En el pasado, el departamento de TI era una parte invisible de la organización: aparecía sólo cuando ocurrían problemas y muchas veces se mantenían en secreto. A medida que la tecnología se volvió más móvil y las aplicaciones más sectorizadas, los departamentos de TI aprendieron a funcionar como un negocio dentro de una empresa, distribuyendo “bienes” entre los empleados y tratándolos como clientes.

Ahora las reglas están cambiando. La tecnología de la información está cambiando el enfoque de los empleados y los convierte en cierto modo en clientes de la compañía; se espera que el CIO sea un impulsor de la innovación, así como un líder dentro de su negocio.

En lugar de utilizar tecnología e información sólo para ahorrar costos, los CIO tienen la responsabilidad de hacer que la empresa gane dinero aprovechando las oportunidades del mercado y llevar a la compañía hacia su máximo potencial.

Según el portal Bloomberg Businessweek, “el trabajo del CIO es similar a un director de circo, equilibrando las necesidades comerciales con un flujo entrante de oportunidades y riesgos”.

Estos son cambios difíciles, y la transición probablemente no será del todo fácil. Pero, los CIO pueden atender este escenario mediante cinco acciones que facilitarán los procesos internos y externos del negocio:

1) Apostar por la automatización y la nube

Sin importar en qué punto se encuentre una organización, los CIO deben empezar a tomar el camino hacia la madurez digital. Por ejemplo, en los entornos de impresión, el manejo de varios sistemas de administración en las instalaciones es un desafío para la mayoría de los departamentos de TI. Están respondiendo constantemente a las llamadas de servicio, así como instalando actualizaciones y parches. Asumen la carga y el costo de administrar conjuntamente los servicios de impresión, ya sea hardware, software o prestación de servicios.

La tensión en los departamentos de TI a menudo obliga a las organizaciones a aumentar la plantilla y desviar la atención de las iniciativas estratégicas.

Por ejemplo, una empresa puede tener planes de actualizar su software empresarial o instalar dispositivos habilitados para IoT. En ese momento, el área de TI puede sentirse demasiado abrumado para emprender tales proyectos o sufrir retrasos. El modelo basado en la nube, en conjunto con equipos especializados ayudan a liberar a los departamentos de TI de las actividades de administración de impresión para que puedan centrarse en otros proyectos de innovación empresarial.

2) Incrementar las políticas de ciberseguridad

Actualmente las empresas se esfuerzan por crear lugares de trabajo más flexibles, móviles y conectados digitalmente. Sin embargo, al hacerlo los CIO deben también garantizar la seguridad de la información empresarial a medida que el lugar de trabajo deja atrás las paredes de la oficina tradicional.

Es por ello que –frente a estos desafíos– es más importante que nunca que las empresas tengan sistemas de gestión de datos y documentos que sean sobre todo seguros, así como contar con el socio de negocio adecuado que les ayude a proteger y gestionar su información.

3) Big Data y analíticos como herramienta para la mejor toma de decisiones

La información se ha convertido en el alma de cualquier negocio. La digitalización y posterior análisis de los grandes volúmenes de datos con el objetivo de tomar mejores decisiones de negocio, seguirá suponiendo un reto para las organizaciones en 2018. El Big Data es un término popular que describe la gran cantidad de datos estructurados y no estructurados que se pueden extraer para obtener información.

Hoy en día, a los líderes de las organizaciones les preocupa que el volumen de datos acumulados sea cada vez mayor y les resulta difícil descubrir los más importantes. Cómo detectarlos, analizarlos y almacenarlos de forma eficiente y rápida para obtener ventaja competitiva en el mercado, son grandes oportunidades a considerar durante este año

La realidad es que el uso de soluciones de TI aplicadas al Big Data y los analíticos crean nuevas oportunidades de crecimiento, reducción de costos y tiempos, desarrollo de productos y ofertas / servicios optimizados, y toma de decisiones empresariales inteligentes.

4) Espacios de trabajo flexibles y colaborativos

Sin duda, ofrecer a los trabajadores tecnología confiable, fácil de usar y flexible a través de un espacio laboral inteligente que acelere la colaboración y el intercambio de información resulta clave para la competitividad y la supervivencia futura de las empresas. Las dinámicas de trabajo en equipo han cambiado. Antes se llevaban a cabo conferencias físicas de larga duración. Ahora, la tendencia es que las reuniones sean cada vez más breves, remotas y virtuales, en cualquier momento y lugar.

Por ello, Ricoh ha diseñado los Huddle Rooms. Se trata de espacios inteligentes desarrollados con el objetivo que las personas se puedan unir a la reunión de forma fácil y rápida. Estas salas normalmente tienen la capacidad de integrar hasta seis personas y consta de un dispositivo seguro y de bajo costo que permite la intercomunicación entre múltiples Huddle Rooms, también entre computadoras y dispositivos móviles. También incluye proyectores de pared de tiro corto (sin necesidad de instalar soportes ni dispositivos colgantes) para colaborar de forma ininterrumpida y dinámica.

5) Infraestructura de TI preparada para el futuro

Configurar una infraestructura de TI que encaje en los planes de negocio, crecimiento y expansión de las organizaciones resulta clave. Sin embargo, existen algunos requisitos básicos que se aplican para todas las empresas: PC, fuentes de alimentación, puntos inalámbricos, impresoras, escáneres, copiadoras o una multifuncional y servidores para poder alojar información en la nube.

Por otro lado, aunque muchas empresas cuentan con un software exclusivo que gestione toda o parte de su infraestructura, lo mejor es tener una arquitectura hibrida y combinar distintas herramientas de manera que las compañías se vean beneficiadas y logren generar ahorro en costos. La creación de un sistema básico requiere de presupuestos y asegurarse de que el espacio de oficinas previsto sea funcional para el equipo de trabajo y cuenten con los dispositivos que necesitan.

Por ello, externalizar algunos o todos sus sistemas TI en forma de Software como Servicio (SaaS), Plataforma como Servicio (PaaS) e Infraestructura como Servicio (IaaS) puede ser una excelente opción.

En conclusión, el incremento de la digitalización ha causado grandes cambios también en los alcances, comportamientos y expectativas en la experiencia por parte de las empresas, colaboradores clientes y usuarios en general. La convergencia digital nos ha empoderado de una forma que no tiene precedentes en la historia empresarial. Esta nueva realidad provoca también nuevas necesidades en la forma de hacer negocios: más dinamismo y agilidad. Para lograrlo, los procesos y tecnologías asociadas deben estar acorde a estas demandas.

____________

Por Jesús García, Director General de Ricoh Mexicana.