El éxito de los proyectos es fundamental para la rentabilidad de las empresas. Cuando se logra dominar el tema de la Administración de Proyectos y se logran los resultados esperados en forma repetitiva, se puede volver hasta un proceso tan “adictivo”, que hay compañías que deciden organizar su operación entera como una serie de proyectos. Todo se vuelve un proyecto.

Sin embargo, muchas empresas tienen dificultades y de pronto se ven con proyectos atrasados o que sobrepasan el presupuesto asignado. Para asegurar que un proyecto alcance sus objetivos, éste debe ser controlado durante todo el proceso, incluyendo las etapas quizá más importantes de estimación y planeación. Especialmente las desviaciones de la ruta definida, deben identificarse, o incluso predecirse, en forma inmediata. Esto permite al administrador de proyectos y a la alta gerencia realizar los pasos necesarios para guiar al proyecto en su camino hacia el éxito.

Existe una creciente gama de software para la administración de proyectos, diseñados para apoyar en la planeación, soporte, gestión y control de los proyectos. Estos son algunos tipos de funcionalidades que deben considerarse al seleccionar el software de administración de proyectos que mejor convenga:

• Planeación y programación de proyectos

• Administración de recursos

• Administración del tiempo

• Administración de gastos

• Facturación de proyectos

• Análisis de proyectos

La planeación y programación de proyectos precisa, es esencial para el éxito de cualquier proyecto. El software de administración de proyectos debe ser capaz de planear con total certidumbre la serie de tareas del proyecto para garantizar su éxito desde el inicio.

Por otra parte, la administración de recursos, que incluye al personal, la maquinaria, el equipo, etc.; proporciona una representación de sus capacidades y disponibilidad. Además, la gestión del tiempo y gastos, así como su aprobación, asegura que los proyectos reflejen con precisión los costos reales. Una función integral para el reconocimiento de ingresos y facturación asegura el cumplimiento de los requisitos de contrato y otros estándares contables. La incorporación de análisis de proyectos y presentación de informes, combinada con la administración de los procesos de negocio a lo largo del proyecto, debe generar alertas importantes y comunicar el estado del proyecto de forma puntual y al día.

La facturación de proyectos precisa, asegura que las cuentas de clientes sean administradas para mejorar el flujo de caja y la salud financiera de la organización con el mínimo esfuerzo. La automatización de este proceso, brinda facilidad y comodidad.

El conjunto ideal de herramientas para la administración de proyectos brindará una funcionalidad completamente integrada de manera que:

• Las herramientas compartan el mismo medio de comunicación con el equipo. Por ejemplo: web, intranet, servidor Exchange, correo electrónico, etc.

• La información pueda ser transferida automáticamente a otras herramientas, o mejor aún, sea contenida una sola vez.

• La eficiencia y eficacia sean compatibles con el control automático de mensajes y flujo de trabajo. Las aplicaciones siempre señalarán a los responsables de las acciones.

Accesibilidad

Las herramientas que proveen una funcionalidad integral, tienen típicamente componentes diferentes para diversos propósitos. Ya que comparten información, es necesario que exista un servidor de base de datos central. Además, los usuarios pueden tener diferentes herramientas dependiendo de sus necesidades, todas ligadas a este servidor central. Por ejemplo, el administrador de proyectos requiere acceso total al componente de planeación y programación, mientras los otros miembros del equipo necesitan acceder sólo las partes del plan que les conciernen. Por otra parte, el administrador de la oficina de proyectos necesita acceso completo a todo, información de riesgos y administración del cambio, mientras que otros participantes únicamente requieren ver información e ingresar actualizaciones.

Las herramientas correctas del proyecto listas

La mayoría de los proyectos utilizan herramientas de automatización para dar soporte a algunas funciones del proyecto, aunque todavía hay un alarmante gran número de administradores de proyectos que hacen todo utilizando hojas de cálculo. Es fácil darse cuenta por qué esto es común todavía. Contar con un conjunto integrado de herramientas para la administración de proyectos y ponerlo en operación, toma tiempo y esfuerzo, que inevitablemente coincide con el lanzamiento del proyecto cuando todos están enfocados en las actividades principales, en lugar de atender las funciones de soporte. Una vez que el equipo tiene tiempo de buscar un conjunto de herramientas inteligentes, a menudo es muy tarde para eliminar las hojas de cálculo ad hoc que están utilizando. De esta manera, el conjunto de herramientas para la administración de proyectos necesita ser considerado antes de iniciar el proyecto, o bien, deben enfocarse los recursos necesarios a esto, mientras el administrador del proyecto y su equipo se dedican a atender lo prioritario.

Seleccionar e instalar un nuevo conjunto de herramientas de proyecto toma tiempo. Al igual que con cualquier otra selección de software, los requerimientos o preferencias de funcionalidad, aspectos técnicos y de soporte, deben ser comparados con las capacidades de las aplicaciones de software disponibles al momento. Así como sucede con el proceso de selección, también toma tiempo finalizar la adquisición, instalar las aplicaciones y capacitar al personal del equipo del proyecto. Lo más recomendable es que todo lo anterior sea considerado y esté listo antes de iniciar un proyecto.

Uso continuo de herramientas y datos

En la fase última del proyecto, las herramientas deben dar soporte a las actividades de cierre cuando se integran los informes finales. Los datos deben ser almacenados con información práctica como referencia para la planeación y estimación de nuevos proyectos, al mismo tiempo que el conocimiento y los materiales deben transferirse a sistemas de administración del conocimiento de manera que el conocimiento adquirido pueda ser utilizado para enriquecer otros proyectos.

Algunos datos y herramientas como la documentación de usuarios y del sistema, la administración de configuraciones, gestión de problemas y solicitudes de cambio, pueden ser requeridos para el continuo soporte y mantenimiento del sistema. Lo anterior puede requerir:

• Extracción y depuración de contenido

• Obtención de licencias de software adecuadas

• Capacitación del equipo permanente de apoyo

Para tener éxito en un entorno de proyectos, la administración de proyectos debe permear cada aspecto de la solución empresarial. Las empresas que son capaces de satisfacer eficientemente las demandas de administrar su cartera de proyectos tienen una clara ventaja sobre sus competidores, ya que pueden ofertar con más confianza al tener un mejor conocimiento de sus costos.

Alejandro Benavides, vicepresidente de Operaciones para Epicor Latinoamérica y el Caribe