Las nuevas tecnologías abren una serie de posibilidades a los emprendedores para conocer mejor su mercado, fomentar ambientes más colaborativos, tener acceso a una gran cantidad de información propia y de todo su ciclo: desde clientes hasta proveedores.

Sin embargo, es muy fácil perder de vista qué queremos al incorporar una nueva herramienta a la empresa, e incluso, percibir una mayor carga de trabajo en vez de hacer el proceso más ágil, transparente, sencillo y seguro.

Es por eso que, especialistas de KIO Networks consideran necesario llevar a –al menos– estas cinco prácticas digitales:

Ciber-higiene: De poco sirve tener una gran cantidad de información, datos o proyectos sin un mínimo de ciber-higiene, la cual se concentra en evitar utilizar una misma contraseña para acceder a información personal y profesional, escribir las contraseñas y dejarlas a la vista de todo o utilizar redes WiFi públicas para transmitir información sensible. Recordemos que incurrir en este tipo de prácticas nos hacen más vulnerables a un ciberataque.

Uso de herramientas colaborativas: Prácticamente, todo software tiene una versión que permite la intervención de varias personas, en tiempo real –sin necesidad de rogar que el autoguardado haya funcionado. Abarca desde procesadores de texto, hojas de cálculo hasta Entornos de Desarrollo Integrado (IDE por sus siglas en inglés) para programadores. Este tipo de herramientas tiene un impacto positivo para evitar saturar los correos con distintas versiones del mismo documento, llevar el registro de los responsables además de facilitar el trabajo remoto.

Firmas digitales: Cada vez más dejamos atrás la necesidad de tener los documentos firmados como prueba de una acción o acuerdo entre personas, al sustituir las autógrafas por las digitales y un mayor avance de la criptografía. De esta manera, hay certeza sobre quiénes llevan a cabo un trámite y minimiza el riesgo de suplantación de identidad.

 No duplicar la información: Se calcula que las empresas pueden llegar a gastar entre 2,000 y 10,000 dólares para tener mayor capacidad de almacenamiento de información, mucha de la cual puede estar duplicada; sin contar la frustración que implica iniciar trámites desde cero y reingresar datos solicitados previamente. Las bases de datos unificadas permiten generar procesos internos más eficaces.

Todo debe ser accesible vía dispositivos móviles: Valoramos las aplicaciones o accesos que nos permitan consultar documentos, presentaciones o videos desde los dispositivos, pues cada vez es más común sustituir la computadora por una tablet o un teléfono.

Las empresas, sin importar su tamaño, pueden adoptar mejores prácticas digitales orientadas a un uso más eficiente de recursos: desde las inversiones hasta el tiempo.