Hoy la posibilidad de llevar a cabo una videoconferencia es una realidad; sin embargo, si nos remontamos a la década de los 60s, ésta sería cuestión de ciencia ficción o de dibujos animados. En 1962, Los Súper Sónicos (The Jetsons, título original en inglés) recurrían ya a lo que en la actualidad es una nueva forma de colaboración empresarial; y en 1968, el filme 2001: Una Odisea en el Espacio (2001: A Space Odyssey) de Stanley Kubrick, mostraba con una visión futurista acertada esta novedosa herramienta de comunicación a distancia.
No obstante, para que la videoconferencia formara parte de las soluciones de colaboración empresarial, éstas han tenido que evolucionar según las necesidades de los negocios, y al paso que los cambios tecnológicos lo han permitido.
Herramientas en evolución
Anteriormente, las organizaciones sólo contaban con el correo electrónico para transmitir mensajes y, de esta forma, llevar a cabo un proceso de colaboración empresarial. Con el transcurrir de los años dicho proceso se ha visto enriquecido con nuevas tecnologías, que incluyen a las comunicaciones unificadas y a las redes sociales, explicaron directivos de Avaya, IBM, Microsoft, Novell y Sun Microsystems.
“Los primeros pasos de la colaboración empresarial se dieron con el correo electrónico, luego encontramos mensajes de voz (audio fitches), que después se convirtieron en Web fitches, donde se pueden tener audioconferencias en las cuales también se comparte material y utilizan herramientas de comunicación. El siguiente paso fue la colaboración con Chat, donde ya se tiene una base de datos. Hoy, a través de una computadora o cualquier dispositivo se puede tener comunicación con cualquiera de los de la lista de contactos, hacer una videoconferencia, tener mensajes de voz y/o de texto, vídeo, compartir documentos y saber la disponibilidad de los usuarios”, señaló Gabriel Rodríguez, director de Preventa e Ingeniería de Avaya.
“Los inicios de la colaboración tienen su origen en la parte del correo electrónico, donde los usuarios se comunicaban a través de los mensajes, esos eran los primeros foros. Era el concepto del correo electrónico de una manera estática, donde realmente la comunicación era prácticamente de uno a uno, o de uno a un grupo de personas sobre todo de manera departamental. Como segundo proceso vemos que la comunicación fue interdepartamental, donde departamentos tienen comunicación de correo electrónico entre departamentos. Y en un tercer estadio la comunicación ya fue a nivel empresas. El siguiente punto (hablando de la evolución de las herramientas de colaboración) es la mensajería instantánea, y hoy en día nos encontramos con una nueva evolución, que es la colaboración a través de redes sociales o la Web 2.0”, detalló Sergio Iván Vargas, gerente de Lotus, IBM México.
“Por un lado, está todo el tema que tiene que ver con correo electrónico. Por otro, herramientas de colaboración y trabajo en equipo un poquito más avanzadas, que incluyen videoconferencia, voz sobre IP, así como también trabajos virtuales, utilizando, inclusive, ya herramientas de tipo redes sociales. Hoy en día, mucho del trabajo de colaboración de las empresas se lleva a cabo a través de redes sociales existentes, así también ya existen soluciones Web 2.0, pensadas para los corporativos, que implementan conceptos de las redes sociales (blogs, perfiles, etc.)”, dividió en estas tres áreas el mercado de herramientas de colaboración, Gastón Pernalete, director general de Novell de México.
Por su parte, Luis Fuentes, gerente de comunicaciones unificadas de Microsoft México, comentó: “es un concepto que ya lleva tiempo en el mercado, pero que de dos años para acá ha tomado mucha relevancia porque las compañías han empezado a ver mejoras en el tema de colaboración de sus equipos. Estamos hablando ya de consolidar en una sola infraestructura los diferentes sistemas de comunicación y las aplicaciones que utilizamos diariamente en una empresa, por ejemplo: el correo electrónico, el calendario, el Chat (mensajería instantánea), conferencia Web y voz sobre IP. Antes, todas estas funcionalidades típicamente no estaban disponibles en las organizaciones o cuando lo estaban, eran llevadas a cabo por infraestructuras separadas.
A decir de Salomón Arrache, Systems Practice Director de Sun Microsystems México, “en los últimos dos años, la colaboración empresarial ha ido ganando aceptación. El aumento en la adopción de software de colaboración empresarial ha obligado a los creadores de soluciones de software propietario a adoptar el formato ‘ODF’ (documento abierto), para permitir a los usuarios compartir archivos de diferentes formatos (correo electrónico, procesador de textos, hoja de datos, presentación y otros)”.
Colaboración = Mayor
productividad y menores costos
Acerca de los beneficios del uso de las herramientas de colaboración, que incluye a las comunicaciones unificadas, los directivos refirieron lo siguiente:
“Hay ahorros entre 20% y 40% en viajes, y entre 30% y 40% en costos de oficinas. Otra área en donde hemos encontrado reducción de costos, es en la consolidación de infraestructura, y al integrar estas herramientas, se tienen importantes reducciones en el costo total de propiedad. También hay un impacto considerable en productividad y ayuda al tema de ‘green IT’ porque la gente no necesita desplazarse todo el tiempo”, dijo Luis Fuentes, gerente de comunicaciones unificadas de Microsoft México.
“Es un tema muy relacionado con el ahorro y la eficiencia. Las herramientas de colaboración facilitan la relación de empresas geográficamente dispersas; además, está el tema de la movilidad, que permite ser productivo aun cuando no esté en la oficina necesariamente. Este tipo de soluciones ayudan, inclusive, a acercar a la gente entre sí porque integran redes sociales”, afirmó Gastón Pernalete, director general de Novell de México.
Sergio Vargas, de IBM, señaló: “Mejora la eficiencia y el rendimiento –entre 15% y 25%– al buscar a los contactos y la información, para dar respuestas rápidas; esto se ve en el ahorro de tiempo. Mejora también los niveles de comunicación y genera mayor productividad, lo que se va a traducir en más dinero y mayores utilidades para las empresas”.
Salomón Arrache, de Sun Microsystems coincidió en que el uso de las herramientas de colaboración reduce costos, inversión de tiempo e impacto al ambiente; y agregó: “Aumenta la eficiencia de los negocios y la eficacia de las comunicaciones, y permite la reasignación del presupuesto ahorrado a otros proyectos. Las comunicaciones unificadas facilitan el intercambio de documentos y la realización de teleconferencias. El software libre ofrece reducción del OTC (Costo total de la operación) para los negocios a través de menores costos asociados con la creación de documentos”.
Por su parte, Gabriel Rodríguez, de Avaya, aseveró: “Ayuda a tener a la gente apropiada, en el momento adecuado, con la información apropiada, para que pueda trabajar y colaborar para resolver un problema de negocio”.
