Como el organismo encargado de proteger la propiedad industrial y los derechos de autor, el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI) maneja y administra una cantidad significativa de documentos relacionados con patentes, modelos de utilidad, diseños industriales, marcas y nombres comerciales.
Tan sólo en 2010, el IMPI atendió más de 14 mil 500 solicitudes de patentes de varios países –incluyendo a México-, 610 solicitudes de modelos de utilidad, 3 mil 540 de diseño industrial, y 87 mil 477 de marca, y resolvió poco más de 2 mil 300 procedimientos de declaraciones administrativas. La actividad del año pasado y lo que va de este, así como toda la registrada desde su fundación en 1993, se ve reflejada en los más de 100 millones de documentos digitalizados, mismos que son consultados dentro y fuera del país vía electrónica.
“Cada año, se consultan un promedio de 10 millones de páginas”, señaló Eugenio Ponce León, director divisional de Sistemas de Tecnologías de la Información. “Nuestros sistemas de gestión se basan en el uso de imágenes digitales; esto como resultado de nuestra decisión de trabajar sin papel, algo que hacemos desde hace cinco años”.
Así, para atender las consultas internas del IMPI y las públicas en línea, y realizar la digitalización total de todo su acervo, además de desarrollar nuevos productos y servicios, en 2008 se decidió realizar el cambio del contenedor de documentos digitales con el que había estado trabajando hasta entonces.
“Utilizábamos Keyfile, el cual nos funcionó bien durante varios años. Era un buen producto; sin embargo, no evolucionó. Cuando se dio paso a la consulta pública vía Web, y tratamos de conectarlo con otras plataformas, mostró su obsolescencia, pues no estaba hecho para interactuar con otras herramientas de forma abierta, ni para intercambiar información con otras aplicaciones y servicios”, recordó Ponce León.
No sólo la interoperabilidad y comunicación de Keyfile con otras plataformas impedían dar el siguiente paso, también era necesario adquirir un número adicional de licencias. “Si bien este sistema podía conectarse con otros servicios haciendo algunos ‘trucos’, el costo por licencia era muy alto, pues se requería una para cada usuario”, explicó.
Apertura y cero licencias
Después de identificar las soluciones disponibles en el mercado, y analizar alrededor de diez opciones distintas, se eligió Oracle UCM (Universal Content Management) para reemplazar a la herramienta anterior. De acuerdo con el funcionario, fueron dos los factores que inclinaron la balanza a éste: “Por un lado, Oracle UCM tiene la apertura para comunicarse con cualquier base de datos, servicios y aplicaciones, de forma natural; por otro, no requiere el pago de licencias extra por procesador o usuario”.
En 2008 dio inicio el cambio con la transferencia de los documentos existentes en Keyfile a Oracle UCM, al igual que la digitalización de todo el acervo del instituto, incluyendo el de marcas y patentes. “Pasar el contenido del viejo contenedor de documentos nos costó mucho tiempo y dinero, pero una vez en el nuevo, su manejo mejoró considerablemente. Hoy administra más de 100 millones de páginas y sigue creciendo, y se pueden consultar desde cualquier lugar del país y del mundo”, aseguró el funcionario. “Anteriormente, la gente tenía que venir personalmente a nuestras oficinas, donde se le facilitaba una terminal para acceder al sistema anterior o se le daban las copias físicas de los expedientes, que eran enormes; buscaban durante horas, y no se podía garantizar que encontraran la información que buscaban”, observó.
Consultas personalizadas
Este cambio también ha ampliado el uso de recursos que el IMPI ofrece a través de su portal (www.impi.gob.mx), así como acelerado el tiempo de respuesta y de acceso a la información. A través de Marca-Net, por ejemplo, es posible consultar el banco de marcas con toda la información relacionada con ellas, como logotipos, registros, vigencia, fecha de otorgación del título, entre otros.
En este sentido, Ponce León destacó la puesta en marcha en marzo de 2009 de una versión mejorada de Sistema de Información de la Gaceta de la Propiedad Industrial (SIGA) en la cual se publican las resoluciones administrativas, así como del Visor de Documentos (ViDoc), que hace posible la consulta, interna y externa, de expedientes. De acuerdo con el director de sistemas de TI, si bien estos servicios existían antes de la migración, eran “muy limitados”.
“Una vez que cambiamos a Oracle UCM, la cantidad de consultas electrónicas superó a las físicas llegando a niveles inesperados, especialmente porque los pusimos a disposición del público de forma gratuita, pues no representaban costos de operación”, añadió.
Asimismo, mejoró considerablemente la experiencia de los usuarios que requerían hacer trámites y consultas al ya no tener que desplazarse ni tener que buscar entre pilas de expedientes físicos y una terminal fija. “El valor agregado que ofrecemos hoy es la posibilidad de registrarse como usuario frecuente; con esto se almacena en un histórico las consultas que se han realizado, y vigila periódicamente la forma en que se mueven las marcas y patentes; incluso establecer estrategias de búsqueda”, detalló. De hecho, Marca-Net, SIGA y ViDoc están interconectados entre sí y con otros servicios dentro del portal.
Si bien el salto a UCM inició hace tres años, los avances fueron paulatinos; para enero de 2011, Keyfile salió totalmente de producción para dejar a Oracle UCM totalmente funcional. “Organizar las rutinas de extracción de datos fue bastante sencillo en UCM gracias a que la organización de los documentos es transparente. Desde el punto de vista técnico, en poco tiempo logramos trabajar con cinco sistemas de gestión internos y tres de consulta pública por Internet”, agregó, el funcionario.
Finalmente, Ponce León comentó que en los meses que este sistema de administración de documentos ha estado funcionando en el Instituto, los reportes por fallas son prácticamente nulos; lo que sí son recomendaciones de cómo podría mejorarse.
“Estamos tomando nota de las mejoras, y en un futuro definiremos cuando avanzar a la versión 2 de esta migración. Por ahora, creemos que hay herramienta para mucho tiempo, y podrá soportar lo que venga a futuro, como la movilidad”, concluyó.
