En el libro ‘Think Like a Freak’, de los autores Steven D.Levitt y Stephen J. Dubner tocan un tema difícil para aquellos que están a cargo de los presupuestos TI y el desarrollo de proyectos. ¿Qué sucedería si el proyecto fallara? Con su particular estilo explican como un fracaso en los negocios no siempre es algo malo. A veces sirve para cambiar la dirección de ciertas acciones o ayuda a pensar de manera más inteligente según se va avanzando.
Pese a lo que pueda parecer, en cualquier caso, cancelar proyectos puede causar un gran estrés. Son complejos, caros y frecuentemente están interconectados. Aquí va una serie de consejos si se no se ven las cosas claras al respecto:
En primer lugar, es importante no estar solo en ello, habrá que tener el apoyo de otros ejecutivos. Habrá que buscar la aprobación y apoyo del equipo directivo, y puede ser un trabajo de campo, explica Max Dufour, socio de la compañía Harmeda. En el peor de los escenarios deberás dejar que otros ejecutivos sepan que estas pensando en cancelar el proyecto, y no importa lo que oigas acerca de ello después de una fecha concreta. “Hay que establecer una fecha límite y diálogo para las negociaciones, así como comunicarlo internamente con tiempo, para buscar el apoyo necesario”, sostiene Dufour.
Además, es esencial estar seguro de que realmente no se puede salvar el proyecto de ninguna manera. Hay que realizar una investigación profunda, estar seguro del alcance del proyecto y todos sus elementos, de sus requisitos, procesos de prueba, expectativas de los patrocinadores, para ver elementos son los que han fallado, según comenta William Gutches, de la consultora Symbiosys. “La decisión fundamental es si existen suficientes apoyos y acuerdo entre los patrocinadores del proyecto para permitir seguir adelante pese a saberse que pueden cambiar los términos de tiempo, costos y expectativas; ya que estos están siendo revisados”, agrega Gutches.
También resulta clave el cómo comunicar el ‘porqué’. A la hora de cancelar un proyecto deben quedar claros los motivos por los que se ha decidido no seguir con él. Esto es fundamental porque ayuda a los empleados, patrocinadores y clientes a entender que la cancelación del proyecto no sienta un precedente para otros proyectos aún vigentes o que esa ‘indecisión’ en los proyectos va ser algo que vaya a prolongarse en el futuro, según comenta Erika Flora de la compañía Beyond20. Además, deberán quedar muy claros los “números” sobre quien se verá afectado con esta cancelación. Es importante que se sepan los implicados, los tiempos para la cancelación, costos, daños y sus impactos. Esto traerá la transparencia necesaria al proceso, comenta Dufour.
Puede aprenderse del proceso. Los ejecutivos deberían ser conscientes de que deberían hacer en su próximo proyecto. Esto puede ser una lección acerca de los términos del contrato, metas TI particulares, expectativas, presupuestos, etc. La cancelación de un proyecto debe verse como una oportunidad para hacer las cosas mejor en el futuro.
Pero antes de cancelar un proyecto TI, tanto interno como externo, cerciórese de leer bien la letra pequeña, sostiene Dufour. En los contratos está bien contemplado que sucederá en caso de incumplirse el contrato. Infórmese bien de sus obligaciones. Y si es necesario consulte con el departamento legal de la empresa para entender completamente los términos del acuerdo.
– John Brandon, CIO (US)
