¿Cómo elegir el software adecuado (o aplicación) para su organización? ¿Cómo se puede distinguir a la mercadotecnia y a la fanfarria de las ventas? ¿Y cómo puede saber qué proveedor estará con usted en el largo plazo y cuál desaparecerá después de la venta? Estas son solo algunas de las preguntas que enfrentan los ejecutivos de TI en el momento de evaluar soluciones tecnológicas para los problemas empresariales.

Entonces, ¿cómo elegir la solución de software indicada -y al proveedor- para su organización o para el desafío específico de su empresa? CIO.com le pidió a docenas de ejecutivos de TI que encuentren algunas respuestas. A continuación se presentan las ocho sugerencias sobre qué preguntas hacer y cómo averiguar qué proveedor y qué solución se ajusta mejor a sus necesidades.

1. Averigüe qué es lo que realmente necesita
“En primer lugar debe saber lo que quiere”, señala Steven A. Lowe, el fundador/CEO de Innovator LLC, una consultora de software a la medida y empresa de desarrollo. “Si sabe lo que quiere, lo ideal es que lo anote en una lista de cosas indispensables que sería bueno tener, que hará que sea mucho más fácil averiguar si cualquier solución dada se adapta a su negocio -y a resistir las cosas ‘brillantes’“.

“Lo más importante que hay que hacer es reunir los requisitos completos y precisos de lo que se necesita en el software”, anota Andrea Palten, vicepresidenta de marketing y ventas en Enfocus Solutions, un proveedor de soluciones de administración de requisitos. “La solución debe alinearse con los objetivos de la empresa y cumplir con las necesidades de las partes interesadas”. Por lo tanto, es fundamental determinar los requisitos del negocio antes de empezar a entrevistarse con los proveedores de software.

2. Verifique las credenciales y certificados del proveedor de software
Al evaluar a los proveedores de software y socios de tecnología investigue sus antecedentes, señala Herb Hogue, vicepresidente senior de Professional Services & Engineering, un proveedor de soluciones de TI. “¿Cuánto tiempo han estado en el negocio y si están creciendo o reduciendo su tamaño?”.

También es importante “buscar una fuerte capacidad y credibilidad”, agrega Hogue. “¿Tienen certificaciones asociadas pertinentes a la solución que busca implementar? ¿Tienen un equipo de ingenieros para centrarse en el desarrollo/solución del producto?”

3. ¿Qué es lo que dicen otros clientes?
“Pida a los fabricantes referencias en su sector”, señala Jennifer Walzer, CEO de BUMI, un proveedor de soluciones de recuperación y copias de seguridad en línea. “Los clientes felices estarán encantados de compartir sus experiencias con usted”.

Cuando habla o envía un correo electrónico a los clientes, asegúrese de preguntar: “¿Cuánto tiempo han sido clientes? ¿Cómo es que el proveedor abordó las necesidades específicas de una empresa perteneciente a una industria específica? ¿El servicio al cliente es atento y está bien informado?”. Además, Walzer aconseja buscar en la web para recibir comentarios, tanto positivos como negativos, del proveedor.

4. ¿Puede escalar?
“Los CIO deben preguntar y comprender el nivel de personalización y escalabilidad que ofrece una solución de software”, afirma Malcolm Cowley, CEO del Grupo Horizon Performance, empresa que proporciona una plataforma de marketing global. “A medida que las empresas se expanden hacia nuevos mercados (o crecen), su software debe ser capaz de escalar de igual modo”, agrega.

“Lo último que los CIO y otros encargados de tomar las decisiones quieren es tener que volver a evaluar e invertir en una nueva solución de dos o tres años a futuro, cuando el sistema existente no puede manejar las nuevas necesidades de la empresa”, señala Cowley.

5. Compruebe los cargos ocultos o adicionales
“Fíjese en los costos ocultos en el contrato, como honorarios adicionales para la capacitación en persona, servicios de gestión de documentos, la configuración o cuotas anuales de mantenimiento, además de los gastos mensuales de soporte”, aconseja Treasure Kirk, vicepresidente de ventas enMeditab, creador y desarrollador de software médico inteligente.

“También, préstele atención a las disposiciones que permiten que el proveedor aumente las tasas durante el curso del contrato -y vea si existen disposiciones que permiten que pueda retirarse del contrato después de seis meses o un año si el sistema no funciona para usted”, añade Treasure.

6. ¿Quién obtiene la custodia de sus datos en caso de divorcio?
“Es un hecho de la vida que incluso si ama a su proveedor, algún día puede que tenga que dejarlo”, señala Jon Lincoln, que se especializa en el desarrollo de negocios en etfile, un proveedor de sistemas electrónicos personalizados de imágenes de documentos y de recuperación de archivos.

“Algunos fabricantes intentan tácticas sombrías para retener sus datos (como si les pertenecieran). O cobran una cantidad exorbitante para dejarlo salir”, señala Lincoln. Así que antes de autorizar cualquier software, “pregúntele al vendedor qué pasa si abandona el contrato y cómo le gustaría recuperar los datos. Espere pagar algo, especialmente si los datos están cifrados, pero no una cantidad exorbitante”.

7. Realice una prueba de conducción
“Antes de comprometerse con una nueva solución de software, asegúrese de patear las llantas”, señala Catherine Brown, vicepresidente de marketing en Mavenlink, un proveedor de software de administración de proyectos. “La mayoría de las compañías de SaaS ofrecen una prueba gratuita para palpar las características, prestaciones y facilidad de uso”, señala la ejecutiva.

Luego, durante la prueba, asegúrese de que el software contenga las características que necesita, así como la funcionalidad. Y no tenga miedo de hacer preguntas a los proveedores. “Querrá asegurarse de que sea un ajuste perfecto para su empresa en el largo plazo”, agrega Brown.

8. Acepte los indicadores clave de desempeño (KPI) antes de firmar un contrato
“Trabaje con su potencial proveedor de software para crear indicadores clave de desempeño (KPI) antes de firmar cualquier contrato”, aconseja Sanket Naik, vicepresidente de operaciones e integraciones en la nube de Coupa, un desarrollador de software de adquisición.

“Al establecer los KPIs por adelantado, ambas partes sabrán lo que hay que transpirar para que la implementación de software sea un éxito. Una implementación exitosa dará lugar a una asociación de confianza entre el CIO y el proveedor de software que puede durar toda la vida”, señala Naik.

Cuatro Preguntas más para los proveedores de software
i ¿El software se integrará fácilmente con nuestros sistemas existentes? La última cosa que quiere saber después de haber pasado mucho tiempo y dinero en un nuevo software es que no funciona con los sistemas heredados, especialmente cuando pensaba que lo harían.

ii ¿Qué tan fácil es de configurar y capacitar a los usuarios? “La mayoría de los proveedores proporcionarán capacitación”, señala Barbara Ware, directora de marketing en Bravepoint, un proveedor de soluciones de negocio. “Asegúrese de que esté incluido en los costos de implementación”.

iii ¿Cómo va a ser el soporte post venta? “Haga su tarea y asegúrese de que el vendedor ha estado en el mercado por mucho tiempo”, agrega Ware.

iv ¿Cómo se administran las actualizaciones y mejoras? “Las actualizaciones deben estar basadas en la nube para facilitar la instalación”, señala Ware. Y no debe perjudicar la actividad empresarial.

– Jennifer Lonoff Schiff, CIO