La gestión de proveedores ayuda a las organizaciones a llevar las relaciones con proveedores externos de una transacción comercial pasiva a una asociación colaborativa proactiva.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores ayuda a las organizaciones a llevar las relaciones con proveedores externos de una transacción comercial pasiva a una asociación colaborativa proactiva. Si bien trabajar con proveedores de TI puede ayudar a aliviar la carga de esta área, también genera inquietudes, especialmente en relación con los datos, el riesgo y la seguridad. Una estrategia sólida de gestión de proveedores de TI puede ayudar a las organizaciones a determinar qué proveedor se adapta mejor a las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta las características relevantes, el precio, la disponibilidad, el riesgo y la seguridad, así como las normas de cumplimiento.

Como la mayoría de las organizaciones confían en múltiples proveedores externos, las complejidades se combinan y hacer malabarismos con muchas relaciones con los proveedores puede abrumar rápidamente a un departamento de TI que ya está ocupado. Además, para garantizar el mejor servicio, las empresas deben evitar caer en la trampa de quedarse con los proveedores actuales por facilidad y conveniencia, especialmente si el servicio, el precio o las funciones no son exactamente lo que la empresa está buscando.

En su lugar, establecer una práctica de gestión de proveedores dedicada puede ayudar a mantener a su organización y a sus proveedores en la tarea después de que se firme el contrato inicial, y ayudar a establecer procesos para evaluar continuamente el desempeño de los proveedores para garantizar que la relación siga siendo beneficiosa. Construir relaciones sólidas con los proveedores crea lealtad y confiabilidad en la cadena de suministro y puede ayudar a las empresas a garantizar que están entregando los mejores productos y servicios posibles.

Beneficios de la gestión de proveedores

Si no se administran, las asociaciones de proveedores pueden quedarse atrás rápidamente. Pero al establecer una persona de contacto que se centre en administrar esa relación con el proveedor, se puede formar una asociación sólida y dinámica. Construir esa relación y esa base es uno de los principales objetivos y beneficios de la gestión de proveedores. Establecer y mantener las mejores prácticas de gestión de proveedores puede ayudar a ahorrar dinero, tiempo y recursos a la empresa.

Otros beneficios de un proceso efectivo de gestión de proveedores incluyen los siguientes:

• Crear más opciones para su organización y encontrar mejores opciones para crear una estrategia de proveedor que mejor se adapte al presupuesto y las necesidades de la empresa.
• Elegir entre múltiples proveedores puede crear guerras de ofertas, lo que le brinda a su empresa mejores tarifas y precios.
• Construir relaciones más sólidas con los proveedores mejorará la colaboración y la comunicación al implementar tecnología o subcontratar recursos.
• La gestión de proveedores puede respaldar mejor el gobierno de TI, ayudando a las organizaciones a vigilar de cerca el cumplimiento y la gestión de riesgos.
• Con una sólida relación con el proveedor, las empresas pueden identificar rápidamente cualquier problema con el proveedor antes de que se convierta en un problema mayor.
• La gestión de proveedores permite que su organización se mantenga proactiva en lugar de reactiva al mantenerse al tanto del rendimiento y la eficiencia de los proveedores.

Habilidades y responsabilidades de gestión de proveedores

La gestión exitosa de proveedores de TI requiere una base sólida de conocimientos técnicos. Los gerentes de proveedores de TI deben comprender las complejidades de cada tecnología, proceso, software o herramienta subcontratada a un tercero. Pero también es un rol que requiere fuertes habilidades blandas para comunicarse con los proveedores y mantener esas relaciones.

El papel de la gestión de proveedores variará según la organización, según los productos y servicios que cree. Pero para cada empresa, la gestión de proveedores requiere investigar, comunicarse y decidir sobre un proveedor específico para satisfacer las necesidades de la organización. Es posible que deba renegociar contratos, encontrar las mejores ofertas, ofrecer comparaciones entre productos al liderazgo ejecutivo, administrar relaciones a largo plazo con contactos de proveedores y vigilar cómo evolucionan las relaciones.

Si bien el rol de la administración de proveedores puede estar dentro del ámbito de los administradores de TI o los administradores de operaciones de TI, las empresas que trabajan con una amplia gama de proveedores a menudo dan un paso adicional para crear una oficina de administración de proveedores de TI (VMO) para supervisar todas las relaciones con los proveedores. Este departamento ayuda a guiar a la organización a través de la creación de RFP hasta la implementación final y ayuda a los líderes de TI a mantenerse al tanto de las relaciones con los proveedores con evaluaciones regulares de desempeño.

Es posible que algunas empresas no necesiten un departamento completo para la gestión de proveedores, pero aún así deseen un rol interno dedicado para la gestión de proveedores. Al contratar a una o dos personas que se centren únicamente en la gestión de las relaciones con los proveedores, las empresas pueden asegurarse de obtener las mejores ofertas, trabajar con los proveedores adecuados y mantenerse al tanto de la última tecnología. También evita que la gestión de proveedores se quede en el olvido, lo que permite que los contratos caduquen o que las relaciones se desvanezcan.

Software para gestión de proveedores

Las herramientas y el software para gestión de proveedores están disponibles para ayudar a las organizaciones a administrar muchas relaciones con proveedores a la vez. Estas herramientas pueden ayudar a los líderes de TI y gerentes de proveedores a tomar notas sobre diferentes productos, costos, servicios y detalles de contratos.

Las herramientas y el software de administración de proveedores de TI pueden ser útiles para algo tan simple como realizar un seguimiento de la información de contacto, los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico de los proveedores. Otras herramientas pueden ir tan lejos como para entregar informes detallados sobre el análisis de costo/beneficio de ciertos contratos. También son útiles para la fase de investigación, ya que muchos también ofrecen reseñas y calificaciones de proveedores o incluso ofrecen listas de proveedores preferidos.

Según Capterra, las herramientas de software para gestión de proveedores más populares y conocidas incluyen:

• A1 Tracker
• C1Risk
• Contractor Compliance
• Digital Purchase Order
• Gatekeeper
• OurRecords
• PayEm
• Precoro
• Promena e-Sourcing
• ProcurementExpress.com
• Proqura
• SimpleVMS
• Tandem Software
• Tikkit
• Torii

Descripción del puesto de gestión de proveedores

Los trabajos de gestión de proveedores incluyen roles como gerente de proveedores de TI, gerente de proveedores de contratación, gerente de proyectos de TI, gerente de proyectos técnicos de TI y propietario de relaciones comerciales con proveedores, entre otros. La gestión de proveedores también es un conjunto de habilidades que a menudo se requiere para funciones como gerente de TI y gerente de operaciones de TI.

Si bien la descripción del trabajo para los roles de gestión de proveedores variará según el rol y la empresa, hay algunas expectativas generales para las que puede prepararse. Los trabajos de administración de proveedores generalmente requieren lo siguiente:

• Investigación de proveedores y gestión de relaciones con los proveedores.
• Habilidades de negociación y comunicación.
• Habilidad para trabajar con socios y proveedores externos.
• Comprensión de cómo alinear las necesidades de prestación de servicios con los objetivos comerciales.
• La voluntad de trabajar contra los KPI.
• Capacidad para cambiar o desarrollar nuevos procesos para la gestión de proveedores.
• Ejecución de contratos y navegación por renovaciones de contratos.
• Mantener el cumplimiento de los términos y condiciones.

Salario del gestor de proveedores

El salario promedio de un gerente de proveedores de TI es de 130,183 dólares por año en Estados Unidos, según los datos recopilados por PayScale. Los salarios informados oscilan entre 51,000 y 147,000 dólares por año, con un bono anual promedio de 15,484 dólares.

Certificaciones para la gestión de proveedores

Hay certificaciones que usted puede obtener para validar su conocimiento con la gestión de proveedores, incluidas las certificaciones centradas específicamente en la evaluación de riesgos, la gestión de contratos y la gestión de relaciones.

Las certificaciones disponibles incluyen:

• Asesor de riesgos de terceros certificado (CTPRA).
• Profesional Certificado en Riesgos de Terceros (CTPRP).
• Instituto de Educación de Cumplimiento: Certificación de Gestión de Proveedores (CRVPM).
• Certificación de Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM) de la Asociación Internacional para la Gestión Comercial y de Contratos (IACCM).
• Programa de certificación de gestión de relaciones con proveedores (SRM).

Formación y educación en gestión de proveedores

Hay una amplia gama de cursos disponibles, tanto en línea como presenciales, que puede tomar para desarrollar o refrescar sus habilidades de gestión de proveedores de TI, que incluyen:

• Global Knowledge Vendor Management Training course.
• International Associate of Information Technology Asset Managers (IAITAM) Vendor Management Advanced Study course.
• International Computer Negotiations (ICN) Cloud contracting course.
• International Computer Negotiations (ICN) IT contracting boot camp.
• PM College Vendor Relationship Management course.
• The Training Associates (TTA) Vendor Management training.

Sarah K. White, CIO.com