El término consultoría resulta aún ambiguo en algunas ocasiones. Hay quienes ven al consultor como la persona que contestará absolutamente todas las preguntas y resolverá todos los problemas que surjan durante una implementación de ERP. Otros creen que la operación de la empresa queda prácticamente en manos de ellos, y que además, cuando la implementación termina, son los responsables de todo lo que suceda en adelante.
Independientemente de cómo vea usted a su equipo de consultoría en la implementación de un ERP, es importante que conozca la forma de maximizar sus resultados. A continuación algunos puntos clave sobre cómo obtener resultados exitosos de su equipo de consultoría.
1. Conozca el perfil del consultor.
Antes de elegir a su equipo, es importante saber que más allá de las capacidades técnicas de un consultor también es importante considerar sus cualidades personales. Las capacidades técnicas no pueden ser menospreciadas bajo ninguna circunstancia. Sin embargo, éstas pueden ser adquiridas literalmente por cualquier persona del equipo interno de implementación con la dedicación y motivación necesarias para convertirse en un buen técnico, en el estricto sentido de la palabra.
Es importante saber que las características personales determinan el grado de excelencia de cualquier consultor; constituyen las habilidades requeridas para ser un agente de cambio real en el ambiente en que presta sus servicios.
Para convertirse en un agente de cambio, el consultor debe ser respetado y reconocido por sus clientes en base a su empatía, disciplina, organización y sus habilidades para entender y manejar la frustración. Un consultor también debe ser observador y analítico, un buen motivador, pero sobre todo, tener gran capacidad de entrega y compromiso para lograr el objetivo y con el equipo interno. Si usted tiene en su proyecto consultores con este perfil, va por buen camino.
2. Aclare las expectativas del proyecto.
Cuando arranca un proyecto, el equipo en su conjunto (personal de la empresa y consultores), debe perseguir de principio a fin los mismos objetivos: concluir la implementación eficientemente y lograr que la empresa opere con excelencia. Si algún miembro del equipo inicia sin aclarar las expectativas, esto complica la relación de raíz. En un proyecto todo gira en torno a alcanzar un objetivo específico, con ciertas características de calidad (entregables), en un tiempo predefinido y a un costo previamente establecido; todo esto, de acuerdo a las expectativas de un cliente. Cuando no existe un acuerdo, preferentemente a manera de contrato, el fracaso de un proyecto está garantizado aún antes de iniciarlo.
3. Sepa lo que No debe esperar.
Son varias acciones las que no debe esperar de un consultor. La más importante es: no se debe esperar a que un consultor tenga instantáneamente las respuestas a todas las preguntas que usted le haga. El rol principal de un consultor es identificar y analizar oportunidades de cambio aplicando técnicas o procesos innovadores que lleven a beneficios tangibles y cuantificables dentro de la organización. Esto puede tomar su tiempo en ciertos casos.
4. Trabajen en Equipo para obtener resultados sólidos.
Es importante fomentar la integración del equipo de proyecto. En el caso particular de una implementación de ERP, el consultor debe actuar como guía, ser un líder para el equipo interno, que se preocupe por una efectiva transmisión del conocimiento para formar “consultores” internos del cliente. Recuerde, la comunicación entre todos los integrantes del equipo es clave cuando de alcanzar el mismo objetivo se trata. Las juntas semanales de seguimiento de avances y pendientes serán la mejor herramienta para mantener al equipo en la misma página.
5. Comprensa los factores externos que pueden influir en el proyecto.
Hay elementos que van más allá del trabajo del equipo de consultoría y es importante conocerlos y saberlos manejar a su favor. La falta de compromiso activo de la alta dirección; las falsas expectativas en cuestión de ROI; la pobre alineación entre los nuevos roles, procedimientos, tecnologías y recursos humanos (administración del cambio); el escaso entrenamiento y la tendencia a cubrir requerimientos de la empresa en base a customizaciones; pueden impactar fuertemente los resultados de la implementación. Su proveedor de software y su equipo de consultoría seguro le darán recomendaciones valiosas para salir adelante y diseñar una estrategia adecuada para su compañía.
Algo que hay que tener en mente: Un proyecto de implementación es un proyecto de equipo. Asegúrese de asignar los mejores recursos internos como cabezas de cada una de las áreas involucradas en las operaciones de su compañía y prepárese para buscar consultores que añadan valor y que le ayuden a transferir el conocimiento a los usuarios de ERP, seguro le estarán muy agradecidos.
José Luis Jahuey, Auros Consultoría de Negocios / Partner de Epicor Software
