El correo electrónico es un derecho dentro de las empresas, tan necesario y esperado como cualquier mobiliario de oficina. Sin embargo, el correo electrónico es también una carga de documentos adjuntos de rápido crecimiento, normativas en continuo aumento y utilización en constante expansión. El correo electrónico con base en la Nube disminuirá los costos del correo electrónico básico y mejorará algunas de estas situaciones, pero simultáneamente hará más conveniente al correo electrónico y por tanto expandirá su uso.

La transparencia en los precios disminuirá los costos. Uno de los grandes beneficios del correo electrónico con base en la Nube es hacer los costos extremadamente públicos y visibles. Esta transparencia en los costos elevará la competencia de precios, lo que disminuirá los costos. La nube incrementará el valor y presencia del correo electrónico. En un efecto sorprendente y contrario a la lógica, creemos que la nube hará al correo electrónico la herramienta a seleccionar para llevar a cabo nuevas tareas de las que realiza en la  actualidad. Considere esto: Si su correo electrónico está disponible desde cualquier equipo, donde quiera, en cualquier momento, entonces ¿por qué no usarlo? Especialmente si, por ejemplo, las alternativas para acceder a un wiki o arrancar un cliente de mensajería instantánea no están disponibles de manera tan conveniente.

La Nube ayudará a hacer al correo electrónico móvil omnipresente entre los trabajadores de la información. En la actualidad, el correo electrónico móvil es caro, básicamente 10 dólares mensuales por usuario. Pero la Nube y la intensificación de la competencia y de proveedores innovadores, va a disminuir esos costos y posibilitar la entrega de correo electrónico móvil básico, de forma masiva a un costo mucho menor.

Las soluciones basadas en la Nube están ganando mercado rápidamente, todos los proveedores de software que participan están lanzando nuevas suites integradas a las nuevas tecnologías de Nube. Estas además, abarcan todo el espectro de funcionalidades necesarias para la seguridad de las empresas, se empaquetan para ser transparentes, tener un menor costo total de propiedad, un retorno de inversión más rápido, así como prevenir las amenazas de seguridad.

Migrando el correo hacia la Nube: Evaluación de costos

Algunos puntos importantes a considerar a la hora de evaluar mover su correo electrónico a la Nube, son:

–       Divida su plantilla laboral para determinar las necesidades de correo electrónico de cada grupo. No todos tienen las mismas necesidades de herramientas y el identificar cada necesidad da como resultado un mayor control de los recursos empresariales.

–       Calcule los costos totales de su correo electrónico. No solo se deben revisar los costos de personal y licencias, además se deben tomar en cuenta cada uno de los componentes.

–       Haga un comparativo de su correo electrónico al estar dentro de su infraestructura contra las opciones basadas en la Nube. Ya con los costos totales identificados, es momento de comparar su servicio actual contra las soluciones en la Nube.

En conclusión, la reducción de costos es importante, pero no lo es todo. Es necesario también que las soluciones en la Nube ofrezcan beneficios en otras áreas que sean complementarias al negocio, como proveer flexibilidad organizacional. Una empresa flexible es capaz de transformarse de la manera más fácil y rápida siempre que sea necesario para adaptarse mejor a las condiciones adversas. La alta disponibilidad de un correo electrónico basado en la Nube es un beneficio muy importante para las empresas en el escenario económico actual, el cual es extremadamente competitivo. Para muchas organizaciones, la disponibilidad de este servicio es la clave del negocio.

Adrián Morales, especialista de Administración de Producto en Alestra