CIO100 2014 Gobierno

Ofrecer servicios educativos dirigidos a jóvenes y adultos mayores de 15 años que están fuera del sistema educativo formal y desean aprender a leer, escribir o concluir su educación básica, forma parte de las prioridades del Instituto de Alfabetización y Educación Básica para Adultos (INAEBA). De igual manera, para este instituto es de vital importancia mantener un control del mobiliario y equipo, por lo cual decidieron implementar un Sistema de Administración y Autogestión de Bienes y Equipo.

“Para cualquier institución, sea pública o privada, esta situación cobra especial relevancia, sobre todo en aquellas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos humanos y de bienes materiales. En nuestro caso somos 1,800 empleados, y la actualización de los formatos, así como de la propia información, se volvía un proceso arduo y complicado”, recordó Armando Barbarín Rionda Ramírez, director de Servicios Escolares y Sistemas de Información de esta institución.

El directivo enumeró los beneficios que los usuarios han obtenido a raíz de la implementación de dicho sistema: no se les impide compartir los bienes, sólo se reglamenta; cuentan con una herramienta que les permite transferir personalmente sus bienes; dado que la Intranet los mantiene informados, saben cuándo tienen pendientes con sus resguardos; existe disciplina en el adecuado cumplimiento de la normativa, con lo que se evitan observaciones de auditoría y sus correspondientes sanciones.

Asimismo, el área de Control Patrimonial ha disminuido el número de visitas a los sitios para verificar cambios de bienes, obtiene la actualización de los resguardos de manera automática, genera reportes en tiempo real, ubica los bienes de manera expedita, cuenta con información histórica y ahorros en papel.

Barbarín Rionda puntualizó que el sistema ha sido adoptado y aplicado con relativa facilidad; además, para el área administrativa ha sido muy provechoso, ya que les permite cumplir con la normativa de tener actualizados los inventarios, con sus respectivos resguardos, casi en tiempo real, aseveró.