Las empresas que permiten la colaboración en toda la compañía -por el despliegue de herramientas o el fomento de una cultura que la valora- probablemente serán recompensadas ​​con ganancias de productividad y más. Como Tammy Erickson escribió en la revista Harvard Business Review: “Las tecnologías de colaboración tienen el potencial de cambiar la forma de interactuar con la gente en nuestros equipos, encontrar expertos externos cuando es necesario, y compartir ideas y observaciones de manera más amplia”.

En ShoreTel observamos un fuerte incentivo entre las empresas para mejorar las tasas de adopción de herramientas de colaboración, porque no sólo implica aumentos de la productividad, significa que la colaboración puede generar ideas e identificar oportunidades, para hacer los negocios más competitivos. Sin embargo, mientras las empresas despliegan herramientas de colaboración, la adopción es a veces lenta, sobre todo entre los trabajadores móviles. Tal vez los viejos hábitos se interponen en el camino de su uso, o tal vez los trabajadores simplemente no son conscientes de las nuevas capacidades que tienen a su alcance.

Para crear conciencia y cambiar hábitos, piense en la aplicación de algunas viejas estrategias de marketing. Ya sea que estén a punto de lanzar un nuevo conjunto de herramientas de colaboración o en busca de animar a su fuerza de trabajo móvil a aprovechar las que ya tienen, pruebe estas cinco tácticas para fomentar la participación.

1) Cree un Programa de embajadores

Encuentre los primeros usuarios en su empresa y privilegia su acceso a las herramientas. Busque activamente un feedback y resuelva cualquier problema que planteen. Esto establece un sentido de pertenencia y genera entusiasmo. Si los primeros usuarios tienen participación en el lanzamiento, serán defensores apasionados y más propensos a hablar positivamente sobre las herramientas con sus colegas. Una vez que estén a bordo, aliente sus esfuerzos brindándoles puntos de discusión y materiales.

2) Desarrolle una campaña de concientización

Por definición, los trabajadores móviles no están “en la casa”. Por lo tanto, es esencial llevar a cabo una campaña de múltiples facetas que llegue a los empleados sin importar dónde se encuentren. Piense más allá de los carteles tradicionales y los correos electrónicos masivos. Es probable que las tácticas de marketing innovadoras diseñadas específicamente para llegar a la fuerza de trabajo móvil sean más eficaces. Por ejemplo, utilice canales con los cuales ya estén cómodos, tales como mensajes de texto y correos de voz.

3) Brinde formación

Si bien la capacitación, naturalmente, formará parte de su plan de despliegue, recuerde que debe proporcionar a los trabajadores móviles fácil acceso al aprendizaje. Las sesiones programadas de entrenamiento o en persona a menudo no se adecúan a sus calendarios y algunos trabajadores móviles se perderán –o, con el tiempo, se olvidarán- los detalles. Por lo tanto, deben tener acceso continuo a las herramientas de aprendizaje.

Mientras que el video instructivo estándar es útil, considere otras maneras de involucrar a sus trabajadores móviles. Aplicar las herramientas a sus contextos diarios puede ser transformador. Para ello, pase tiempo con uno de sus trabajadores móviles y registre cómo usa las herramientas de colaboración. Publique el video en su Intranet y dirija el tráfico interno promocionándolo a través de correo electrónico, chat y correo de voz. Es probable que otros trabajadores móviles digan: “¡No sabía que podía hacer eso!”.

4) Entregue consejos semanales o diarios

Tome una pista de Apple y otros desarrolladores de aplicaciones: proporcionan automáticamente consejos a los usuarios sobre cómo utilizar mejor sus herramientas. A medida que la experiencia del usuario se vuelve más cohesionada y fluida, la funcionalidad puede ser pasada por alto u olvidada. Pero un recordatorio periódico –a modo de tips “Sabías que…”- puede avanzar un largo camino hacia la educación de los usuarios. Entregue consejos vía e-mail o mensaje de texto y pruebe con la frecuencia.

Consejos semanales probablemente no abrumarán a los usuarios y los consejos diarios pueden ser discretos si aparecen en la página principal de la Intranet.

5) De incentivos

Seamos realistas: los incentivos son motivadores. Trate de ofrecer tarjetas de regalo a los trabajadores móviles que dirigen diez reuniones virtuales con éxito dentro de los tres primeros meses. Los concursos son otra manera eficaz de atraer la atención, también se puede realizar una búsqueda del tesoro. El primer equipo en “encontrar” funciones de colaboración e incorporar a todos en su flujo de trabajo, gana un premio. No es sólo divertido, sino que también pueden fomentar lealtad y emoción mientras los usuarios prueban las herramientas y ven los beneficios por sí mismos.

Estas son sólo algunas ideas. Hay mucho más que se puede adaptar desde el libro de jugadas de marketing para impulsar las tasas de adopción. Recuerde, se necesita tiempo para crear conciencia y cambiar el comportamiento. Pero el esfuerzo valdrá la pena cuando la colaboración se eleve.

 Por Rafael Fernández Corro.  Director para Latinoamérica, ShoreTel Inc.