Las “TI en la sombra”, es decir, los sistemas y soluciones que están fuera del control directo del área de TI, se presentan a menudo como una amenaza o incluso como una sorpresa para el CIO.

No obstante, la “TI en la sombra” se crea a menudo por los CIO que no disponen del presupuesto necesario o de los recursos para participar en nuevas iniciativas tecnológicas de los negocios, según Garter. Esto representa una oportunidad única para ayudar a los CIO con los negocios digitales.

“Sin un nuevo enfoque, los CIO y sus equipos directivos tendrán dificultades para saldar la deuda tecnológica dejada por iniciativas tecnológicas digitales fracasadas o sustituidas al final de su ciclo de vida”, afirmó Stewart Buchanan, director de investigación de Gartner. Los responsables de los activos de TI deben apoyar a los CIO a seleccionar las iniciativas de negocio digital más sostenibles, las cuales atraerán financiación suficiente para cubrir los costos completos de su ciclo de vida.

“El negocio digital implica una relación financiera dinámica entre una organización y sus usuarios finales, una que implica un nuevo modelo de negocio de TI lleno de tensión por el riesgo hasta que madure un nuevo proceso de gestión que garantice una adecuada financiación durante su ciclo de vida”, señaló Buchanan. “Las organizaciones de TI no se pueden permitir estar expuestas a los costos de negocios digitales adicionales que no pueden cubrirse con los presupuestos tradicionales de TI, que ya están bajo presión”.

Para ayudar a los responsables de activos de TI a gestionar estos retos, Gartner ha desarrollado un plan de gestión de activos de TI en tres fases, enfocado en los negocios digitales:

Fase 1.- Tomar parte pronto en todas las iniciativas de negocios digitales para asegurar que se pueden cubrir todos los costos de escalar los proyectos exitosos.

Actuar en un papel asesor en toda actividad de adquisición tecnológica y en la evaluación de gestión de riesgos hará que los CIO sean mucho más influyentes que si corren unas pocas iniciativas de negocios digitales por su propia cuenta y riesgo financiero.

Deben tratar de convertirse en mitigadores del riesgo digital, dirigiendo un equipo al que todo el personal de la organización quiera consultar para obtener ayuda y consejo en iniciativas de negocio digital.

Cuando los directivos de los negocios tratan de controlar los costos de la tecnología digital y maximizar los éxitos, las habilidades y experiencia de TI en la planificación del ciclo de vida será más valiosa y solicitada.

Los responsables de los activos de TI deben ayudar a los líderes de los negocios a que aprendan de sus equivocaciones, incluso si las iniciativas de negocio demuestran ser exitosas.

Una iniciativa exitosa de tecnología digital puede ser más peligrosa que una fracasada, ya que los costos de licencias de software para procesar y almacenar datos de la Internet de las Cosas pueden crecer exponencialmente.

Por ejemplo, un repunte dramático de demanda no prevista puede ser más costoso de satisfacer a corto plazo. Los costos de suministro crecen, al menos que se hayan negociado como parte del acuerdo inicial. Y lo peor de todo, puede no haber suficiente dinero en el presupuesto asignado para satisfacer la demanda, señala Gartner.

Fase 2.- Gestione los ciclos de vida para asegurar que los costos de los negocios digitales están cubiertos más allá de la inversión inicial.

A pesar de que se espere que promocione la tecnología digital entre los usuarios de los negocios, los directores de TI experimentados son selectivos porque tienen una comprensión más realista de los costos, riesgos y beneficios de la tecnología a largo plazo. Tanto si actúan como proveedor de servicios interno o como broker para proveedores externos, el CIO y el equipo de TI deben ser reacios a comprar más tecnología de la que puedan vender a los usuarios de negocio a cambio de un presupuesto o de otra forma de recuperación de costos.

Los responsables de activos de TI pueden ayudar a sus CIO a seleccionar las iniciativas de negocio que traerán financiación suficiente para cubrir los costos completos del contrato o del ciclo de vida de los activos. La sostenibilidad financiera no depende del retorno inicial de una iniciativa de negocio digital. Depende de la voluntad de la organización de continuar gastando en tanto persistan los compromisos contractuales o las dependencias de negocio.

Los responsables de los activos de TI deben también ayudar a los CIO a adaptar la necesidad de contratos más flexibles y cortos, cuando sea posible, para entregar iniciativas digitales de corto plazo, así como a planificar la migración a compromisos de menor costo para aquellos que demuestren ser exitosos y puedan ser viables a largo plazo.

Fase 3.- Comparta los riesgos financieros con los promotores de los negocios y suministradores externos para asegurar su compromiso.

Los CIO necesitan desarrollar nuevos métodos de financiación antes de que puedan acceder a los elementos de tecnología digital en todo presupuesto de negocio. El gasto de TI en tecnología digital está en riesgo porque los usuarios de negocio son a menudo mejores negociadores que los directivos de servicios de TI que dependen de ellos para la financiación. La involucración directa con los suministradores asegura que los promotores de negocio detrás de cada iniciativa tecnológica digital cubrirán sus costos.

Los responsables de activos de TI conocen donde se crean costos de negocio a largo plazo, costos que no se pueden cubrir con la recuperación de costos a corto plazo. Un problema que se plantea frecuentemente es cuando los usuarios de negocio quieren un precio de consumo mensual sin un compromiso a largo plazo para pagar por activos especializados que llevaría años amortizar a la organización de TI o a un suministrador externo de servicios. Otro caso común es cuando servicios de corto plazo crean datos que deben retenerse para siempre, o al menos por muchos años (a veces indefinidamente para el caso de litigio)

Los CIO deben determinar cómo compartir estos costos de la mejor forma con los negocios, identificando quién “posee” los activos de la organización de TI. Una estrategia común es animar a las líneas de negocio a realizar pilotos y experimentar con la innovación digital, siendo el CIO el que las escale e industrialice cuando prueben su idoneidad para la adopción a largo plazo. Como resultado, los CIO pueden tomar el control y gestionar estos servicios sin tener la propiedad de sus contratos o activos, asevera Gartner.