Un presupuesto es la herramienta de administración financiera más importante y efectiva para ejercer y controlar el gasto de tecnología dentro de cualquier organización. Deberá, como muchas otras herramientas, estar alineada al plan y a los objetivos estratégicos.

Sin embargo, realizar el presupuesto no es algo que se haga en un momento dado: hay que trabajar siempre en el del siguiente año, comparando la información real y buscando la forma de optimizarlo.

En los últimos años la gestión del presupuesto se ha vuelto más compleja y demandante, debido, entre otros factores, a las tecnologías emergentes, a las necesidades cambiantes del negocio, los nuevos jugadores, la oferta global y a ejecutivos más informados. Y aunque con las nuevas tendencias no todo el gasto/inversión es administrado por las áreas de TI, debemos involucrarnos.

Además, este tipo de presupuestos tiene un grado importante de incertidumbre, ya que es muy probable que nos afecten fluctuaciones en el tipo de cambio, la rotación de personal en áreas de Tecnología, contingencias y ataques externos, así como cambios y nuevas regulaciones que deberemos atender. ¿Qué deben hacer los CIO ante esta situación?

Pasos sugeridos:

1. Recopilar los costos actuales de nuestra operación verificando contra el presupuesto corriente ¿qué cambios ha habido y por qué?, estimar posibles costos futuros, y sobre todo en los renglones más costosos. Aquí es necesario tener un monto exacto, actualizando propuestas, renegociando, concursando, etc.

2. Detallar las fechas cuando fue erogado cada concepto.

3. Indagar acerca del crecimiento de personal, los nuevos negocios, así como sobre las ubicaciones actuales y futuras.

4. Validar los objetivos de la organización y de los ejecutivos clave a corto y largo plazo.

5. Revisar necesidades reales de capacitación, tendencias, nuevas tecnologías, etc.

6. Revisar y actualizar inventarios, pólizas de mantenimiento, contratos de servicio, licencias, información sobre estado de equipos, tiempos de vida, garantías, etc.

Run, Grow, Transform

El criterio Run, Grow, Transform, una clasificación propuesta por la firma de consultoría Gartner, es muy conveniente para mostrar el valor y equilibrio en el presupuesto destinado a proyectos de Tecnología.

Según esta clasificación, las iniciativas TI pueden ser:

• ProyectosRun: Son proyectos que posibilitan los servicios de la actividad diaria de la organización y que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de las operaciones. No se conectan directamente con un segmento de clientes y por lo regular no generan ingresos. Esta clasificación podría estar cercana al 80% de nuestro presupuesto, dependiendo el momento que se viva en la organización. Al hacer recortes en estos rubros, sería necesario hacer una revisión de la calidad y garantías de servicio.

• ProyectosGrow: Este tipo de proyectos evolutivos sirven para garantizar la mejora continua de los servicios, así como elevar el rendimiento del negocio o expandir los servicios actuales.

• ProyectosTransform: Nos permiten generar nuevas capacidades para el negocio, y donde probablemente sea más patente el valor de la tecnología. Se trata de proyectos de innovación que aspiran a cambiar la forma tradicional de prestar un servicio, añadiéndole valor y abriendo nuevas posibilidades.

Ahora bien, ¿qué rubros podrían no incluirse en el presupuesto de Tecnología, pero sí en otros? Algunos pueden ser:

• La habilitación tecnológica al personal de nuevo ingreso.
• Los requerimientos de nuevos proyectos de negocio (hardware, software, personal, servicios, etc.).
• La capacitación en tecnología para los usuarios.
• Los viáticos por proyectos nuevos.
• La tecnología específica para las diversas unidades de negocio.

Recomendaciones

• Te aconsejo incluir proyectos de los tres segmentos (Run, Grow, Transform).
• Valida el plan estratégico de la organización, verificando las necesidades actuales y futuras del negocio.
• Comparte tu visión con otros líderes de la organización.
• Realiza una presentación ejecutiva (sin tecnicismos) donde comuniques claramente los objetivos de negocio contemplados, alcances, riesgos y restricciones.
• Identifica junto con el área de Finanzas las opciones de la empresa para estar preparados ante fluctuaciones en el tipo de cambio de divisas.
• Optimiza y transparenta el gasto.
• Da visibilidad de los flujos y valida la capacidad del gasto.
• Categoriza y prioriza:
  • Por tipo.
  • Por proyecto.
  • Por gasto/inversión. Recuerda que una inversión es toda aquella compra de activos que se puedan amortizar, la cual depende de criterios financieros de la organización, como la compra de hardware o software (pero no las rentas, ni suscripciones). El gasto son los demás rubros del presupuesto.
  • Fijos/variables.
  • Únicos/recurrentes
• Actualiza el presupuesto real vs lo planeado.
• Ejerce responsablemente, controla y monitorea el presupuesto.

Estructura típica

Recuerda que hacer y ejercer un presupuesto de Tecnología es todo un reto, por lo que debemos realizar un esfuerzo para que éste sea claro, transparente y que de verdad muestre un valor para la organización.