En un ambiente de cambios y evolución constante, las organizaciones siempre buscan maneras de ser más eficientes, crecer, lograr un mayor impacto en sus clientes o consumidores, y brindar un mejor servicio. A lo largo de los años, hemos aprendido lecciones valiosas sobre estas transformaciones, por lo cual comparto algunas reflexiones que permitirán analizar si una transformación ha sido exitosa en la organización.

Comunicación efectiva y expectativas claras

En primer lugar, hay que tomar en cuenta que el cambio no es fácil: la suma de los esfuerzos y recursos que deben destinarse para un verdadero cambio organizacional suele ser extensa, y, en consecuencia, la productividad se puede ver disminuida en mayor o menor medida durante el proceso de transformación. Debe existir transparencia y comunicación efectiva para asegurar que todos los equipos impactados por este cambio tengan claras las expectativas, el esfuerzo, los tiempos, y también las razones por las que se está emprendiendo esta iniciativa y lo que se quiere lograr.

El manejo del cambio requiere de consciencia y participación de los equipos directivos para asegurar que estén involucrados con el desarrollo del proyecto, para resolver los obstáculos que puedan presentarse, modificar inversiones, gestionar los riesgos que puedan surgir y, especialmente, adaptar los planes si las condiciones cambian.

Es muy importante que las iniciativas tengan un caso de negocio, socializado y aprobado, por todas las partes interesadas en obtener los beneficios que se han definido, y posteriormente ir monitoreando los indicadores de desempeño, así como ajustar la iniciativa conforme se desarrolle el plan para lograr los objetivos de acuerdo con los posibles cambios que se den en la operación.

Talento: el elemento más importante

También debe tomarse en cuenta la necesidad de un equipo de trabajo proactivo y con motivación. El cambio es dirigido por las personas; además de las herramientas, metodologías y plataformas que aceleran el trabajo, la clave está en el equipo que asignado entienda bien los objetivos, y se convierta en un factor de cambio en la organización, impulsando la transformación. Actualmente, la mayoría de las organizaciones carecen de estructuras robustas, por lo que puede ser complicado asignar recursos a la transformación. Sin embargo, es necesario saber seleccionar al personal ideal que cumpla con las características y habilidades adecuadas para proyectos de esta índole.

Hablando de metodologías y herramientas, es fundamental contar con una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, por sus siglas en inglés) bien estructurada y con la disciplina necesaria para buscar el cumplimiento de todas las etapas y objetivos, gestionar los riesgos, y realizar las modificaciones necesarias en la ejecución cuando así se requiera.

Tecnología y ciberseguridad: claves para una adopción a largo plazo

Respecto a las plataformas tecnológicas, en mi opinión siempre existen dos retos: el primero es la diversidad de ellas, por lo que debemos estar probando constantemente para encontrar aquellas que se ajusten a la organización y puedan apoyar a transformarla de manera relevante, con agilidad en la implementación de nuevos procesos y tecnología y al adoptar la cantidad de cambios que surgirán durante ese periodo de transformación.

El segundo reto de las plataformas tecnológicas es tener muy claro cuáles son los caminos para escalar las pruebas de concepto, productos mínimos que generen valor (POC o MVP por sus siglas en inglés), e implementar la estrategia que más se alinee con sus metas de negocio. Cada organización escala esta adopción de diversas maneras y no hay una sola fórmula correcta.

Por último, hay cuatro áreas que frecuentemente se minimizan pero que son altamente relevantes durante un proceso de transformación de una organización:

• La ciberseguridad, ya que con tantas tecnologías disponibles es fundamental garantizar que esas herramientas sean seguras.  
• El esquema de control, ya que no solo basta realizar la transformación desde la perspectiva de eficiencia y rentabilidad, sino que debe tener controles que ayuden a salvaguardar los principios éticos de la organización y reducir riesgos.
• Los datos, ya que el uso de herramientas tecnológicas implica que nuestros datos estén bien organizados y existan procesos debidos para su mantenimiento, depuración, y confiabilidad.
• Tomar en cuenta los criterios ambientales, sociales y de gobernanza, o ESG por sus siglas en inglés, de la organización para incorporarlos en los procesos de transformación y permitir que nuestras iniciativas puedan ser sostenibles y duraderas.

Entonces, ¿cuándo podemos considerar que una iniciativa de transformación fue exitosa? En mi experiencia, cuando además de haber alcanzado los objetivos particulares de la misma y que estos objetivos de cambio o beneficios sean sostenibles en el tiempo, la iniciativa contribuye a que la organización sea cada vez más flexible en la adopción y el manejo del cambio.

–Luis Meza, Socio Líder de Consultoría en Tecnología para EY Latinoamérica.