Con base en políticas y lineamientos del gobierno de TI, e identificando los riesgos que podrían ocurrir, Edel María Espino Ledezma, directora de Tecnologías de Información, llevó a cabo la actualización del ERP, tanto hardware como software y la base de datos.
“Como en todos los proyectos, en este involucramos a los diferentes actores que tienen que ver con los procesos, incluyendo a los usuarios finales, para garantizar que la implementación fuera menos agresiva. Hacia el exterior involucramos también a los proveedores, para que se conviertan en socios de negocio y que su papel termine con la puesta en marcha, producción, seguimiento y monitoreo del proyecto en su totalidad”, explicó Edel María Espino.
La preparación para llevar a cabo la actualización del ERP duró ocho meses. Sin embargo, la propia migración de la anterior versión a la reciente se dio en 10 días hábiles. “El ERP que tenemos está desarrollado bajo Progress, en Windows 2008 Server y la base de datos es Progress sobre Solaris”, detalló.
El ERP está dividido por niveles educativos (secundaria, preparatoria, programas de profesional asociado, licenciatura, especialidad y maestría). Cada uno de estos niveles cuenta con los módulos de gestión académica, finanzas, tesorería, control de créditos escolares, archivo, gestión técnica y seguridad. Con la actualización fueron integrados los módulos de nómina institucional y contratación de personal, procesos que antes se llevaban en desarrollos internos pequeños. En la parte de hardware se cambiaron servidores a blade y se han virtualizado poco a poco las aplicaciones.
En paralelo a la actualización del ERP fue desarrollado un DRP, ya que antes la institución sí contaba con un sistema de respaldo, pero deficiente. “El DRP lo tenemos instalado a ocho kilómetros en otro campus, la comunicación hacia allá es mediante microondas, siendo de siete minutos el tiempo de respuesta en caso de desastre, para restaurar la base de datos”.
