necesario plantear las siguientes  preguntas ¿Antes de que llegara el sistema ERP todo estaba funcionando bien? ¿Entregábamos a tiempo? ¿Todos hacían su trabajo correctamente? ¿La exactitud del inventario era mayor al 95%? ¿Estábamos generando muy buenas utilidades? ¿Cumplíamos los requerimientos de los clientes? Si podemos responder que sí a todo lo anterior, entonces la solución lógica sería quitar el ERP.

Si contestamos que no, yo haría la siguiente reflexión: Lo que no resolvimos antes de implementar un ERP es muy probable que no lo resolvamos después. Las malas prácticas que tienen las empresas pueden quedar automatizadas al momento de implementar un ERP, y es por ello que muchas implementaciones fallan.  Si no contamos con el conocimiento y aplicación de buenas prácticas en los procesos, no podremos aplicarlas tampoco en nuestra herramienta.

Aquí es donde toma relevancia el concepto que denomino “Arquitectura de Procesos”. Este concepto refiere que antes, incluso de conocer o de definir los módulos o funcionalidades técnicas del ERP, tenemos que establecer cuáles son las necesidades de la empresa,  analizar sus puntos débiles y resolverlos adecuadamente de tal manera que tengamos la capacidad de poder cumplir con la demanda y necesidades de los clientes.

La “Arquitectura de Procesos” implica dos temas muy importantes. El primero, es la aplicación de buenas prácticas que ya existen y las ponemos al alcance de la empresa. El segundo, es la  aplicación  de filosofías  como Lean Manufacturing y Lean Office para eliminar de los procesos todo aquello que no agregue valor a la  empresa ni al cliente.

Cuando no se tiene una “Arquitectura de Procesos” antes de la implementación de un ERP, es muy probable que existan procesos que no funcionen correctamente y por lo tanto todo el conjunto no funcionará de forma adecuada. La empresa será tan eficiente como su proceso más débil.

Esta  “Arquitectura” se realiza con la participación e involucramiento de los responsables de los procesos, quienes de acuerdo con esta metodología, serán responsables de presentar el resultado final del proyecto plasmado en un “Mapa de Procesos”, que será la base para la parametrización e implementación del ERP.

Podríamos resumir el concepto explicado anteriormente con esta breve reflexión: “Puedes comprar el mejor auto de carreras, pero asegúrate de contar con los conocimientos y las habilidades necesarias para hacerlo rendir al máximo; de otra forma el auto puede convertirse en el “culpable perfecto”.

Salvador Aguilar, director de TOTVS en la Unidad México-Guadalajara