Actualmente, el uso de la información es tan vital como cualquier otro proceso al interior de una empresa. Disponer de tecnologías adecuadas para optimizar recursos y administrar datos se ha convertido en una necesidad básica para cualquier  empresa.

Acudir a un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es la mejor opción para dar el paso que muchas empresas aún temen dar, debido principalmente al desconocimiento de las ventajas que significa para todos los niveles de la compañía.

Para entender la importancia de un software ERP como la mejor opción para una mejor administración de procesos, es importante considerar que cualquier proveedor está obligado a realizar un diagnóstico detallado y personalizado para cada empresa, de tal manera que el responsable de contratarlo sepa específicamente en qué le beneficiará utilizar esta solución.

Una vez realizado el primer diagnóstico, se recomienda dar los pasos para obtener el máximo provecho de esta iniciativa:

1. Planeación del proyecto. Una vez que el cliente está convencido de adoptar un ERP, se definen los objetivos generales y específicos de la empresa, que plasma sus propias expectativas, sus retos y su visión de este cambio. Justo en este punto se arma un plan y el cronograma de actividades, pues los procesos a seguir son más detallados y su elaboración puede tomar de tres a siete meses, siempre dependiendo de la complejidad y las expectativas de cada cliente. El proveedor y la empresa arman el organigrama del proyecto y cada uno asume sus roles y responsabilidades dentro del proceso.

2. Ambientación y diseño. Es aquí donde el proveedor hace un diagnóstico de las operaciones, que consiste en los prototipos, la planeación y la ejecución del sistema. En este punto se hace también un análisis del negocio, y en el que es necesario contar con la experiencia de consultores especializados y certificados. Además, se realizan los índices de gestión gerencial, lo cual no es más que proporcionarle al cliente la información que necesita para que esté en la capacidad de tomar las mejores decisiones, y se elabora el paquete de auditoría y el levantamiento de flujos de negocio.

3. Desarrollo y cambios. Luego, es fundamental realizar la prueba de los prototipos recogidos durante la ambientación y el diseño. Estas sesiones piloto se llevan a cabo con casos del día a día de la empresa, pero con una base de datos de prueba debido a una sencilla razón: garantizar que no existe un sólo resquicio que pueda afectar la protección de la información. Una vez que el cliente asume y acepta la sesión piloto, de común acuerdo se continúa con la siguiente fase.

4. Implementación. Ahora sí, todas las aplicaciones empleadas en la fase piloto emigran a una base de datos real. Es quizá el punto medular del proceso y es prácticamente idéntico al interior, pero ya con la certeza de que su rendimiento y seguridad están garantizados.

5. Operación real. Ya está todo listo para comprobar que el ERP es efectivo en un proceso de Switch off y Switch on, donde se realiza la transición entre el sistema anterior de administración de recursos y el ERP. En cuanto a las implementaciones en paralelo, no son lo más recomendable ni para el cliente ni para el proveedor, dado que implican un doble esfuerzo en mantener dos sistemas corriendo al mismo tiempo y dificultan el paso de la nueva información que se genera desde la estructura anterior hacia el nuevo ERP.

Una vez seguidos estos pasos, tanto el proveedor como el cliente deberán dar mantenimiento al ERP a través de una estrategia integral de soporte y evaluación, a fin de garantizar que esta solución opera en las condiciones óptimas y desde el primer día se puedan integrar todos los procesos de la empresa, como facturación electrónica, órdenes de compra, recibos, eBusiness, entre otros, momento en el cual la compañía disfrutará de los beneficios de la correcta implementación y optimización de esta herramienta de productividad.

Asimismo, resulta vital que la empresa se cerciore de que el proveedor de ERP ofrezca alta disponibilidad, seguridad y, sobre todo, más allá de sólo el software, un proyecto llave en mano, donde al ser el principal responsable del correcto funcionamiento del ERP, se involucre directamente a lo largo de sus distintas etapas desde el diagnóstico a la implementación y el soporte.

– Enrique Gómez

Enrique Gómez es director general de Carvajal Tecnología y Servicios