¿Puede imaginar, hace algunos años, a sus empleados realizando sus labores desde casa; utilizando su dispositivo móvil para enviar un correo electrónico desde la calle, en medio del tráfico; o enlazados en una videoconferencia con un cliente, estando los involucrados en más de tres lugares diferentes y remotos a la vez? En la actualidad esto suele ser de lo más común; sin embargo, hace menos de una década habría parecido una escena extraída de un filme de ciencia ficción.

Además, para muchas compañías, estos esquemas de trabajo resultaban casi imposibles de implementar, pues se veían como modalidades que podrían propiciar la baja productividad de los empleados, ya que éstos estarían fuera del “control” que representa el esquema laboral tradicional en la oficina. De acuerdo con la revista Scientific American, 24% de las compañías a nivel mundial han adaptado completamente el estilo de trabajo móvil, y se calcula que en siete años dicha práctica alcance al 91% de las empresas.

Nuevos espacios de trabajo para los negocios actuales

Sin duda, la dinámica de negocios ha cambiado drásticamente en menos de una década, así como la manera en la que los empleados llevan a cabo sus labores; por lo que las organizaciones deben buscar la forma de ser más competitivas, eficientar sus procesos internos y mejorar la productividad de los empleados.

Sin embargo, debido precisamente a los cambios en el entorno laboral al interior de las organizaciones -producto del surgimiento de nuevas tecnologías, mayor competencia en el mercado, presiones financieras para justificar inversiones, etcétera-, se vuelve cada vez más desafiante y complejo optimizar el desempeño del capital humano. Las organizaciones no saben cómo hacer una plena integración de negocio, entre todos los empleados, que resulte en una mejora sustancial de la productividad.

Las organizaciones son conscientes de que tienen que lidiar con empleados cuyas actividades se realizan tanto in situ como fuera de las oficinas, otros más con la necesidad de estar atentos a su correo electrónico las 24 horas del día, utilizando aplicaciones móviles; algunos más con el requerimiento de comunicaciones multicanal tanto dentro como fuera de su espacio de trabajo; en fin, las actividades y los lugares donde se realizan son casi tan diversas como los pensamientos de cada persona.

Nuevamente, de acuerdo a la revista Scientific American, en América Latina, México ocupa el tercer lugar en cuanto a un mayor número de trabajadores a distancia, tan solo por debajo de Argentina y Brasil, quienes se han convertido en los líderes de esta práctica laboral.

Ante ello, y aunado a otros factores como los gastos empresariales generados por el costo elevado de la energía y de bienes raíces, las altas rentas de los espacios de oficina, además de la presión por implementar espacios de trabajo sustentables –que está pasando de ser una alternativa a una obligación-; muchas organizaciones están reconsiderando los roles de sus empleados y la manera en la que colaboran entre ellos y con las aplicaciones tecnológicas que les ayudan a realizar sus tareas de una manera productiva.

¿La solución? Espacios de trabajo placenteros y prácticos según el estilo de trabajo

Daniel Villavicencio, Enterprise Services Manager de Dimension Data México, señaló que “los espacios de trabajo que aún están en uso el día de hoy, fueron creados en los años 90; las oficinas fueron diseñadas con base en la manera en que las personas trabajaban en ese entonces: en general, cada empleado usaba una computadora de escritorio en un cubículo privado o semiprivado y la infraestructura de comunicación se reducía a un teléfono”.

Y añadió que “definitivamente, las condiciones han cambiado en estos años; hoy los empleados son más exigentes en términos de cómo y con qué herramientas prefieren trabajar. Por ello, vemos una alza de la movilidad, y todavía más de BYOD, tendencias que permiten a las compañías ahorrar costos y mejorar la productividad”.

El reto, de acuerdo con Dimension Data, es utilizar mejor los espacios de trabajo y crear un entorno que sea más agradable y se adapte a la forma en que los empleados interactúan y colaboran en la actualidad. Allí está una de las claves para mantener satisfechos a los empleados, ser una empresa más productiva y ahorrar costos.

Esta firma de soluciones de Tecnologías de Información asegura que cada negocio necesita una visión colaborativa para el futuro; y éste, para que brinde mejores servicios a los clientes y se mantenga por delante de la competencia, necesita enlazar su cultura corporativa y su arquitectura tecnológica para lograr una plena integración entre tecnologías, procesos y personas que resulte en beneficios tangibles para los negocios.

Se dice fácil pero es una labor titánica, por eso, Dimension Data ofrece algunos consejos que pueden servir de guía hacia la creación de espacios de trabajo del futuro en la organización:

Compare iniciativas previas: Quizá el negocio ya hizo previos intentos para adaptar los espacios a las personas; y hay que averiguar qué fue lo que sucedió para no llegar a un punto exitoso. Considere si los equipos como teléfonos, redes de acceso e, incluso, hardware como estaciones de trabajo y mouses, están estandarizados o disponibles universalmente.

Conozca a los empleados: Contar con información acerca de las maneras de trabajo diarias y de los protocolos para cada persona en la organización también es importante. Por ejemplo, hay que tener en claro qué empleados tienen su base en las oficinas y quienes no, así como las actividades que realizan y las herramientas que utilizan. Los espacios de trabajo del futuro no sólo se refieren a acomodar “bien” las herramientas sino adecuarlas a quien las utiliza para hacer su trabajo más productivo.

Considere el entorno de trabajo: Hay que tomar en cuenta aspectos prácticos de diseño y estéticos antes de crear los espacios de trabajo del futuro. Analice cada área y tenga presente para qué actividad se utilizará y los recursos tecnológicos necesarios. En ocasiones, algunos arquitectos y firmas de diseño de interiores son consultados acerca de este tema; sin embargo, ellos no tienen una visión sobre las necesidades específicas de las personas que allí laboran.

Foco en las TIC: Las TIC (Tecnologías de Información y Comunicación) no deben ser sólo el punto de inicio para crear espacios de trabajo del futuro, sino más bien un elemento obligado que debe estar siempre presente en todo el proceso, ya que mantiene juntas a las personas, las actividades y el entorno de la forma más efectiva y eficiente posible. Es necesario tener una estrategia end-to-end de TIC que permita una forma más productiva de trabajar.

Desarrolle una estrategia y un roadmap: Formular una estrategia y un roadmap es necesario para involucrar a los stakeholders correctos y a los tomadores de decisión de la organización, en la primera etapa del proceso. No hay que olvidar que el éxito será determinado mediante la identificación de perfiles de usuario y sus estilos de trabajo, y en la preparación de un roadmap con los pasos claramente documentados para alcanzar la meta.

Indudablemente, para obtener los mejores resultados en la creación de espacios de trabajo del futuro, es recomendable buscar la asesoría de un proveedor de soluciones que vaya más allá de los expertos de áreas específicas, y sepa realizar una adecuada integración entre personas, entorno y tecnología.

Es tiempo de pensar en el mañana y hacer que su organización afronte los retos del entorno actual de negocios. Sea parte de la tendencia de los espacios de trabajo del futuro; el santo grial en el equilibrio entre la vida personal y laboral… seguro que sus empleados lo agradecerán y usted… también.

– Daniel Villavicencio es Enterprise Services Manager de Dimension Data.