La pandemia ha dejado claro que los esquemas empresariales tradicionales llegaron a su fin. Algunas de las herramientas clave que supone este 2021 para optimizar los negocios y sus procesos, son los documentos digitales, permitiendo el uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube.

El 47% de las organizaciones que utilizan exclusivamente procesos de documentos digitales afirmó que estas soluciones les permiten buscar oportunidades y obtener nuevos clientes durante la pandemia, de acuerdo con el estudio “Liderazgo de Pensamiento”, realizado por Forrester Consulting a petición de Adobe.

Muchas empresas han tenido que adaptarse a la aceleración digital, ya sea de manera forzada o planificada. Eso impulsa a las compañías tecnológicas del mundo a crear estrategias que motiven a otros a promover la reactivación económica, consolidar la movilidad empresarial, simplificar operaciones y apostar por un servicio al cliente óptimo.

Según el estudio, “en comparación con otras iniciativas de transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo de documentos no necesariamente estaba situada en la parte superior de la lista de prioridades. Sin embargo, la pandemia ha cambiado la forma en que los tomadores de decisiones ven estas herramientas. Tradicionalmente se han visto los flujos de trabajo digitales como herramientas operativas con el beneficio principal de reducir los costos de impresión y almacenamiento, y ahora los consideran imperativos estratégicos para mantener el negocio en movimiento”.

Al respecto, Dario Llorente, Head of LATAM Channel Sales de Adobe, comentó: “estamos fortaleciendo herramientas diseñadas para optimizar la fuerza laboral remota y las operaciones de los negocios, como Adobe Document Cloud, que gracias a su nube de última generación es capaz de almacenar todo tipo de información y de gestionar los documentos digitales desde cualquier lugar y dispositivo 24/7’’.

Los documentos digitales que traen consigo las firmas electrónicas, han agilizado los procesos empresariales, pues las organizaciones se han visto obligadas a ofrecer y facilitar el acceso a soluciones ágiles y sencillas, que posibiliten aceptar cualquier documento de forma electrónica a los usuarios, clientes y socios. De hecho, el 60% de los encuestados afirmó que las firmas electrónicas son fundamentales para apoyar la recuperación empresarial de su organización.

Además, las empresas que no cuentan con procesos de documentos digitales tienen diez veces más clientes en riesgo y hasta dos veces más ingresos en peligro. Así, mientras más se utilizan los procesos de documentos digitales, más ágiles y flexibles son los negocios para continuar prestando servicio a sus clientes.

El estudio también reveló que los responsables de la toma de decisiones ven cada vez más los procesos de documentos digitales como facilitadores de una buena experiencia del cliente (CX) y experiencia del empleado (EX), indicando que “el 40% de los encuestados dijo que vinculan una mayor satisfacción del cliente y una mayor productividad de los empleados durante la pandemia con los procesos de documentos digitales, un valor superior al 28% antes de la emergencia sanitaria”.

La nueva realidad ha demostrado que el incremento en el volumen de los datos, en comparación con el año anterior es significativo. Así, se hace cada vez más importante que los empleados y clientes compartan, revisen, firmen y almacenen documentos digitales de forma virtual, sin necesidad de tener copias impresas y protegiendo los contenidos de forma segura en un lugar simplificado y accesible.