Las tareas domésticas privan a los trabajadores del tiempo que podrían dedicar a actividades más productivas. Si se hace bien, la RPA puede eliminar un montón de tareas sin sentido. A continuación, se explica cómo seleccionar la solución de RPA adecuada para el trabajo.

Los bancos utilizan RPA para revisiones de diligencia debida sobre préstamos, procesamiento de facturas y cheques de clientes. Las organizaciones de ventas utilizan RPA para automatizar cotizaciones y facturas. Las aseguradoras utilizan RPA para acelerar la adjudicación de reclamaciones. Además, con la ayuda del aprendizaje automático, RPA puede transcribir automáticamente conversaciones grabadas, extraer texto y números de imágenes y videos, y completar bases de datos a partir de formularios completados a mano.

Bajo el capó, los sistemas RPA incluyen minería de procesos, herramientas de creación de bots, complementos para conectarse a sistemas empresariales y una capa de programación u orquestación. Las herramientas en los sistemas RPA a menudo tienen límites, por lo que las personas a veces llenan esos vacíos con scripts de automatización codificados a mano.

Es importante mantener las expectativas en línea con lo que la RPA puede manejar. Los proveedores de RPA tienden a dar a entender que sus productos contienen más inteligencia de la que realmente tienen, lo que ha provocado cierta decepción con RPA en general. Y las implementaciones deben planificarse y ejecutarse con cuidado para evitar implementaciones de RPA fallidas. Debe tener claro lo que desea automatizar antes de seleccionar un producto de RPA y asegurarse de elegir uno que tenga las capacidades que necesita.

¿Cómo funciona la RPA?

RPA funciona extrayendo información de sus sistemas de TI existentes, ya sea a través de una interfaz al backend o emulando cómo un humano accedería al sistema desde el front end. Con los sistemas empresariales heredados, a menudo debe pasar por el front-end, porque no puede acceder al sistema back-end directamente.

La RPA de front-end es una evolución del raspado de pantalla antiguo. Si alguna vez ha usado raspadores de pantalla durante un período prolongado, sabe que tienden a ser frágiles: en el momento en que aparece algo inusual, como un número demasiado grande para su campo, o tan pronto como cambia el formato de pantalla debido a un software actualizar, el raspador de pantalla devuelve respuestas incorrectas o deja de funcionar. El aprendizaje automático puede reducir, pero no eliminar, estos obstáculos.

Ventajas y limitaciones de RPA

Las ventajas de RPA incluyen:

• Ahorro de tiempo para los empleados al descargar tareas repetitivas a los bots
• Tasas de error reducidas en tareas automatizadas por RPA
• Tiempos más cortos para realizar tareas automatizadas
• Mayor capacidad empresarial cuando las tareas de limitación de velocidad se han automatizado

Las limitaciones de RPA incluyen:

• Costo y tiempo para configurar bots, incluida la participación de TI, identificación de candidatos de automatización y posible consultoría
• Necesidad de monitorear y mantener bots
• Incapacidad de los bots para extraer información de documentos no estructurados y escritos a mano (pero algunos productos aplican ML para mitigar estos problemas)
• Incapacidad de los bots para detectar o tratar excepciones en tareas estándar (pero algunos productos tienen un mecanismo de revisión humana)
• Incapacidad de los bots para automatizar tareas no estándar

Una vez que el sistema RPA ha extraído la información que necesita, pasa a realizar una tarea predefinida. Los casos de uso comunes incluyen la aplicación de reglas comerciales, la generación de un informe, el envío de una factura por una cuenta por cobrar o la generación de un cheque por una paga.

Los bots que ejecutan tareas de RPA pueden ejecutarse atendidos o desatendidos. Los bots de RPA atendidos se ejecutan en respuesta a una solicitud de un empleado. Los bots de RPA desatendidos se ejecutan según una programación, por ejemplo, para generar informes nocturnos. Casi todos los bots de RPA necesitan supervisión y auditorías periódicas para garantizar que continúen funcionando correctamente.

Un humano debe definir el flujo de trabajo de un bot de RPA antes de que pueda funcionar. Esto a menudo comienza con la grabación de procesos, una actividad similar a la grabación de una macro, sólo en varios sistemas. La analogía de las macros se extiende también a la escritura y edición de scripts para bots. Muchas soluciones de RPA también ofrecen una interfaz estilo diagrama de flujo para unir elementos de la tarea de un bot, lo que permite a los “desarrolladores ciudadanos” definir flujos de trabajo. Algunos sistemas RPA, sin embargo, aún deben ser configurados por TI.

Una de las partes difíciles y que requieren mucho tiempo de reproducir los procesos comerciales existentes es identificar cuáles son los procesos comerciales y cómo funcionan. Algunas herramientas de minería de procesos de RPA pueden analizar los registros de los procesos existentes; otros necesitan observar y registrar a los empleados en el trabajo. En el peor de los casos, este descubrimiento de procesos debe realizarse manualmente.

Cómo elegir un producto RPA

Antes de comprometerse con un producto RPA, debe comprender que cada uno de ellos utiliza sus propios formatos de archivo patentados. A pesar de su utilidad, todos son moteles de cucarachas y carecen por completo de portabilidad. No es que estén ignorando los estándares: no hay estándares. Evalúe cuidadosamente y haga una prueba de concepto antes de comprometer a su empresa con una implementación, porque cambiar de opinión más adelante será doloroso y costoso.

Verifique que todas las funciones básicas, y las funciones diferenciadoras que cree que necesitará, funcionen en su entorno. Cree scripts utilizando todas las herramientas suministradas y demuestre que la orquestación funciona correctamente. Pruebe un bot desatendido, verifique que los bots puedan analizar sus documentos no estructurados y PDF, y siga los procedimientos de minería de procesos.

Diez criterios para elegir herramientas RPA

Preste especial atención a estos factores clave en su evaluación:

• Facilidad de configuración del bot
• Capacidades de código bajo
• Atendido vs. desatendido
• Capacidades de aprendizaje automático
• Manejo de excepciones y revisión humana
• Integración con aplicaciones empresariales
• Orquestación y administración
• Bots en la nube
• Descubrimiento y minería de procesos y tareas
• Escalabilidad

Facilidad de configuración del bot. Debe haber una variedad de formas de configurar un bot para diferentes personas. Los usuarios comerciales deben poder señalar y hacer clic en las aplicaciones que utilizan normalmente mientras una grabadora toma nota de las acciones. Los desarrolladores ciudadanos deberían poder utilizar un entorno de código bajo para definir bots y reglas comerciales. Y finalmente, los programadores profesionales deberían poder escribir código de automatización real que llame a las API de la herramienta RPA.

Capacidades de código bajo. Por lo general, el desarrollo de código bajo es una combinación de construcción de línea de tiempo de arrastrar y soltar desde una caja de herramientas de acciones, completar formularios de propiedad y escribir un fragmento de código ocasional. Escribir pequeñas cantidades de código, por ejemplo, “monto_préstamo <0.20 * ingreso_anual” puede ser mucho más rápido que los métodos gráficos para especificar una regla comercial.

Atendido vs. desatendido. Algunos bots tienen sentido solo si se ejecutan bajo demanda (atendidos) cuando un usuario empresarial los necesita para realizar una tarea bien definida, por ejemplo, “convertir este gráfico en texto y colocarlo en el portapapeles”. Otros bots tienen más sentido si se ejecutan en respuesta a un evento (sin supervisión), como “realizar la debida diligencia en cada solicitud de préstamo enviada desde el sitio web”. Necesitas ambos tipos de bots.

Capacidades de aprendizaje automático. Las herramientas de RPA de hace unos años tenían problemas para extraer información de documentos no estructurados y, por lo general, el 80% de la información de una empresa se encuentra en documentos no estructurados en lugar de bases de datos. En estos días, es común usar las capacidades de aprendizaje automático de RPA para analizar documentos, encontrar los números requeridos y devolvérselos al usuario. Algunos proveedores y analistas llaman a esto hiperautomatización, pero el lenguaje elegante no cambia la funcionalidad.

Manejo de excepciones y revisión humana. Los modelos categóricos de aprendizaje automático suelen estimar las probabilidades de los posibles resultados. Por ejemplo, un modelo para predecir incumplimientos de préstamos que arroja una probabilidad de incumplimiento del 90% podría recomendar denegar el préstamo, y uno que calcula una probabilidad de incumplimiento del 5% podría recomendar la concesión del préstamo. En algún lugar entre esas probabilidades, hay espacio para el juicio humano, y la herramienta RPA debería poder enviar el caso para su revisión.

Integración con aplicaciones empresariales. Un bot no es muy bueno para su empresa si no puede obtener información de sus aplicaciones empresariales. Eso suele ser más fácil que analizar archivos PDF, pero necesita controladores, complementos y credenciales para todas sus bases de datos, sistemas de contabilidad, sistemas de recursos humanos y otras aplicaciones empresariales.

Orquestación y administración. Antes de que pueda ejecutar bots, debe configurarlos y proporcionar las credenciales que necesitan para ejecutarse, generalmente en un almacén de credenciales seguro. También debe autorizar a los usuarios a crear y ejecutar sus bots, y aprovisionar sus bots desatendidos para que se ejecuten en recursos específicos en respuesta a eventos específicos. Finalmente, debe monitorear los bots y las excepciones directas a los humanos.

Bots en la nube. Cuando RPA comenzó, los bots de RPA se ejecutaban exclusivamente en los escritorios de los usuarios y los servidores de la empresa. Pero a medida que los estados de TI se han convertido en la nube, las empresas han configurado máquinas virtuales en la nube para que las utilicen los bots. Recientemente, algunas empresas de RPA han implementado bots “nativos de la nube” que se ejecutan como aplicaciones en la nube utilizando API en la nube en lugar de ejecutarse en máquinas virtuales Windows, macOS o Linux. Incluso si su empresa ha invertido poco en aplicaciones en la nube en la actualidad, eventualmente lo hará, por lo que esta capacidad es muy deseable.

Descubrimiento y minería de procesos y tareas. Averiguar sus procesos y priorizarlos para la automatización es a menudo la parte más lenta de la implementación de RPA. Cuanto más pueda ayudarlo la aplicación del proveedor de RPA a extraer procesos de los registros del sistema y construir flujos de tareas mediante la observación, más fácil y rápido será comenzar a automatizar.

Escalabilidad. A medida que su implementación de RPA se implementa en la empresa y maneja más automatizaciones, puede encontrarse fácilmente con problemas de escalabilidad, especialmente para bots desatendidos. Una implementación en la nube, ya sea nativa, en máquinas virtuales o en contenedores, a menudo puede mitigar los problemas de escalabilidad, especialmente si el componente de orquestación es capaz de aprovisionar bots adicionales según sea necesario.

En última instancia, el éxito o el fracaso de la implementación de su RPA dependerá de la identificación de los procesos y tareas de mayor recompensa para la automatización. Por ejemplo, si el proceso de mayor recompensa para un banco es realizar la debida diligencia en las solicitudes de préstamos, conviértalo (o una tarea clave de ese proceso) en su prueba de concepto de RPA.

No escatime en su ciclo de prueba. Si resulta que a la solución RPA que ha adoptado le falta alguna capacidad o es inadecuada, y necesita cambiar, se encontrará con un mundo de dolor. Para mitigar el riesgo de tener que volver a crear todos sus bots desde cero, debe documentar todos los pasos de cada tarea y proceso. Cuando cambie de caballo, es posible que deba pasar una semana reimplementando cada bot, pero puede evitar el mes que pasó averiguando cada proceso.

Proveedores clave de RPA

Si bien hay docenas de proveedores de RPA, el mismo puñado entra en la discusión una y otra vez. Los siguientes siete proveedores se seleccionaron de los informes de analistas más recientes de Forrester Wave y Gartner Magic Quadrant y se ordenaron alfabéticamente. La inclusión en esta lista no es una recomendación y la exclusión no es una condena:

Automation Anywhere: Automation 360 de la empresa es una plataforma basada en la web, nativa de la nube, impulsada por IA para la automatización de un extremo a otro. Las capacidades de RPA van desde simples bots que los usuarios generan con una grabadora hasta IQ Bot, que usa una combinación de ML y procesamiento de datos para extraer información de los documentos. La plataforma ahora proporciona funciones de gobernanza, seguridad y cumplimiento, así como bots y análisis.

Blue Prism: al ofrecer un conjunto de productos que abordan diferentes aspectos y casos de uso de RPA, Blue Prism ahora está mirando más allá de RPA hacia el espacio de automatización inteligente. La compañía ahora vende una oferta en la nube que presenta a “trabajadores digitales” con capacidades extraídas de su mercado de intercambio digital.
EdgeVerve: una empresa de Infosys, EdgeVerve es un proveedor de automatización e inteligencia artificial. Ofrece AssistEdge RPA, AssistEdge Discover mapeo de procesos, AssistEdge Engage automatización del centro de contacto y AssistEdge Cloud RPA. EdgeVerve también ofrece soluciones verticales para banca, redes de valor / cadenas de suministro, finanzas y adquisiciones.

Microsoft: Microsoft Power Automate Desktop, una herramienta de RPA de código bajo, está disponible para usuarios de Windows 10 sin costo adicional. Además, el plan por usuario de Power Automate con RPA atendido está disponible por $ 15 por usuario al mes durante un tiempo limitado. Permite que las automatizaciones de una organización compartan y colaboren en todos los flujos, accedan a más de 400 conectores integrados, identifiquen cuellos de botella en los procesos comerciales, extraigan datos de documentos y administren y controlen los flujos con un gobierno centralizado.

NICE: NICE RPA ofrece automatización asistida y desatendida, un buscador de automatización y soporte de tecnologías cognitivas como OCR, chatbots y aprendizaje automático. NICE CXone es una plataforma de experiencia del cliente que se integra con sus ofertas de RPA. NEVA es el robot asistente personal de NICE para empleados. NICE también tiene una cartera de herramientas financieras específicas, como Actimize para la lucha contra el blanqueo de capitales.

UiPath: la versión actual de la plataforma UiPath (21.4) incluye gestión y gobernanza a escala empresarial; Descubrimiento, priorización y desarrollo integrado impulsado por IA de las automatizaciones más impactantes; actualizaciones para todas las experiencias de los usuarios; y rápida expansión de las capacidades de Automation Cloud. UiPath se puede implementar en su nube alojada, en una nube pública o local, aunque la nube alojada se actualiza con mayor frecuencia.

WorkFusion: WorkFusion automatiza el trabajo manual con muchos documentos para clientes de grandes empresas en banca, servicios financieros, seguros y atención médica con WorkFusion Intelligent Automation Cloud. Las principales áreas de automatización en la banca incluyen la lucha contra el lavado de dinero, la apertura de cuentas, la verificación de sanciones, la transición de LIBOR y los préstamos hipotecarios.

Dado que no podrá portar sus scripts a otro sistema RPA, necesita evidencia de que el proveedor que está considerando tiene una sólida estabilidad financiera. El peor de los casos sería que realizó una implementación completa, el proveedor quebró, el servidor de licencias dejó de autenticar su instalación y toda su implementación se cerró.

Ejemplo de RPA: UiPath

UiPath es uno de los “tres grandes” productos de RPA, junto con Blue Prism y Automation Anywhere. En este momento, es principalmente un producto de Windows, aunque un subconjunto creciente de la funcionalidad está disponible a través de un navegador (consulte la revisión de InfoWorld de la versión 18.4.4). Como veremos, algunos de los productos UiPath se ejecutan en la nube.

UiPath le ayuda a descubrir qué procesos automatizar y proporciona herramientas para usuarios con una amplia gama de habilidades técnicas y experiencia. Como es el caso de muchos productos de RPA, UiPath está incorporando el aprendizaje automático en cada vez más de sus procesos avanzados. Los bots de UiPath analizan documentos, reconocen el habla y aplican otros modelos de aprendizaje automático. Además, UiPath puede gobernar y administrar automatizaciones a escala empresarial.

Instalación de UiPath. Puede registrarse para obtener una prueba gratuita de UiPath para crear una cuenta de UiPath Community SaaS y luego solicitar una prueba empresarial para habilitar la funcionalidad completa de UiPath Automation Cloud. Luego, puede descargar una versión de prueba de UiPath Studio. Haga clic en el botón ‘Instalar’ junto a Studio. Esto instalará UiPath Studio, Assistant y un robot para crear y probar automatizaciones.

Construyendo un caso de negocios. En su cuenta de Automation Cloud, puede habilitar el servicio Automation Hub en “Administrador”. También puede habilitar la Tienda de automatización si lo desea. Luego, puede navegar hasta Automation Hub y crear una instancia. A partir de ahí, puede definir un caso de negocio para su POC. Una vez que haya terminado, es posible que se parezca a la imagen a continuación:

Esto muestra solo el comienzo de una evaluación de muestra. Su propia exploración de la automatización debe vincularse con los procesos de su empresa.

Documentar su proceso. Deberá descargar Task Capture de Automation Hub e instalarlo. Debe iniciar sesión en su cuenta de UiPath Cloud cuando ejecute Task Capture, con fines de licencia; de lo contrario, estará limitado a la funcionalidad de la comunidad.

Tiene la opción de comenzar construyendo un diagrama o comenzar usando la Captura de tareas para registrar su proceso. El primero le brinda un mejor diagrama de flujo, pero el segundo le permite ponerse al día más rápidamente. El proceso de captura real es similar a grabar macros de Excel. Tiene un límite de 500 acciones.

El diagrama tendrá secuencias de acciones y también puede tener árboles de decisión (reglas de negocio). Las acciones de raspado de pantalla no se realizan con la grabadora de macros; en su lugar, captura una captura de pantalla y luego resalta los campos que desea que el robot extraiga en el Editor de imágenes. Una vez que su Documento de definición de proceso (PDD) esté completo, puede exportarlo como un documento Word o XAML. También puede ejecutar su proceso o enviarlo para su revisión y publicación en Automation Store.

Explorando el mercado de UiPath. Puede encontrar muchas actividades de automatización, incluidas las automatizaciones inteligentes, en UiPath Marketplace. Mostré la primera pantalla del mercado (imagen a continuación).

Creando bots. UiPath tiene tres entornos de diseño para bots: UiPath StudioX para usuarios comerciales, UiPath Studio (vea la captura de pantalla a continuación) para desarrolladores de RPA y UiPath Studio Pro para desarrolladores de C #. Studio Pro puede crear casos de prueba para RPA, así como también automatización de pruebas para aplicaciones web, de escritorio y móviles. Una vez que se han aprobado los bots, los empleados pueden ejecutarlos localmente con UiPath Assistant y administrarlos de forma segura con UiPath Orchestrator.

Prueba de concepto. UiPath normalmente completa los POC en uno o dos días al proporcionar un desarrollador de UiPath calificado para trabajar con un experto en la materia del proceso de la empresa cliente. El cliente debe instalar UiPath Studio en una máquina dedicada y proporcionar acceso a todos los sistemas y aplicaciones involucrados en la solución.

Si investiga a los competidores de UiPath, encontrará muchos puntos de similitud. También encontrará diferencias en capacidades, escalabilidad y tarifas. Antes de comprometerse con una solución RPA, haga su debida diligencia, proyecte sus costos y ahorros, y pruebe todas las capacidades que puedan afectar las operaciones de su empresa.

Martin Heller, CIO.com