Cuando se planteó la idea de que un grupo de secretarías de estado participaran en un proyecto de implementación de un sistema compartido de planeación de recursos gubernamentales (GRP) a mediados de julio de 2007, a los responsables de TI y los oficiales mayores les entusiasmó la idea. Un proyecto de estas dimensiones significaría agilidad en los procesos, ahorros de costos e inversión significativos, conocimiento y transparencia, aunque también estaban conscientes de que requerirían largas horas de trabajo, coordinación, comunicación y superar la resistencia a los cambios. Y fue así como nació el proyecto denominado GRP G3.
“En un principio, seis secretarías empezamos a platicar acerca de la problemática que compartíamos. Todos coincidíamos en que teníamos que racionalizar el gasto -hacer más y mejor con menos dinero–; y se buscaba tener interoperabilidad gubernamental. El primer paso fue llevar a cabo el análisis y la homologación de procesos”, señaló Gloria Muñoz León, oficial mayor de la Secretaría de la Función Pública.
Gloria Muñoz León, Oficial Mayor, SFP.
Así, la homologación e integración de procesos inició en agosto de 2008 y terminó a finales de ese mismo año. Y fueron la Secretaría de la Función Pública (SFP), Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA), Secretaría de la Reforma Agraria (SRA) y Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) las que participaron en esta fase, cuyo reto fue definir la mejor práctica para cada proceso –el menor número de pasos, el menor uso de recursos y realizarlo de la mejor forma–, que sería adoptada por las otras cuatro dependencias.
Juan Roberto Ávila Ruiz, director general de Tecnologías de la Información de la SFP, destacó que en esta etapa estuvieron involucradas más de 200 personas, entre ellas los cuatro responsables de TI, los cuatro oficiales mayores y doce directores generales (Recursos Materiales, Recursos Humanos y Recursos Financieros).
Al abordar la forma en que antes las Secretarías operaban, Alberto Coronado Quintanilla, oficial mayor de la SRA, destacó que existían diversos sistemas desarrollados a la medida con grados de madurez distintos, e inclusive archivos en Excel; todos estos sin posibilidades de intercomunicarse.
Finalmente, fueron identificados tres macroprocesos, 17 procesos y 62 subprocesos, de los cuales 18 correspondían a Recursos Financieros, 19 a Recursos Humanos y 25 a Recursos Materiales.
Después de seleccionar la mejor práctica de cada uno de esos procesos, se creó el modelo funcional que consta de tres macroprocesos, 10 procesos y 40 subprocesos, de los cuales 13 son de Recursos Financieros, 14 de Recursos Materiales y 13 de Recursos Humanos.
Juan Roberto Ávila, director general de TI, SFP.
Marco de Referencia
Los funcionarios destacaron que los procesos administrativos homologados en materia de recursos financieros y materiales, fueron tomados como base para realizar los Manuales Administrativos de Aplicación General, presentados en agosto del 2010 por el Secretario de la Función Pública.
Jesús Antonio Berumen Preciado, oficial mayor de la SAGARPA, añadió que el GRP G3 se encuentra alineado a varias líneas de acción de los objetivos del Programa de Mejora de la Gestión (PMG), publicado en 2008, así como a los Manuales Administrativos de Aplicación General en materia de recursos materiales y servicios generales; adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público; recursos financieros y recursos humanos y organización.
Javier Mario Chávez, director general de Promoción de la Eficiencia y la Calidad de los Servicios, SAGARPA
Automatización basada en mejores prácticas
Para seleccionar la mejor herramienta tecnológica con la cual serían automatizados los procesos fue lanzada una licitación pública en la que participaron varios proveedores. Asimismo, se llevó a cabo el análisis de los distintos sistemas ERP disponibles en el mercado. Entre algunas de las características que debía tener destacaba la trazabilidad, la modularidad, la flexibilidad y la seguridad. La implementación de la solución comenzó en el segundo semestre del 2009; y en la etapa de automatización de los procesos sólo participaron tres entidades: SFP, SAGARPA y SRA.
“Teníamos claro que queríamos un ERP para gobierno; la homologación la hicimos con la intención de automatizar los procesos, y con base en las mejores prácticas de los principales ERP existentes en el mercado, con el fin de que pudiera cumplirse con toda la normatividad y los procesos gubernamentales. No hubiera tenido mucho caso, en términos de automatización, si no hubiéramos tomado en cuenta que todos los procesos documentados y homologados pudieran ser soportados por una herramienta informática”, apuntó Javier Mario Chávez Gutiérrez, director general de Promoción de la Eficiencia y Calidad en los Servicios, SAGARPA.
Roberto Ávila, de la SFP, agregó: “Uno de los motivos de por qué buscamos una solución ya existente en el mercado fue que si hubiéramos desarrollado una nueva herramienta, habría implicado bastante tiempo y se hubiera necesitado un equipo grande de desarrolladores expertos en la herramienta que se eligiera, o contratar a un grupo de externos que la desarrollara”.
Actualmente han sido automatizados en las tres dependencias todos los subprocesos de Recursos Financieros, la mayoría de los subprocesos de Recursos Materiales (excepto Mantenimiento de Bienes) y el subproceso de planeación de la organización dentro de Recursos Humanos. La solución empezó a operar en enero de 2011. Y será el próximo año cuando se automaticen los subprocesos restantes.
Jaqueline Inguanzo Oliva, directora general de Tecnologías de Información, SRA.
Unidos para obtener mejores resultados
Los oficiales mayores y los responsables de TI consideraron que para que el proyecto fuera exitoso, también fue fundamental la comunicación con el personal así como su capacitación. A través de un concurso en el que participaron miembros de las tres dependencias fue seleccionado el eslogan “Unidos para mejorar, sumar esfuerzos, mejorar resultados”, que reflejaba la esencia del proyecto GRP G3. Por otro lado se les hizo notar que a través de la capacitación adquirirían experiencia y conocimiento sobre el uso de un sistema reconocido internacionalmente.
En este sentido, una de las barreras complicadas de romper fue que las áreas empezaran a trabajar por procesos viéndolos de forma transversal y sin que los usuarios se consideraran dueños de la información, que finalmente es propiedad de cada Secretaría.
Jaqueline Inguanzo Olivas, directora general de TI de la SRA, destacó que otro factor de éxito del proyecto fue el apoyo desde los niveles directivos. Asimismo, refirió que gracias a que fue un proyecto compartido pudo ser costeable para la Secretaría.
Los directivos de la SFP, SAGARPA y SRA destacaron que los beneficios alcanzados con la implementación del GRP G3 son los siguientes:
• Transparencia y rendición de cuentas.
• Mejora en la eficiencia y eficacia operativa de las áreas administrativas.
• Mayor control y eficiencia.
• Una sola fuente de información en línea, confiable y oportuna para la toma de decisiones, permitiendo un mayor control y seguridad en su manejo.
• Procesos automatizados de punta a punta.
• Procesos y flujos de trabajo homologados.
• Capacidad de respuesta más rápida.
• Apego a la normatividad vigente.
• Padrones únicos de datos como proveedores, materiales, servicios y cuentas contables, entre otros.
• Interoperabilidad con sistemas de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público: Sistema de Contabilidad y Presupuesto (Sicop), Módulo de Adecuaciones Presupuestarias (MAP) y Sistema Integral de Administración y Finanzas (Siaff).
• Posibilidad de realizar contrataciones consolidadas con base en los datos históricos. Mejores condiciones de compra.
• Optimización de estructuras conforme a los roles que se determinen para la ejecución de los procesos.
• Conformación de expedientes electrónicos y estandarización de formatos de información únicos.
• Mayor seguridad en el manejo de la información.
• Se contrató una única solución bajo una misma configuración, instalada en una sola plataforma (en el centro de datos de la SAGARPA).
Jesús Antonio Berumen, Oficial Mayor, SAGARPA.
Gobernabilidad
La implementación del GRP G3 también derivó en la creación de un Centro de Servicios Compartidos, establecido en la Secretaría de la Función Pública, para garantizar la gobernabilidad del sistema. Entre sus principales funciones destacan:
• Procesamiento y documentación de llamadas.
• Soporte a usuarios finales.
• Categorización y registro de problemas/incidentes.
• Asignación de niveles de severidad.
• Seguimiento y escalamiento de problemas/incidentes.
• Resolución de problemas/incidentes.
• Análisis de causa raíz de incidentes.
• Implementación de acciones para mitigar los principales y más frecuentes problemas e incidentes que se detecten en la mesa de ayuda.
• Monitorear el comportamiento y desempeño del software del GRP G3 para tomar medidas preventivas y correctivas que garanticen su correcto funcionamiento.
• Monitoreo del comportamiento y desempeño del hardware en que está operando el GRP G3 para tomar las medidas preventivas y correctivas que garanticen su correcto funcionamiento.
• Impartición de cursos de capacitación a nuevos usuarios del sistema.
• Análisis del desempeño de los procesos automatizados con la finalidad de detectar áreas de oportunidad que permitan hacer más eficientes los procesos.
• Análisis de los cambios que surjan en el marco legal, su impacto en la funcionalidad del GRP G3, y ejecución de los ajustes necesarios que el sistema requiera.
• Análisis de las nuevas versiones y actualizaciones del GRP que el fabricante vaya liberando, con la finalidad de evaluar la conveniencia de su implementación, y, en su caso, llevar a cabo el plan de trabajo para su implementación.
• Administración de los datos maestros del GRP G3 para garantizar la confiabilidad de la información.
• Coordinación de los trabajos para integrar en la solución del GRP a nuevas instituciones que así lo consideren pertinente.
Alberto Coronado Quintanilla, Oficial Mayor, SRA.
Trascendencia transexenal
Cabe señalar que la licitación del GRP fue hecha a nombre del gobierno de México, lo cual lo hace dueño del uso del licenciamiento adquirido así como de las configuraciones que se le hagan ex profeso al sistema. Por estos motivos, se habla de su trascendencia transexenal, ya que existe la posibilidad de que las otras dependencias federales homologuen y automaticen sus procesos con esta misma herramienta y conocimiento, aprovechando las economías de escala.
