La creciente popularidad de soluciones rápidas, la nube y los proyectos de movilidad, ofrecen la promesa de dar soluciones veloces a los desafíos que enfrentan las empresas.
Se siguen aplicando las mismas reglas fundamentales de entrega y, a menos que se haga la preparación correcta, y los requerimientos del negocio sean definidos con claridad, entonces el proyecto puede estar condenado a no cumplir con las expectativas.
Normalmente se invita a los departamentos de TI a un proyecto para especificar, construir, probar y entregar. Involucrarlos en las primeras etapas de definición y desarrollo de un proyecto puede traer como consecuencia un mejor uso de los recursos y asegurar que el proyecto se alinee más con los objetivos de la empresa.
Evaluación
Incluso antes de que inicie la etapa de planeación de un proyecto, la evaluación efectiva es el primer componente de los proyectos de TI exitosos.
La evaluación correcta de las ideas debe definir su valor de negocio real. Muchos proyectos de TI no se terminan porque no son evaluados adecuadamente, no se les da la prioridad correcta o son evaluados antes de que el trabajo inicie.
A no ser que se dé prioridad a las ideas potenciales para el mejoramiento y se alineen con los objetivos del negocio, entonces los departamentos de TI pueden enfrentar un diluvio de proyectos dispares, lo que desvía su atención.
La primera etapa es crítica para asegurar, desde el inicio, que el tiempo y los recursos del departamento de TI se utilicen de la manera más efectiva.Al establecer primero que una idea para un proyecto es viable, se le puede entonces dar prioridad en un cronograma que se alinee con el mapa general de la organización.
Preparación
Debe realizarse la preparación junto con una metodología estructurada que comprende tres componentes:
Definir: Definir objetivos y establecer claramente el alcance del proyecto. Planear una serie de arquitecturas y procesos. Evaluar la interrupción potencial de las operaciones y definir su contexto con otros proyectos del programa.
Diseñar: Si el diseño no es el adecuado entonces el proyecto no se entregará a tiempo.
Verificación: Esencialmente es el mecanismo de control para la etapa de preparación de un proyecto, por ejemplo, asegurando que los procesos estén implementados para dar forma al cambio y analizar el impacto, de modo que los planes puedan ser revisados.
Gobierno
Asegurar que se cree un gobierno continuo para la entrega de los proyectos permite un enfoque más estructurado para la resolución de problemas.
El gobierno debe ser administrado por la función de TI pues está más cercana a la entrega del proyecto y debe contener:
– Reporte del estatus del proyecto, incluyendo las actividades, los problemas y los riesgos
– Revisar las medias que se necesitan tomar contra estos problemas
Comunicación
En cada etapa, es necesario mantener abiertas las líneas de comunicación, con todos los interesados involucrados, sean directores, reguladores y proveedores.
En cada etapa, es necesario mantener abiertas las líneas de comunicación, con todos los interesados involucrados, sean directores, reguladores y proveedores.
La comunicación debe incluir informar a todos los involucrados sobre el plan del proyecto y escuchar la retroalimentación de los interesados.
Si necesita cambiar el alcance del proyecto, debe tomarse la acción adecuada porque todos se han mantenido informados. El mantra para la comunicación exitosa durante la entrega de un proyecto es informar, escuchar y adaptar.
Si bien cada proyecto que involucra la participación de TI tiene sus propios desafíos, seguir estos principios puede ayudar a asegurar que los planes de los proyectos sean realistas, que los recursos sean administrados adecuadamente y que estén implementados los procesos para hacer cambios si es necesario.
