Con cualquier compra de software es importante comprender los pasos necesarios para garantizar que los procesos de adquisición se desarrollen de la mejor manera posible. Aquí una guía práctica

Seleccionar cualquier solución de software para su empresa, independientemente del nivel de uso previsto, puede ser una tarea desalentadora y que requiere mucho tiempo, con muchos obstáculos potenciales en el camino.

Por lo tanto, cuando su empresa comienza a evaluar una solución de sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), es importante que comprenda los pasos que debe seguir para ayudar a garantizar que los procesos de adquisición se desarrollen de la mejor manera posible.

Requisitos del sistema

Antes de que su organización comience a ponerse en contacto con posibles proveedores de sistemas ERP, es imperativo tener una comprensión clara de lo que necesitan de un posible sistema.

Dado que los sistemas ERP suelen operar en muchos departamentos, es importante que los involucrados en los procesos de adquisición consulten a todos los que estarán en contacto con el sistema, desde los usuarios finales hasta los gerentes senior.

Una vez que haya consultado a las partes relevantes y establecido una lista de requisitos, puede comenzar a priorizarlos, estableciendo los que son esenciales y los que serían deseables y sólo de beneficio para unos pocos miembros seleccionados del personal. Una vez que tenga una lista de requisitos, debería estar mejor posicionado para decidir cómo se evaluarán y calificarán los sistemas ERP potenciales.

Objetivos de la empresa

Además de establecer sus requisitos de cualquier sistema potencial desde el principio, también es importante considerar cómo prevé un nuevo sistema ERP que ayude a la organización a lograr sus objetivos empresariales, tanto a corto como a largo plazo.

A diferencia de la fase de requisitos del sistema, que probablemente demande un tiempo considerable debido al proceso de consultoría requerido, los objetivos de su negocio deben estar firmemente establecidos, siendo más un caso de aquellos dentro del negocio que prevén cómo ven que la solución ERP seleccionada les ayudará.

Ya sea que el objetivo a corto plazo sea mejorar la eficiencia del sistema o que el objetivo a largo plazo sea que su empresa se expanda a nuevos mercados, es importante que su empresa al menos tenga una idea de cómo un sistema ERP podría ayudarlos a lograr estos objetivos.

Integración de sistema

Los sistemas ERP son un componente central de la estructura del sistema de cualquier empresa; por lo tanto, es importante que considere el efecto que tendrá un nuevo sistema ERP en sus otros sistemas actualmente en uso, y si tiene el potencial para complementarlos.

Seleccionar una solución ERP que no pueda integrarse con los sistemas que actualmente se utilizan con éxito dentro de su empresa podría generar costos y problemas innecesarios, y los beneficios que obtiene de su nuevo sistema ERP probablemente se vean eclipsados ​​​​por los problemas que ha causado en otras areas.

La mayoría de las veces, es probable que descubra que los sistemas ERP que se usan ampliamente tienen menos probabilidades de sufrir problemas de integración, principalmente debido al hecho de que alguien probablemente haya encontrado el problema antes, lo cual significa que es probable que haya una solución.

Socios

Ya sea que esté buscando un socio de desarrollo en el futuro o desee un equipo de expertos para implementar un nuevo sistema ERP para usted, buscar en el mercado posibles socios proveedores de ERP antes de seleccionar un sistema puede ser una excelente manera de garantizar que tendrá suficiente de opciones disponibles para usted en el futuro cuando necesite experiencia en torno al software.

Al igual que mencionamos anteriormente, es probable que los sistemas ERP populares se beneficien de una amplia red de socios, lo que significa que no solo tiene una variedad de expertos disponibles para usted, sino que puede llevar a cabo un mejor proceso de adquisición con más proveedores potenciales involucrados.

Para las empresas que optan por una solución de sistema ERP con una red de socios limitada o inexistente, se vuelven vulnerables al depender del proveedor del sistema ERP para implementar y ayudarlos con su sistema en el futuro, sin otra opción si la asociación no trabajo. La mayoría de las empresas a menudo descubren que obtienen un mejor valor y experiencia al utilizar un socio oficial del sistema ERP en lugar de ir directamente al proveedor. A menudo, los socios oficiales de ERP también ofrecen un servicio de soporte, lo que significa que no depende únicamente de la oferta de los proveedores.

Capacitación

La popularidad del sistema también puede influir en las opciones de capacitación disponibles para usted. Antes de seleccionar un sistema ERP, es importante que su organización comprenda la escala de la capacitación que requiere y tenga una idea de cuánto tiempo y presupuesto deben asignar.

Muchas empresas pueden subestimar el costo y el papel de la capacitación, lo que significa que cuando se completa la implementación, faltan recursos para llevar a cabo la capacitación necesaria para utilizar el sistema en todo su potencial.

Es probable que los sistemas que son populares en el mercado no sólo sean más fáciles de usar, lo que significa que habrá menos necesidad de capacitación al principio, sino que también deberían permitirle beneficiarse de recursos adicionales, ya sean manuales, socios de capacitación o usuarios.

Tecnología del futuro

Si bien incluso las mentes tecnológicas más grandes pueden tener dificultades para predecir el próximo gran avance, medir la voluntad de los proveedores de adoptar los avances tecnológicos en el pasado puede brindarle una buena comprensión de cuán comprometidos están para mantenerse al tanto de la última tecnología.

¿El proveedor está desarrollando constantemente su sistema con aplicaciones móviles? ¿Están comenzando a trabajar con tecnologías de asistente de voz inteligente? Las respuestas a estas preguntas deberían darle una idea de qué tan cómodos están trabajando con las nuevas tecnologías, asegurando que pueda confiar en ellos a largo plazo, reduciendo la posibilidad de que su negocio se quede atrás y no pueda utilizar la nueva tecnología en el futuro.

Referencias

Independientemente de si usted es parte del panel que elige un nuevo sistema ERP para su negocio o selecciona un hotel para sus próximas vacaciones, las reseñas y referencias de los clientes juegan un papel importante en todas nuestras decisiones de compra, y este proceso no debería ser diferente.

Si bien debe prestar mucha atención al volumen de revisiones, lo más importante es buscar referencias de empresas en industrias y situaciones similares a las suyas.

Una vez que tenga estos de los proveedores, debe comunicarse con las empresas para obtener más información sobre cómo les ha funcionado el sistema en detalle. Estas conversaciones a menudo le brindan la mejor oportunidad de evaluar si el sistema es adecuado para su negocio, mientras que también le permite obtener respuestas a algunas de sus preguntas clave. También es bueno para ayudarlo a ser consciente de cualquier posible peligro que pueda surgir si opta por el sistema ERP en particular.

Presupuesto

Si bien para muchas empresas, el costo total del sistema y la implementación estarán en la parte superior de su lista cuando se trata de la evaluación, es importante que su empresa elija el sistema ERP adecuado para ellos, no el más barato.

Si bien, por supuesto, el precio debe ser un factor importante en cualquier decisión general, el efecto positivo que puede tener un sistema ERP que se adapte bien a su negocio en las ganancias y la eficiencia supera con creces el desembolso inicial. Especialmente si, en cambio, optara por un sistema menos adecuado, que, si bien es más barato al principio, requerirá mucha personalización y capacitación para que sea adecuado.

Ryan Warnock, CIO.com