Delegar (del latín delegare) es el proceso que seguimos para encomendar y responsabilizar a un colaborador una tarea sobre la que tenemos responsabilidad y cuya realización nos interesa y hasta nos afecta.

Si se conduce de manera eficiente, el proceso es sumamente enriquecedor para el colaborador o el equipo a quien delegamos, para nosotros como directivos de TI, y por consiguiente también para nuestra organización.

El proceso permite desarrollar habilidades (soft skills) como la negociación, la síntesis, la comunicación o la organización, entre otras. También mejora la productividad del equipo, motiva al personal e incrementa su compromiso; promueve el crecimiento de las personas y, en pocas palabras, genera resultados.

Aunque delegar ofrece múltiples beneficios, en la práctica es increíble cómo muchos ejecutivos aún siguen sin delegar o, si lo hacen, tal vez no sea de la mejor manera. De modo que si no se llega al resultado, tienen una escusa perfecta para no seguir haciéndolo, siguiendo la premisa de “si quieres el trabajo bien hecho, hazlo tú mismo”.

Muchos de estos ejecutivos son y han sido muy eficientes en su trabajo (por algo ocupan esa posición). Saben hacer las tareas, alcanzar los objetivos y probablemente son un poco perfeccionistas consigo mismos y con los demás, pero deberán preguntarse si no están pagando un costo muy alto —tanto personal como profesional— por no delegar.

Sin embargo, delegar no es una labor fácil. Requiere inversión de tiempo para diferenciar lo “importante” de lo “urgente” y conocer profundamente a sus colaboradores.

Si usted piensa que no tiene tiempo para delegar, es hora que lo vea como la mejor inversión y preguntarse si no es por alguna de las siguientes razones o la combinación de algunas: ¿Requiere un esfuerzo mayor al propio para realizar alguna tarea? ¿No tiene desarrolladas ciertas habilidades? ¿No confía en las personas? ¿No quiere desarrollar a su equipo de trabajo?

Como mencioné en otro artículo de esta sección, es tarea del CIO administrar de forma eficiente los recursos que tiene a su cargo, aunque tal vez el recurso más valioso y escaso sea su propio tiempo y el tiempo de sus colaboradores.

¿Qué se puede delegar?

Entre las tareas que podemos encomendar al personal a nuestro cargo están:

La investigación de nuevas tecnologías o la elaboración de cuadros comparativos.

Tareas rutinarias.

Tareas que puedan ayudar al desarrollo del equipo.

Mantener/eficientar la operación.

Desarrollo de proyectos.

Desarrollo de proveedores.

¿Qué tareas no se deberían delegar?

En términos generales, no debemos delegar actividades que sólo son responsabilidad nuestra. Esto incluye a actividades críticas para el negocio, o actividades para el desarrollo y motivación del equipo tales como:

Desarrollo de la estrategia.

Retroalimentación.

Supervisión de las tareas.

Motivación.

Evaluación desempeño.

Entrevistas a personal clave.

Establecimiento de relaciones con otros directores de área.

Toma de decisiones.

Negociaciones claves con proveedores.

Pasos para delegar

1. Elegir la tarea, la persona y el momento adecuado para asignarla: Primero hay que elegir la tarea y preguntarnos si ayudará a la persona a desarrollarse. ¿Es una tarea importante para la organización?, ¿se tienen los elementos suficientes para realizarla de forma adecuada?, ¿es probable que se requiera en otro momento esta misma tarea?

En segundo lugar, es necesario elegir a la persona. Aquí es importante que en nuestro equipo de trabajo contemos con personas capaces, motivadas y, sobre todo, que les tengamos confianza. Esto supone que conocemos muy bien a nuestro equipo de trabajo en cuanto a sus cualidades/habilidades, que tenemos una agenda para el desarrollo de sus áreas de oportunidad, y que sabemos cuál es su experiencia, por lo que podemos asignar la tarea a la persona idónea, es decir, que conozca la importancia de la tarea y que se sienta motivada por la realización de la misma.

El momento para hacer la asignación es también importante e implica que tengamos el tiempo suficiente para el proceso de delegación, también que la persona a la que vamos a asignar la tarea tiene el tiempo y en ese momento la información adecuada para llevarla a cabo, es decir que es posible en ese momento realizarla.

2. Asignar la tarea y la responsabilidad de forma eficiente: Es necesario darle al colaborador información sobre la tarea que deberá realizar, así como el contexto y, si es posible, proporcionarle ejemplos de cómo se ha hecho antes. También se le debe exponer lo importante que es esa tarea para el logro de un objetivo; qué personas están involucradas y cómo forma parte de un resultado mayor.

3. Otorgar la responsabilidad y también cierta autoridad (empowerment): Cuando delegamos una responsabilidad es necesario dar cierta autoridad e independencia a la persona encomendada. Debemos establecer los límites y dejar que la persona desarrolle la tarea.

Controla tu perfeccionismo. Recuerda que las personas no son como tú. Dales espacio y deja que lo hagan a su estilo, así fomentarás su creatividad.

4. Establezcan fechas realistas: Suele pasar que, por falta de experiencia, la fecha que proponga tu colaborador no sea la más realista, ya sea porque se quedó muy corta o porque se alargó demasiado (el famoso “colchón”). Ayúdale a establecer una fecha realista, mostrándole cuáles serán los “grandes pasos” que conformarán la tarea. No aceptes nunca un tiempo poco realista.

5. Sé claro y específico con el resultado esperado: Explica muy bien en qué consistirá la tarea que asignes. Sé claro y específico con el resultado, para así saber de forma objetiva si se cumplió o no con el mismo.

6. Explica el impacto que tendrá para la organización: Es necesario que el colaborador entienda la importancia de la tarea encomendada y su correcta ejecución. De esta forma se sentirá motivado.

7. Establece y define los puntos de control y el seguimiento que deberán mantenerse: Revisa el avance de la tarea y, en caso necesario, haz una retroalimentación.

8. Dale el crédito y reconocimiento: Nada distingue más a un líder, que dar el crédito y reconocimiento a su equipo.

Pues bien, ahora es tiempo de delegar, sin olvidar que la responsabilidad final de las actividades que realice nuestro equipo siempre será la nuestra.

La autora de este artículo, Yessika Lozada Contreras, ha sido CIO del Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa (IPADE), es profesora del Centro de Formación de Perfeccionamiento Directivo (ICAMI) y miembro del Consejo Editorial de CIO México.